Ứng dụng phần mềm kế toán nhằm giải quyết những bài toán tài chính phức tạp trong tổ chức là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây lợi ích của phần kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Đọc thêm: Thách thức doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế
Phần mềm kế toán trong ERP là gì?
Phần mềm kế toán trong giải pháp ERP được xây dựng theo định hướng phân tích và hoạch định tài chính kế toán doanh nghiệp. Hầu hết hoạt động của từng phòng ban hay từng nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan tới tài chính – kế toán, do đó phân hệ quản lý tài chính kế toán trong hệ thống giải pháp ERP đóng vai trò quan trọng và cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ và chất lượng khi triển khai mỗi dự án của tổ chức.
Khác với phần mềm kế toán thông thường, chức năng tài chính – kế toán của ERP nhắm vào các quy trình tác nghiệp và các công việc hoạch định chiến lược cụ thể trong tổ chức. Khâu xử lý kế toán trên hệ thống ERP thông thường là khâu cuối cùng và mang tính kế thừa dữ liệu từ các modules phía trước. Với khả năng liên kết dữ liệu đồng nhất, xử lý thông tin trong doanh nghiệp mang tính chặt chẽ, chính xác và tức thời từ mọi phòng ban doanh nghiệp. Từ đó tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phân hệ kế toán được tích hợp trong phần mềm ERP tăng cường khả năng tự động hóa hoạt động tài chính của doanh nghiệp bởi khả năng liên kết và mở rộng quy trình xử lý phức tạp theo đặc thù doanh nghiệp. Những bài toán về kho vận hay quản trị sản xuất đều trở nên tinh gọn khi người quản trị lựa chọn ERP trong vận hành tổ chức.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần sử dụng phần mềm kế toán?
Không chỉ những doanh nghiệp lớn, những công ty có quy mô vừa và nhỏ cũng tồn tại những bất cập có khả năng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức. Trong khi đó, hầu hết hoạt động của phòng ban hay nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan tới tài chính – kế toán. Do đó phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng vai trò quan trọng, đem lại hiệu quả cao trong hoạch định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể thấy quản trị tổ chức có quy mô vừa và nhỏ cũng cần một chiến lược hiệu quả để đầu tư và phát triển cho lợi ích tổ chức sau này.
Đọc thêm: Khó khăn trong công tác quản trị mà doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt
Các phân hệ cần có trong phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dưới đây là những phân hệ cần có trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Kế toán vốn bằng tiền: Cho phép quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền trên từng tài khoản tiền gửi tại nhiều hệ thống ngân hàng khác nhau. Quản lý thu, chi theo các khoản mục phí chi tiết cho từng đối tượng, từng công việc;
- Quản lý công nợ phải trả: Phản ánh chính xác tình hình nhập hàng, hoàn hàng không đạt chất lượng đối với hoạt động mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu, các chi phí phát sinh khi mua hàng, theo dõi công nợ với nhà cung cấp;
- Quản lý công nợ phải thu: Theo dõi hoạt động bán hàng theo công nợ và bán hàng thu tiền ngay. Thiết lập các chính sách giá bán, chính sách chiết khấu linh động theo từng đối tượng và theo từng thời điểm áp dụng;
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho. Phần mềm kế toán cần hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá vốn như: bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước;
- Quản lý TSCĐ – CCDC: Cho phép quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, tự động tính khấu hao tài sản hàng tháng, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến tài sản như: điều chỉnh, thanh lý, dừng khấu hao. Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các báo cáo theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo quy định của cơ quan Thuế;
- Giá thành: Kiểm soát chặt chẽ và chi tiết các yếu tố chi phí tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Các phần mềm cần tích hợp nhiều phương pháp phân bổ chi phí để xác định được giá thành cho sản phẩm hoặc công đoạn trong dây chuyền sản xuất được chính xác;
- Kế toán tổng hợp: Phân hệ kế toán tổng hợp hỗ trợ kế toán trong việc kiểm tra, rà soát các số liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Phần mềm cũng cần thêm một số tính năng kiểm soát lỗi hạch toán, kiểm tra chứng từ chưa hoàn chỉnh, kiểm tra việc âm kho, âm quỹ,… Ngoài ra, phân hệ kế toán tổng hợp cần có chức năng hỗ trợ kế toán kết chuyển số dư và xác định lãi/ lỗ từng tháng, từng năm đơn giản và nhanh nhất;
Đọc thêm: Những khó khăn khi triển khai phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
Lợi ích của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dưới đây là những hiệu quả doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng phần mềm kế toán cho tổ chức:
- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả…. Phần mềm kế toán sẽ đối chiếu từng bộ phận có xảy ra giao dịch trong tổ chức như: quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng và quản lý sản xuất. Đảm bảo khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra, các bút toán hạch toán tương ứng sẽ được ghi vào sổ kế toán kịp thời.
Đọc thêm: Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?
- Giảm thời gian nhập liệu, giảm lỗi cho kế toán: Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được kế thừa dữ liệu từ mọi phòng ban trong doanh nghiệp. Các thông tin được cập nhật theo thời gian thực, sau đó được phân tích chuyên sâu trước khi hiển thị trên giao diện. Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai. Công việc kế toán sẽ thiên về kiểm soát thay vì nhập liệu.
Đọc thêm: Quản lý mua hàng của doanh nghiệp trong thời đại số
- Quản lý chặt chẽ chi phí trong doanh nghiệp: Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban. Kiểm soát các chi phí phát sinh, đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.
Đọc thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hạch toán chi phí ra sao?
- Lên báo cáo tài chính nhanh, chính xác: Phần mềm kế toán cho phép phân tích tài chính doanh nghiệp dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích chuyên sâu, sau đó cung cấp các báo cáo tức thời và chính xác xoay quanh hoạt động kinh doanh trong tổ chức. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính đặc biệt là với DN mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.
Đọc thêm: Bài toán tính giá thành sản phẩm tối ưu lợi nhuận doanh nghiệp
- Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả: Tận dụng chức năng thiết lập báo cáo như: lập kế hoạch, lập ngân sách và xây dựng những dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có được truy cập dễ dàng, người quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp… Có thể kể đến như: dự báo biến động tài chính có thể xảy ra, quản lý ngân sách tổ chức hay theo dõi các chu kỳ kinh doanh,… Việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về tài chính, hợp nhất việc quản lý và pháp lý trong doanh nghiệp. Từ đó tạo ra một nền tảng vững chắc cho những chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Đọc thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và kế toán trong ERP
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán – tài chính: Các chức năng của phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cho từng lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất…
Đọc thêm: Chức năng phân tích và hoạch định tài chính trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
Kế toán tài chính đề cập tới khả năng tồn tại, ổn định và lợi nhuận của bất kì doanh nghiệp. Một công cụ hiệu quả như phần mềm kế toán chính là chìa khóa thông minh cho những bài toán tài chính phức tạp. Tận dụng và phát huy được tối đa những lợi ích mà công cụ này đem lại, chính là bệ đỡ cho doanh nghiệp tới thành công.
Để được tư vấn sâu hơn về triển khai phần mềm kế toán hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838
Đọc thêm: Chi phí triển khai phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
