Quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống quản trị tổng thể ERP có lẽ không còn là vấn đề xa lạ đối với nhiều nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay. Những lợi ích to lớn mà ERP mang lại cho doanh nghiệp là không thể phủ nhận, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn lưỡng lự trong việc quyết định có nên triển khai ERP hay không. Đó là bởi việc triển khai hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều thời gian, công sức, và đặc biệt là vốn đầu tư. Vì vậy, trước khi quyết định sử dụng hệ thống ERP, bên cạnh những lợi ích của ERP, doanh nghiệp cũng cần nhận định rõ những khó khăn có thể gặp phải để đưa ra những quyết định đúng đắn.
- Chi phí triển khai ERP lớn
Chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để triển khai một hệ thống ERP là thách thức khá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh không ổn định, vòng quay vốn lớn. Các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP trên thế giới đều rất đắt đỏ. Bên cạnh chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra một khoản chi phí bản quyền khá lớn cho nhà sản xuất ngoại, ước chừng tương đương với khoản chi phí cho nhà tư vấn, triển khai phần mềm.
Chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ, vì vậy doanh nghiệp cần phải cân nhắc kĩ lưỡng trước khi lựa chọn triển khai hệ thống ERP cũng như lựa chọn nhà cung cấp uy tín cho doanh nghiệp của mình.
- Sự phản đối trong nội bộ doanh nghiệp
Một khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trước khi quyết định lựa chọn triển khai hệ thống ERP là sự phản đối của cán bộ, nhân viên trong công ty. Nếu doanh nghiệp không làm tốt công tác truyền thông để thuyết phục nhân viên đồng ý sử dụng hệ thống ERP thì doanh nghiệp sẽ gặp phải thách thức lớn khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm.
Nhiều nhân viên từ chối sử dụng ERP vì họ cảm thấy hài lòng với phần mềm riêng lẻ họ đang sử dụng hoặc họ không muốn thay đổi. Việc đổi sang hệ thống mới sẽ khiến họ mất nhiều thời gian để làm quen mà hiệu quả thì chưa được kiểm chứng. Vì thế việc truyền thông về lợi ích của ERP trong nội bộ doanh nghiệp trước khi triển khai là vô cùng quan trọng. Hơn thế nữa, dữ liệu của từng phòng ban trước đây là tài sản riêng, các phòng ban khác khi muốn truy xuất dữ liệu thì phải được cho phép, nhưng với ERP thì mọi dữ liệu trong doanh nghiệp đều được công khai làm nhiều phòng ban cảm thấy mất đặc quyền sở hữu dữ liệu. Chính vì thế lãnh doanh nghiệp và các bộ phận, phòng ban cần có quan điểm thống nhất trước khi triển khai ERP để sử dụng hệ thống này một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
Việc triển khai hệ thống ERP còn gặp nhiều khó khăn
- Sự không thống nhất giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng
Việc trao đổi, truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp có thể xảy ra nhiễu, khiến hai bên không hiểu nhau, dẫn đến nhiều trục trặc trong việc triển khai hệ thống ERP. Do quá trình triển khai ERP là một quá trình dài, trong quá trình đó có thể có nhiều vấn đề phát sinh, cũng như có nhiều thay đổi trong doanh nghiệp, vậy nên hai bên phải thông báo cho nhau chính xác và kịp thời để xác định những vấn đề mà cả hai bên đã, đang và sẽ cần hoàn thiện. Bởi nếu nhà cung cấp không thực sự nắm rõ được yêu cầu của doanh nghiệp thì sẽ tư vấn sai cho doanh nghiệp hoặc thiết kế hệ thống ERP không phù hợp với mô hình của doanh nghiệp, từ đó gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của cả hai bên.
Để khắc phục được vấn đề này, doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ lưỡng về hệ thống ERP trước khi tiến hành trao đổi, còn về phía đơn vị cung cấp, cần tìm ra cách diễn đạt trực quan nhất, dễ hiểu nhất để doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác nhất về hệ thống ERP, như vậy việc hợp tác triển khai về lâu dài sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Mặc dù ERP là một hệ thống phức tạp với rất nhiều module với quá trình triển khai còn vướng phải nhiều rào cản, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó mà không triển khai, bởi khi đã áp dụng thành công thì những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn. Bởi vậy, trước khi quyết định triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ chính các công ty cung cấp giải pháp để có được quyết định sáng suốt và đúng đắn nhất.
