Phần mềm ERP có thể giúp quản lý những bộ phận nào trong doanh nghiệp?

Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, các doanh nghiệp đang ngày càng hướng đến việc ứng dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa các nguồn lực. Một trong những giải pháp phổ biến nhất chính là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tại sao phần mềm ERP lại được ưa chuộng như vậy và giải pháp này có thể giúp quản lý những bộ phận nào trong doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết!

Phòng mua hàng

Một trong những chức năng nổi bật nhất của ERP là phân hệ quản trị mua hàng. Chính bởi lẽ đó, khi nhắc đến các phòng ban có thể tận dụng phần mềm ERP để cải thiện hiệu quả công việc, không thể không nhắc tới bộ phận mua hàng. Phòng mua hàng của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP để tối ưu hóa quy trình mua sắm, tiết kiệm chi phí và đảm bảo nguồn cung ứng liên tục:

• Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, lịch sử giao dịch, đánh giá chất lượng, giúp lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có mức giá tốt nhất.
• Quản lý yêu cầu mua hàng: Module quản trị mua hàng của ERP giúp bộ phận mua hàng tự động hóa quy trình tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt và theo dõi tình trạng đơn hàng, thiết lập danh mục hàng cần mua đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả.
• Quản lý hàng nhập kho: Với sự trợ giúp của ERP, phòng mua hàng có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng, tình trạng nhận hàng, nhập kho, hóa đơn
• Phân tích chi phí mua hàng: Theo dõi chi phí mua hàng theo từng loại vật tư, nhà cung cấp, dự án, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa ngân sách.
• Quản lý hợp đồng: Lưu trữ và quản lý các hợp đồng với nhà cung cấp, theo dõi tiến độ giao hàng và thanh toán, đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng.

Xem thêm: Quy trình quản lý mua hàng trong phần mềm ERP

Phòng bán hàng và marketing

Phần mềm ERP giúp bộ phận Bán hàng và Marketing quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Các tính năng chính bao gồm:

• Quản lý kế hoạch bán hàng: Theo dõi việc bán hàng chi tiết theo đơn đặt hàng, nhóm sản phẩm, khách hàng,… đồng thời nắm bắt lãi lỗ của từng nhóm sản phẩm để giúp trưởng bộ phận lên kế hoạch bán hàng và thiết lập quy trình, chính sách bán hàng hiệu quả
• Quản lý chính sách bán hàng: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tất cả các chương trình khuyến mãi đang chạy trên toàn hệ thống, cũng như chính sách giá của từng cửa hàng/điểm bán
• Tính toán giá thành sản phẩm: Tính toán chính xác giá thành sản phẩm dựa trên nhiều yếu tố
• Quản lý khách hàng tiềm năng: Thu thập và quản lý thông tin khách hàng tiềm năng, phân loại và đánh giá tiềm năng, theo dõi tiến độ bán hàng.
• Quản lý cơ hội bán hàng: Theo dõi các cơ hội bán hàng, tạo báo giá, đề xuất và quản lý các hợp đồng bán hàng.
• Quản lý kênh phân phối: Quản lý các kênh phân phối, theo dõi hiệu quả hoạt động của từng kênh, hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Đọc thêm: Tìm hiểu về chức năng quản trị bán hàng trong ERP

Phòng sản xuất và kế hoạch được hưởng nhiều lợi ích từ ERP

Bộ phận sản xuất và kế hoạch là một trong những phòng ban được hưởng lợi nhiều nhất khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP:

• Lên kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường và đơn hàng, phân bổ nguyên vật liệu và nhân công hợp lý, đảm bảo sản xuất đúng tiến độ.
• Quản lý sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất theo từng giai đoạn, xác định các điểm nghẽn và đưa ra các biện pháp cải tiến, nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Kiểm soát chất lượng: Quản lý chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu.

Phòng quản lý kho

Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố rất quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mức tồn kho, giảm thiểu chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Phần mềm ERP cung cấp là công cụ toàn diện để bộ phận kho:

• Quản lý tồn kho: Theo dõi danh sách hàng tồn kho và mức tồn kho tối đa/tối thiểu, giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt vật tư hay tồn kho dư thừa.
• Quản lý xuất nhập và điều chuyển kho: Quản lý nhập – xuất kho theo nhiều phương pháp, quản lý các lệnh, phiếu xuất – nhập điều chuyển kho dễ dàng, cho phép doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hóa được chuyển từ kho này sang kho khác.
• Tính giá vốn hàng tồn kho: Tính toán giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp

Xem thêm: Tổng quan về chức năng quản trị hàng tồn kho trong phần mềm 3S ERP

Phòng kế toán và tài chính

Giải pháp ERP là công cụ toàn diện hỗ trợ phòng Kế toán và Tài chính quản lý các nghiệp vụ tài chính phức tạp một cách chính xác và hiệu quả:

• Quản lý sổ sách kế toán: Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán như ghi nhận hóa đơn, chứng từ, thanh toán, đối chiếu ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Báo cáo tài chính: Cung cấp các báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), cho phép ban lãnh đạo theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác.
• Quản lý thu chi: Kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi, công nợ, giúp đảm bảo dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
• Phân tích ngân sách: Hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ ngân sách, theo dõi chi tiêu và hiệu quả sử dụng ngân sách của từng phòng ban.
• Tuân thủ quy định thuế: Cập nhật theo các quy định thuế mới nhất, hỗ trợ tự động tính toán và khai thuế, giảm thiểu rủi ro sai sót.

Phòng Nhân sự

Phần mềm ERP giúp phòng Nhân sự quản lý hiệu quả các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng và đánh giá hiệu quả công việc. Các tính năng chính bao gồm:

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin cá nhân, hồ sơ năng lực, lịch sử công tác của nhân viên, giúp quản lý nhân sự hiệu quả.
• Tuyển dụng: Tự động hóa quy trình tuyển dụng, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
• Đào tạo: Quản lý các chương trình đào tạo, theo dõi tiến độ đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo.
• Quản lý lương thưởng: Tính toán lương thưởng, bảo hiểm, phúc lợi cho nhân viên theo quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Đánh giá hiệu quả công việc: Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đưa ra các biện pháp khen thưởng và đào tạo phù hợp.

Phần mềm ERP là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động kinh doanh. Việc triển khai phần mềm ERP phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho từng phòng ban và cho toàn doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.