Trong nghiệp vụ quản lý tài chính- kế toán cho doanh nghiệp, quy trình giám sát quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) là một bước quan trọng cần được đầu tư nguồn lực. Tuy nhiên làm thế nào để quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm tối đa thất thoát hỏng hóc công cụ, đảm bảo năng suất lao động trong quá trình luân chuyển và vận hành? Phần mềm quản lý công cụ dụng cụ sẽ là giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề này. Bài viết dưới đây sẽ nói rõ hơn về giải pháp công nghệ trên.
Công cụ dụng cụ là gì ?
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều quy trình sản xuất kinh doanh. Trong thời gian sử dụng CCDC cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị giống như tài sản cố định tuy nhiên do thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp chưa đủ điều kiện để làm tài sản cố định.
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC về chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định thì những tư liệu lao động có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng và thời gian sử dụng trên 1 năm sẽ được ghi nhận là tài sản cố định hữu hình. Còn những tư liệu lao động không thỏa mãn các điều kiện này sẽ được ghi nhận là CCDC.
Quản lý công cụ dụng cụ là các biện pháp tối ưu hiệu quả sử dụng CCDC bao gồm sử dụng các giải pháp phần mềm, ứng dụng, lên kế hoạch, chiến lược sử dụng CCDC nhằm khai thác tối đa hiệu quả kinh tế, nâng cao hiệu hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, bảo vệ đầu tư và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp.
Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý công cụ dụng cụ
- Dữ liệu về CCDC không được đồng nhất dẫn đến sai lệch giữa các phòng ban
- Khó kiểm soát khi mua mới CCDC, dẫn đến thất thoát tài sản
- Thực hiện quy trình kiểm kê mất nhiều thời gian và công sức do sử dụng nhiều tác vụ thủ công
- Không đánh giá được tình trạng CCDC để đưa ra điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu suất
Ứng dụng giải pháp công nghệ trong quản lý công cụ dụng cụ
Phần mềm quản lý công cụ dụng cụ là chương trình được thiết kế để thực hiện một mục đích duy nhất là thay thế các phương pháp quản lý CCDC truyền thống thủ công. Bằng các thuật toán thu thập dữ liệu thời gian thực, phần mềm tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi và giám sát từ mọi lúc mọi nơi.
Các loại phần mềm quản lý công cụ trên thị trường hiện nay:
Các phần mềm miễn phí/trả phí có sẵn: Thực hiện thủ công nhập/xuất dữ liệu CCDC qua phần mềm excel để quản lý thông tin, biến động công cụ còn lại, giá trị khấu hao,… Hoặc các phần mềm có sẵn không được thiết kế riêng theo yêu cầu doanh nghiệp. Ưu điểm của giải pháp này là tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, do đó phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Nhược điểm của các phần mềm có sẵn này là việc tra cứu và truy xuất dữ liệu gặp nhiều khó khăn và hoàn toàn không đáp ứng nhu cầu sản xuất của các doanh nghiệp quy mô lớn.
Tích hợp chức năng quản lý CCDC trong phần mềm kế toán/quản trị/ERP: Các phần mềm này được thiết kế riêng theo đặc thù và tính chất doanh nghiệp, là giải pháp hiệu quả hơn so với các phần mềm có sẵn. Dữ liệu đầu vào sẽ được sàng lọc và liên kết chặt chẽ qua nhiều bộ phận, hiển thị khoa học để nhà quản trị tra cứu dễ dàng từ bất cứ đâu vào bất kỳ thời điểm nào.
Phần mềm quản lý công cụ dụng cụ ITG
ITG là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp ERP tiêu biểu tại Việt Nam. Là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể, giải pháp 3S ERP của ITG đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, trong đó có nghiệp vụ quản lý công cụ dụng cụ.
Tại module Quản trị Tài chính – Kế toán, người dùng có thể thực hiện nhiều tác vụ quản lý công cụ dụng cụ có thể kể đến như:
- Cập nhật thông tin công cụ dụng cụ
- Tính khấu hao CCDC
- Thống kê CCDC
- Báo cáo chi tiết tăng – giảm CCDC
- Phân bổ CCDC theo kỳ sản xuất
- …
Với những chức năng này, doanh nghiệp có thể giám sát, sử dụng CCDC thường xuyên và hiệu quả, có kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, mua mới CCDC đảm bảo phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh, tối ưu nguồn lực và giảm chi phí sản xuất.
Minh họa giao diện chức năng quản lý CCDC trên phần mềm 3S ERP
Ngoài chức năng quản trị CCDC, 3S ERP còn có các module lõi khác đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp bao gồm:
- Module quản trị sản xuất
- Module quản trị mua hàng
- Module quản trị kho
- Module quản trị bán hàng
- Module quản trị tài chính kế toán
Cùng với 3 module mở rộng:
- Module quản trị nguồn nhân lực (3S HRM)
- Module quản trị quan hệ khách hàng (3S CRM)
- Module quản trị kênh phân phối (3S DMS)
Các module trên được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành, đảm bảo tính linh hoạt và di động để có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau, hạn chế sai số do thông tin không đồng nhất, rời rạc.
3S ERP đã và đang được triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp FDI tiêu biểu như: Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery, Sumitomo Rubber Việt Nam, Meiko, Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược, Aristino, Ricco … ITG cũng nhận được đánh giá cao từ Hội đồng chuyên môn với Danh hiệu Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu.
Kết luận
Hy vọng với thông tin được cung cấp từ bài viết trên của chúng tôi, quý doanh nghiệp có thể tìm được câu trả lời cho bài toán quản lý công cụ dụng cụ của mình. Phần mềm quản lý CCDC chắc chắn sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và xử lý các nghiệp vụ kế toán này nhanh chóng, chính xác.
