Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin (Information System – IS) tin bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Vai trò của hệ thống thông tin là hỗ trợ việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:
- Đầu vào
Trong hệ thống thông tin, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên; trong một trường đại học, các giảng viên phải trả điểm thì mới có sơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên. Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn. Trong khi ở hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của các nhân viên thì ở hệ thống điện thoại khẩn cấp, một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy, đầu vào của một HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn khách hàng.
Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể được thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập liệu thủ công, nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa trong một siêu thị thì lại là hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thông qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào cách nhập Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được thông tin đầu ra như mong muốn.
- Xử lý
Trong một hệ thống thông tin, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính.
- Đầu ra
Trong một hệ thống thông tin, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông thường ở dạng các tài liệu và báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trả lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại là đầu vào của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống thanh toán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình thường là những thiết bị ra chuẩn; việc đưa kết quả ra cũng có thể được thực hiện thủ công bằng tay (ví dụ các báo cáo và tài liệu viết bằng tay).
- Thông tin phản hồi
Trong một hệ thống thông tin, thông tin phản hồi (feedback) là kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc. Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của một nhân viên nhầm 40 thành 400 thì hệ thống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm ngoài khoảng giá trị cho phép (chỉ được phép từ 0 đến 100) và đưa ra một thông báo lỗi như một thông tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại và hiệu chỉnh số liệu đầu vào về giờ công lao động cho đúng là 40.
Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
- Giúp lãnh đạo thấu hiểu về bức tranh tổng thể doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…
- Gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp
. Các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào hệ thống thông tin để nghiên cứu và phát triển các cách làm mới, sản phẩm mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
- Giảm mắc lỗi
Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, nó làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công.
Đọc thêm: Bảo mật hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý hệ thống thông tin của doanh nghiệp
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Nếu như trước đây các doanh nghiệp Việt Nam hầu như còn xa lạ với việc ứng dụng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Chỉ có một số ít doanh nghiệp có tính đặc thù và có tiềm lực tài chính mới áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ vào việc quản lí của mình. Nhưng giờ đây, đó không còn là điều mới mẻ nữa mà phần nào đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan công quyền, khối hành chính sự nghiệp, tới các cơ quan trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội. Các doanh nghiệp đã nhận thấy hiệu quả từ việc sử dụng CNTT và những lợi ích của việc sử dụng máy tính trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và để lưu trữ, khai thác, xử lý những thông tin sẵn có trong doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn đã ứng dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất đến tài chính và kế toán, mua hàng, bán hàng. Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ERP cũng giúp cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được sự tuân thủ quy định, tăng cường bảo mật dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính của bạn là chính xác và cập nhật. 3S ERP – phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một trong những phần mềm ERP được ứn dụng tại nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam như: Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược….Về lâu dài, phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện sự hợp tác và tăng doanh thu của bạn. Gần một nửa số công ty thực hiện hệ thống này báo cáo lợi ích lớn trong vòng sáu tháng.
Vào cuối ngày, các hệ thống thông tin có thể cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh và cung cấp dữ liệu bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh hơn, thông minh hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể lựa chọn hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống quản lý kiến thức, hệ thống hỗ trợ quyết định và hơn thế nữa. Khi chọn một, hãy xem xét ngân sách, ngành và quy mô kinh doanh của bạn. Tìm kiếm một hệ thống thông tin phù hợp với mục tiêu của bạn và có thể hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày của bạn.
Đọc thêm: Review tất tần tật về phần mềm 3S ERP
