Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với những doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động lưu thông hàng hóa. Cùng tìm hiểu cách lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng, hiệu quả, chính xác của doanh nghiệp thương mại trong bài viết này.
Những căn cứ để doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng
BOM – Bill of Materials là căn cứ đầu tiên giúp doanh nghiệp xác định những gì cần mua.
On-hand inventory – Là lượng hàng hóa tồn kho thực tế đang có trong kho.
In-coming Inventory – Căn cứ này nhằm xác định lượng hàng đã được đặt mua và đang trên đường đến, và biết trước được thời điểm đến của số hàng này.
Leadtime – Là một trong những yếu tố khó xác định nhất, đây là khoảng thời gian nhà cung cấp cam kết thực hiện giao hàng hoàn tất nhằm đảm bảo sẵn sàng cho khâu lắp ráp tiếp theo.
Scheduled Receipt: Kế hoạch nhận hàng của các đơn hàng mua trước đó.
Projected On Hand: Tồn kho tại thời điểm lập kế hoạch sau bao gồm số lượng sẽ nhận và trừ đi số lượng nhu cầu dự báo
Projected Net Requirement: Lượng hàng nhu cầu còn thiếu so với lượng hàng tồn của cuối kỳ trước đó
Planned Order Receipt: Số lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng lượng hàng còn thiếu.
Planned Order Release: Số lượng nhận hàng kế hoạch để lên đơn hàng, thời điểm đặt hàng sẽ đặt trước đó 1 khoảng thời gian bằng (hoặc lớn hơn) Leadtime của nhà cung cấp.
Đọc thêm: Phương pháp quản lý kho hàng thông minh bằng QR code
Cách lập kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp thương mại:
Bước đầu tiên để lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần xác định: Mua cái gì?
Xác định được tâm lý khách hàng chính là yếu tố quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp thương mại khi xây dựng kế hoạch mua hàng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ: Khách hàng của mình cần gì? Người quản trị doanh nghiệp nên thực hiện các công tác nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó cần định hướng cụ thể dung lượng thị trường để xác định số lượng cần mua cũng như phương thức mua hàng.
Đây là khâu vô cùng quan trọng nhằm hoạch định các yếu tố tiếp theo trong cách lập kế hoạch mua hàng. Xác định không đúng nhu cầu thị trường sẽ khiến doanh nghiệp gặp tổn thất trong kinh doanh.
Bước 2: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Để thực hiện được mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nhằm đảm bảo cả về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa được nhập về kho.
Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có thể kể đến như:
- Chất lượng sản phẩm
- Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng
- Thời gian giao hàng đúng hẹn
- Chính sách bảo hành
- Chất lượng dịch vụ khách hàng
- Chi phí sản phẩm
- Điều khoản thanh toán
Từ những tiêu chí trên, doanh nghiệp thương mại nên chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu doanh nghiệp. Khi lựa chọn các nhà cung cấp, có thể linh động khi ký kết hợp động với một vài nhà cung cấp, nhằm đảm bảo những rủi ro có thể xảy ra trong cung ứng hàng hóa.
Cần nghiên cứu thật kỹ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định. Bởi mỗi nhà cung cấp đều có những đặc thù riêng, từ đó ảnh hưởng tới chi phí và lợi nhuận sau cùng của tổ chức. Do đó việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại.
Đọc thêm: Đâu là lựa chọn nhà cung cấp phù hợp?
Bước 3: Lựa chọn phương pháp phù hợp
Trong cách lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hàng theo nhu cầu hay mua hàng theo số lượng lớn.
- Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng của doanh nghiệp thương mại, được thực hiện theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng đợt, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến
- Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi:
C-Tổng chi phí
D – Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q – Số lượng hàng hóa thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hóa dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất.
Doanh nghiệp nên lựa chọn một phương án triển khai phù hợp với tính đặc thù của doanh nghiệp nhằm tối ưu tối đa hiệu suất đem lại. Sau đó nhận báo giá từ đối tác và hoàn tất việc đặt hàng.
Bước 4: Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Cần sát sao trong việc theo dõi tiến độ của quá trình mua hàng. Với những hàng hóa mà chất lượng có thể bị ảnh hưởng bởi quá trình vận chuyển, doanh nghiệp nên lưu ý hơn về chất lượng. Đủ số lượng, đúng thời gian, đảm bảo chất lượng như đã cam kết là mục tiêu của bước này.
Bước 5: Đánh giá kết quả thu mua
Cách lập kế hoạch mua hàng hiệu quả không dừng lại sau khi doanh nghiệp nhận được đầy đủ hàng hóa đã mua. Cần phải đánh giá kết quả thu mua nhằm nhìn nhận cả quá trình thực hiện. Đây là tiền đề để quay vòng quy trình nhằm khiến việc mua hàng diễn ra thành công hơn trong những lần sau.
Đọc thêm: Bài toán lập kế hoạch trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch mua hàng với giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP
Module mua hàng là một trong những phân hệ cốt lõi của giải pháp ERP. Trong chức năng này, hệ thống ERP sẽ quản lý các đối tượng như Yêu cầu mua hàng (PR – Purchasing Request), các báo giá của nhà cung cấp (Quotation), thông tin Nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng hay đơn mua hàng và đối chiếu với hoá đơn mua hàng, nhận hàng, trả lại hàng, kế toán công nợ phải trả và hệ thống báo tra cứu thông tin và báo cáo quản trị phong phú.
Từ đó quản lý hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Phân hệ Quản lý mua sắm còn cho phép doanh nghiệp quản lý các yêu cầu mua hàng hóa toàn doanh nghiệp, công tác thực hiện, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp được hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp của bạn có mong muốn triển khai một giải pháp để lập kế hoạch cũng như quản trị tổ chức hiệu quả và trải nghiệm phần mềm ERP của đơn vị cung cấp hàng đầu Việt Nam thì 3S ERP là lựa chọn rất đáng để xem xét và ứng dụng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được chuyên gia giải đáp những thắc mắc. Hotline tư vấn giải pháp ERP từ ITG : 0986.196.838
Đọc thêm: Review tất tần tật về phần mềm ERP được sử dụng nhiều hiện nay: 3S ERP
