Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp được phân chia rõ ràng dựa trên hình thức mua hàng và cách thức tổ chức mua hàng. Nắm rõ đặc điểm của từng phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả hơn, từ đó tối ưu bài toán chi phí và đảm bảo nguồn cung ứng.Trong bài viết này, Giaiphaperp.vn sẽ liệt kê các phương pháp mua hàng phổ biến hiện nay, và đặc điểm của từng loại để giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án triển khai phù hợp nhất.
Phân loại hoạt động mua hàng theo hình thức mua
Mua hàng tập trung
Mua hàng tập trung (Centralised purchasing) là hình thức mua hàng mà trong đó các nguyên vật liệu được sử dụng trong toàn bộ doanh nghiệp sẽ được đặt mua cùng lúc tại một thời điểm, sau đó sẽ được phân phối tới các phòng ban, dây chuyền sản xuất khi có nhu cầu sử dụng.
Mua hàng tập trung phù hợp với các doanh nghiệp vận hành duy nhất một nhà máy và các nguyên vật liệu sử dụng cho sản phẩm không quá đa dạng.
Mua hàng phi tập trung
Mua hàng phi tập trung (Decentralised purchasing) được áp dụng khi quyền quyết định và trách nhiệm mua hàng được phân tán xuống từng đơn vị, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Mỗi đơn vị có quyền tự quyết định mua hàng hóa/dịch vụ cần thiết, tự chủ quá trình mua hàng từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả đến đặt hàng và thanh toán.
Mua hàng phi tập trung thường áp dụng trong các doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia, có nhiều đơn vị hoạt động độc lập và có nhu cầu mua sắm đa dạng.
Phân loại theo cách thức tổ chức mua hàng
Ngoài hai hình thức mua hàng kể trên thì hoạt động mua hàng hóa trong doanh nghiệp còn được phân biệt theo cách thức tổ chức mua hàng:
Mua hàng theo nhu cầu
Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ chỉ mua hàng khi cần thiết với số lượng yêu cầu. Tức là mỗi lần mua chỉ lấy số lượng hàng hóa vừa đủ với nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, nếu áp dụng phương thức mua hàng theo nhu cầu thì bộ phận mua hàng phải nắm rõ những nhà cung cấp phân phối các mặt hàng có tính chất này để tránh mất thời gian khi mua hàng. Đồng thời luôn phải cập nhật, theo sát diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và lượng hàng tồn thực tế của doanh nghiệp để tránh mua thừa/thiếu hàng.
Đọc thêm: Dự báo nhu cầu sản xuất: Các phương pháp thực hiện
Mua hàng theo thị trường
Đây là phương pháp mà doanh nghiệp sẽ tận dụng các thời điểm thuận lợi của thị trường (giảm giá, khuyến mãi, chiết khấu,…) để mua hàng. Hoạt động mua hàng này thường không được lên kế hoạch nên có thể không đáp ứng ngay nhu cầu của doanh nghiệp nhưng nó sẽ đáp ứng các nhu cầu phát sinh trong tương lai.
Phương pháp mua hàng theo thị trường sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi nhà quản lý ước tính chính xác được thời điểm phát sinh nhu cầu mua hàng và thời điểm thị trường thuận lợi để mua những mặt hàng đó.Ưu điểm của phương pháp này là giá mua sẽ thấp hơn, tiết kiệm được chi phí mua nguyên vật liệu từ đó nâng cao tỷ suất lợi nhuận trên thành phẩm. Hạn chế của phương pháp này là nếu dự đoán sai sẽ xảy ra tổn thất, tốn chi phí lưu kho và nhiều rủi ro khác nếu sản phẩm bị lỗi thời.
Mua hàng đầu cơ
Là phương thức mua hàng ở thời điểm giá thấp nhưng bán với giá cao hơn trong tương lai. Những mặt hàng được đặt mua mua có thể không nằm trong danh sách các mặt hàng cần mua của doanh nghiệp mà được mua với mục đích kiếm lợi nhuận.
Mua hàng đầu cơ không nên nhầm lẫn với phương pháp mua theo thị trường. Mua đầu cơ với mục tiêu để kiếm lợi nhuận từ việc tăng giá trong tương lai, trong khi mua theo thị trường sẽ mua hàng phục vụ chính nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm tương tự phương pháp mua theo thị trường.
Mua hàng liên kết
Các đơn vị doanh nghiệp nhỏ có thể liên kết với nhau để tập hợp các yêu cầu mua hàng thành một đơn đặt hàng lớn tới nhà cung cấp. Phương pháp này tận dụng được lợi thế về giá khi mua hàng số lượng lớn và giúp doanh nghiệp tiết kiệm phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hóa.
Mua hàng cho một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai
Phương pháp này được sử dụng để mua những loại hàng hóa có nhu cầu sử dụng thường xuyên, số lượng nhỏ và khả năng biến động giá thấp. Theo đó, số lượng hàng mua sẽ căn cứ trên nhu cầu sử dụng cho một giai đoạn sản xuất cụ thể và kinh nghiệm trong quá khứ.
Mua hàng theo hợp đồng
Theo phương pháp này, một số lượng nguyên vật liệu cụ thể sẽ được ký hợp đồng để mua trước và việc giao hàng sẽ được thực hiện trong tương lai. Mặc dù hàng hóa được mua trong tương lai nhưng giá và các điều khoản đã được ấn định tại thời điểm ký hợp đồng.
Phương pháp này đem lại lợi ích nhiều nhất khi giá mua hàng hóa được dự báo có thể tăng trong tương lai và các nhu cầu nhập hàng được ước tính chính xác.
Mua hàng theo lịch đặt trước
Doanh nghiệp sẽ thông báo cho nhà cung cấp một lịch trình nhập hàng cụ thể từ trước để đảm bảo nhà cung cấp có thời gian cung ứng kịp thời. Lịch trình được cung cấp không phải là hợp đồng có tính pháp lý mà chỉ là thỏa thuận giữa các bên về điều khoản và điều kiện mua hàng. Mục tiêu chính của phương pháp này là: giảm tối đa hàng tồn kho và giúp hàng hóa luôn đạt chất lượng tốt nhất.
Qua việc nắm vững các phương pháp mua hàng trên, doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, từ đó tối ưu chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng của mình.
