Mua hàng là một trong những chức năng cốt lõi được xây dựng bên trong giải pháp ERP. Đây cũng là khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc quyết định giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp.
Tổng quan về quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm phục vụ mục tiêu bán hàng.
Quản trị mua hàng sẽ thực hiện các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Dưới đây là 2 nội dung trong yêu cầu về quản trị hàng mua trong tổ chức:
- Xác định nhu cầu mua hàng: Một số yếu tố doanh nghiệp cần xác định bao gồm: mặt hàng, số lượng, thời điểm, ngân sách,…
- Lập kế hoạch mua hàng: Để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ mua hàng, buộc doanh nghiệp có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hiệu quả.
Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp gồm:
- Đảm bảo an toàn cho bán ra: Đảm bảo về số lượng và phù hợp với nhu cầu tiêu thụ của khách hàng cũng như thị trường;
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào: Yêu cầu chất lượng hàng hóa được tối ưu, phù hợp yêu cầu khách hàng;
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán cũng như tối ưu các chi phí của doanh nghiệp;
Khi xu hướng toàn cầu hóa bùng nổ và yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt, quy trình quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một nhà cung cấp, mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp. Việc xây dựng một quy trình mua hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất và cung ứng, cũng như rút ngắn vòng quay vốn lưu động đã trở thành trọng yếu của doanh nghiệp.
Gia tăng lợi nhuận nhờ tối ưu quy trình mua hàng với giải pháp 3S ERP
Mua hàng là một trong những module lõi của phần mềm 3S ERP được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp,… nhằm hỗ trợ Bộ phận Kế hoạch – Mua hàng, bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ trong phân hệ mua hàng của giải pháp ERP:
- Khởi tạo phiếu đề nghị, phê duyệt đề nghị mua;
- Lập và in đơn hàng mua, phiếu nhập mua, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng;
- Theo dõi, hạch toán tự động tính các loại thuế, phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng;
- Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, hợp đồng, mua hàng, thanh toán công nợ, theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn, lô hàng mua;
- Yêu cầu đổi trả hàng, nhập hàng đổi trả;
- Phân tích hàng mua theo nhiều tiêu thức, đánh giá chất lượng nhà cung cấp;
- Hệ thống báo cáo;
Đọc thêm: Những yêu cầu để quản trị mua hàng tối ưu trong tổ chức
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm 3S ERP trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Dưới đây là những hiệu quả vượt trội khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm 3S ERP để quản trị mua hàng tối ưu:
- Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng tối ưu: Hệ thống được lập trình sẵn công thức để tự động việc lập kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa cần thiết cho bán lẻ.
- Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn: Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
- Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh: Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng: Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
- Tối ưu lượng tồn kho: Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
- Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào: Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
- Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.
Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn hoặc yêu cầu một bản demo chi tiết về tính năng của module mua hàng bên trong giải pháp ERP hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 092.6886.855
