Module mua hàng là một phân hệ không thể thiếu của bất kỳ hệ thống ERP nào. Nó can thiệp vào các hoạt động liên quan đến mua hàng hằng ngày như nhận đơn đặt hàng, nhận hàng, đánh giá nhà cung cấp, lập kế hoạch, … Cùng tìm hiểu tổng quan module quản lý mua hàng ERP và lợi ích mà nó đem lại cho hoạt động kinh doanh của bạn qua bài viết dưới đây.
Module quản lý mua hàng ERP là gì?
Module mua hàng ERP được sử dụng trong việc thiết lập và tự động hóa quy trình mua hàng, cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Các tính năng chính bao gồm xác định nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí, lập kế hoạch mua hàng đảm bảo chất lượng đầu vào.
Module mua hàng ERP tích hợp trong hệ thống ERP của doanh nghiệp, cùng với các module quản lý sản xuất, module quản lý kho và các module khác kết hợp tạo thành hệ thống ERP tổng thể giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu quản trị.
Tính năng của module quản lý mua hàng ERP
Module mua hàng ERP có những tính năng sau:
- Theo dõi quy trình mua và xử lý đơn hàng
- Cung cấp và đánh giá thông tin về Nhà cung cấp/Nhà thầu dựa trên chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng theo hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp (MIS)
- Theo dõi nhu cầu nhập nguyên vật liệu
- Cung cấp báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau
- Ghi lại các điều khoản thanh toán trong đơn mua hàng (PO-Purchase Order)
- Hiển thị thuế tiêu thụ trong mua hàng và quy trình đặt hàng
- Sửa đổi PO và cung cấp lịch sử chỉnh sửa
- Tạo/hủy đơn hàng
- Hiển thị lịch trình giao hàng
- Quản lý chất lượng hàng hóa
- Cung cấp thị giá
- Hiển thị hợp đồng phụ
- Tự động nhập đơn hàng với chi tiết mặt hàng và các thông tin khác như thuế, chiết khấu, phụ phí vận chuyển, …
- Tạo đơn mua hàng linh hoạt bằng cả nội tệ và ngoại tệ
- Các tùy chỉnh nâng cao
- Hóa đơn mua hàng cập nhật theo sổ cái và sổ mua hàng
- Hiển thị hợp đồng và hóa đơn dịch vụ
- Báo cáo theo dõi đơn đặt hàng
Module mua hàng ERP cung cấp nhiều tính năng với một mục tiêu chung là cung cấp nguyên liệu cần thiết với chất lượng phù hợp, đủ số lượng, đúng thời điểm và giá cả hợp lý để đảm bảo tính liên tục và vận hành trơn tru của quy trình sản xuất.
Các bước trong quy trình quản lý mua hàng
Module quản lý mua hàng ERP hoạt động theo các bước sau:
1. Yêu cầu mua hàng:
Trước khi gửi yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp, cần xác định loại hàng hóa/dịch vụ sẽ mua và tìm đúng nhà cung cấp cho mặt hàng đó.
Sau đó yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đi. Yêu cầu mua hàng chứa đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ sẽ được mua.
2. Tạo đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp đã chọn. Nếu hàng hóa/dịch vụ thực tế đắt hơn hoặc vượt quá ngân sách, yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển tiếp để xem xét và phê duyệt trước khi tạo đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng được phê duyệt sẽ được gửi đến tài khoản để xác minh.
3. Yêu cầu báo giá
Tiếp tục gửi yêu cầu đến nhà cung cấp để nhận được thị giá cho loại hàng hóa/dịch vụ.
4. Đánh giá nhận hàng
Sau khi nhận hàng, hàng hóa/dịch vụ sẽ được xem xét cẩn thận để đảm bảo đúng mặt hàng và chất lượng theo yêu cầu.
5. Xác minh, đối chiếu tài liệu
Đối chiếu các tài liệu, chứng từ vận chuyển, các hóa đơn thanh toán từ nhà cung cấp để đảm bảo thông tin chính xác và trùng khớp.
6. Phê duyệt hóa đơn và thanh toán
Sau khi tất cả hàng hóa/dịch vụ và tài liệu được xác minh, hóa đơn sẽ được phê duyệt và thanh toán cho nhà cung cấp.
Đọc thêm: Quy trình quản lý mua hàng trong phần mềm ERP
Lợi ích của module quản lý mua hàng ERP
Giảm thời gian trong quy trình nhập hàng
Với sự trợ giúp của module mua hàng ERP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cho quy trình mua hàng bằng cách tự động hóa chúng:
- Giảm các tác vụ nhập liệu thủ công
- Quá trình phê duyệt nhanh hơn
- Lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng
- Xử lý đơn hàng dễ hơn
- Giảm thời gian cần thiết để theo dõi các cam kết trong hoạt động thực hiện ngân sách
Cung cấp luồng dữ liệu chất lượng
Chất lượng dữ liệu từ đơn hàng và các hóa đơn thu được cao hơn so với khi được tạo bằng word hoặc excel.
Module cũng tự động gán số và ngày đặt hàng để theo dõi dễ dàng.
Hỗ trợ quy trình từ mua hàng đến thanh toán
Module thu thập dữ liệu và xử lý các hóa đơn, hỗ trợ quy trình thanh toán, phân bổ chi phí, xác minh thông tin,…
Kiểm soát ngân sách theo thời gian thực
Phân hệ ERP này hiển thị bao quát về chi phí cam kết trong ngân sách. Khi doanh nghiệp có sự kiểm soát hợp lý, việc ra quyết định sẽ nhanh hơn và giảm thiểu các khả năng phát sinh chi phí.
Cho phép truy xuất lịch sử nhập liệu
Dữ liệu được lưu trữ kỹ thuật số giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm các đơn đặt hàng cũ và số lượng hàng.
Đơn giản hóa quy trình phê duyệt nội bộ
Phê duyệt nội bộ các đơn đặt hàng hoặc hóa đơn là thách thức lớn nhất khi không có hệ thống mua hàng.
Khi phê duyệt ở dạng email, doanh nghiệp cần theo dõi liên tục và khi phê duyệt ở dạng tài liệu, sẽ có khả năng bỏ sót đồng thời gây tốn thời gian.
Với sự trợ giúp của module mua hàng ERP, doanh nghiệp có thể xem tổng quan PO nào được phê duyệt bởi ai, từ bất cứ thời điểm nào.
Tăng cường bảo mật dữ liệu
Hệ thống cung cấp bảo mật dữ liệu tốt hơn so với hình thức lưu trữ truyền thống. Với hệ thống này, nhà quản lý sẽ có quyền quyết định ai có thể xem, thay đổi và phê duyệt dữ liệu, do đó có thể bảo mật các thông tin có giá trị.
Giảm sự phụ thuộc vào con người
Module mua hàng ERP tự động hóa quá trình mua hàng, giảm phụ thuộc vào các chuyên gia CNTT; thông tin có thể theo dõi từ thiết bị di động theo thời gian thực.
Giới thiệu phần mềm 3S ERP với module quản lý mua hàng của ITG
Một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP tiêu biểu tại Việt Nam có thể kể đến là ITG Technology với phần mềm 3S ERP. Hệ thống phần mềm 3S ERP bao gồm các module chính đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị cơ bản của doanh nghiệp.
Phân hệ module quản lý mua hàng là một trong các module lõi được lập trình để tự động lập kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa cần thiết cho bán lẻ, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
Các tính năng nổi bật chính của module bao gồm lập kế hoạch mua hàng, đánh giá nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng mua, quản lý cost down nhà cung cấp, quản lý nợ công, báo cáo phân tích thông tin nhiều chiều,…
Minh họa giao diện chức năng mô hình hóa quy trình mua hàng trên phần mềm 3S ERP
Ngoài module quản lý bán hàng, 3S ERP còn có các module lõi khác đáp ứng nhu cầu quản trị lõi của doanh nghiệp bao gồm:
- Module quản trị sản xuất
- Module quản trị tài chính kế toán
- Module quản trị kho
- Module quản trị bán hàng
Cùng với 3 module mở rộng:
- Module quản trị nguồn nhân lực (3S HRM)
- Module quản trị quan hệ khách hàng (3S CRM)
- Module quản trị kênh phân phối (3S DMS)
Các module có thể được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành, đảm bảo tính linh hoạt và di động để có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau, hạn chế sai số do thông tin không đồng nhất, rời rạc.
3S ERP đã và đang được triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp FDI tiêu biểu như: Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery, Sumitomo Rubber Việt Nam, Meiko, Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược, Aristino, Ricco …Các sản phẩm công nghệ của ITG cũng nhận được đánh giá cao từ Hội đồng chuyên môn với Danh hiệu: Sản phẩm công nghiệp chủ lực Hà Nội 2022 (dành cho giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY), giải thưởng tự động hóa i4.0 Award 2022 (dành cho 3S iFACTORY) và giải thưởng Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu.
Kết luận
Module mua hàng ERP cùng với giải pháp ERP là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát các đơn mua hàng. Ứng dụng tối đa sức mạnh của công cụ này, doanh nghiệp có thể dự đoán tốt hơn nhu cầu trong tương lai, đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn cung để tiếp tục sản xuất và phát triển đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
