Quản lý nhân sự là một công việc quan trọng trong bất cứ tổ chức nào, nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả nhất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã thu được nhiều kết quả khả quan đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người và xây dựng mục tiêu của tổ chức.
>>>Đọc thêm: Bảo mật hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, khi nền kinh tế tri thức bùng nổ cùng với cuộc cách mạng số và cách mạng công nghiệp 4.0, sự thay đổi quá nhanh và khôn lường đã đặt các doanh nghiệp trên khắp thế giới vào một bối cảnh cạnh tranh khốc liệt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải cải tiến, nâng cao năng lực cạnh tranh cho toàn hệ thống, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hóa ( xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…)
Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh. Để tối ưu hóa khả năng này, các nhà quản lý doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và năng lực song hành với mục tiêu của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan.
>>>Đọc thêm: HRM là gì? Tại sao cần sử dụng phần mềm HRM
Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác. Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống là:
- Tuyển chọn người lao động
- Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức
- Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động
- Đào tạo và phát triển người lao động
- Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động
- Phân tích và thiết kế công việc
- Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu
- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một tổ chức như một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trí lực của từng con người trong một tập thể. Nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin marketing.
>>>Đọc thêm: Tuyển dụng đào tạo và giữ chân nhân tài: Bài toán khó với doanh nghiệp
Các quy trình của hệ thống thông tin của quản lý nhân sự bao gồm:
- Quản lý tổ chức- Nguồn nhân lực- Chấm công- Tính lương
- Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban- nhân viên
- Quản lý đánh giá
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo
- Quản lý hành chính
- Quản lý hồ sơ công văn
- Các chức năng khác: Hệ thống báo cáo- Thống kê đặc thù
- Quản lý người sử dụng- Phân quyền truy cập hệ thống
Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự gồm 2 phần: các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng (tùy thuộc vào từng doanh nghiệp)
Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống.
Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống bao gồm: kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các thông tin từ các hệ thống thông tin xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức ( bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen,…của nhân viên. Các dữ liệu bên ngoài của tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác,…)
Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận, tổng hợp về lương thưởng,…báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết.
Vấn đề quản lý nhân sự là vấn đề căn bản cần phải có trong mỗi tổ chức doanh nghiệp. Trước đây, với hệ thống quản lý cũ, vấn đề quản lý nhân sự vẫn được đặt ra đầu tiên trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, nhưng nó không thuận tiện, gây khó khăn cho người quản lý nắm bắt được thông tin con người.
Vì vậy, với quá trình tin học hóa hiện nay, vấn đề quản lý nhân sự ở các tổ chức doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thống thông tin quản lý nhân sự, một phần mềm chuyên về quản lý nhân sự cụ thể với các khoản mục cơ bản về thông tin con người, các thông tin chuyên môn,…cũng như các khoản mục mở rộng như lương thưởng, chế độ chính sách,… Nếu như phần mềm có những tính năng linh hoạt, gọn nhẹ với những hệ thống thông tin mở rộng và chuyên sâu sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng trong việc nắm bắt thông tin về nhân sự của cơ quan, để có những điều chỉnh cần thiết, kịp thời, giúp cho bộ máy của công ty hoạt động liên tục và hiệu quả.
>>Đọc thêm: 10 cách thông minh để cải thiện hiệu suất trong công việc mà ai cũng cần biết
