Ngày nay, xây dựng quy trình quản lý mua hàng đóng một vai trò quan trọng để doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả dòng tiền của mình. Ngoài ra, quản lý khâu mua hàng hóa một cách chuyên nghiệp sẽ cho phép doanh nghiệp xây dựng được một kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Quy trình quản lý mua hàng là gì?
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng. Quy trình quản lý mua hàng là quá trình mỗi công ty hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động mua hàng của mình để tiến hành phân tích và xây dựng kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh. Đây là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Ngoài ra, đề tạo được lượng hàng ban đầu cho hệ thống kinh doanh có hiệu quả, buộc doanh nghiệp phải tạo ra quy trình mua hàng chuyên nghiệp.
Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là gia tăng tối đa lợi nhuận. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp có thể mua hàng hóa một cách hiệu quả:
- Đảm bảo đủ số lượng, yêu cầu về chất lượng cũng như thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra. Từ đó tránh tình trạng thiếu hàng cũng như tránh việc tồn kho lớn.
- Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo lợi thế tối ưu giá cả khi bán ra, gia tăng lợi nhuận của tổ chức.
Khi xu hướng toàn cầu hóa bùng nổ và yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt, quy trình quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một nhà cung cấp, mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp. Việc xây dựng một quy trình mua hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất và cung ứng, cũng như rút ngắn vòng quay vốn lưu động đã trở thành trọng yếu của doanh nghiệp. Do đó, lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng là bí quyết đơn giản hóa công việc mua hàng phức tạp.
Đọc thêm: Quy trình quản lý mua hàng cung ứng
Xây dựng quy trình mua hàng chuẩn để thích ứng thị trường
Mô hình vận hành truyền thống đã lạc hậu trong thời đại số. Ngày nay, trong môi trường kinh doanh thay đổi chớp nhoáng, nhu cầu của khách hàng, các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh liên tục gia tăng. Kèm theo đó, tốc độ số hóa và chia sẻ hóa thông tin khiến lượng thông tin bán cấu trúc đến cấu trúc ngày càng chiếm tỷ trọng lớn và dễ dàng tiếp cận hơn. Điều này buộc doanh nghiệp phải nhanh chóng đột phá để có thể chuyển dịch và thay đổi, đáp ứng chính xác tốc độ, nhu cầu của thị trường.
Trong cuộc đua chuyển mình, nhiều doanh nghiệp thương mại đã lựa chọn chuyển đổi số quy trình quản lý mua hàng vốn có của mình thông qua giải pháp quản lý mua hàng. Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ. Cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng. Từ đó trợ giúp nhà quản trị lập kế hoạch mua hàng tối ưu đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất hay hàng hóa cho bán lẻ. Cách mà phần mềm quản trị mua hàng xây dựng quy trình tối ưu đầu vào:
- Lập và theo dõi, kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án;
- Lập và thực hiện quy trình phê duyệt đề nghị mua. Quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp;
- Lập đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng trên hệ thống;
- Theo dõi, hạch toán tự động tính các loại thuế, phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng;
- Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, hợp đồng, mua hàng, thanh toán công nợ, theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn, lô hàng mua, giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau;
- Quản lý chất lượng đầu vào của hàng hóa, đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu cũng như quản lý cost down nhà cung cấp;
- Quản lý đổi trả theo nhà cung cấp, theo hợp đồng;
- Thiết lập báo cáo mua hàng: Báo cáo chi tiết mua, Sổ nhật ký mua hàng, Báo cáo tổng hợp nhập mua, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào; Bảng đối chiếu công nợ, Tổng hợp phát sinh công nợ mua, Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán, Tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình;
- Hệ thống báo cáo phân tích theo nhiều chiều thông tin các báo cáo quản trị: Theo dõi đơn hàng, Báo cáo tổng hợp đơn hàng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua;
Đọc thêm: Đâu là phần mềm quản trị mua hàng được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng?
Giá trị từ việc xây dựng quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp
Dưới đây là những hiệu quả vượt trội khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng để quản trị mua hàng tối ưu:
- Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp trở nên chính xác, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn: Hệ thống được lập trình sẵn công thức để tự động việc lập kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa cần thiết cho bán lẻ.
- Doanh nghiệp được tiếp cận quy trình mua hàng chuẩn: Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trìnhchuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
- Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh: Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Nâng cao chất lượng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp: Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
- Giảm tối đa lượng hàng do mua tồn: Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
- Nâng cao chất lượng thành phẩm đầu vào: Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
- Theo dõi hoạt động mua hàng theo thời gian thực: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với những doanh nghiệp thực hiện hoạt động lưu thông hàng hóa. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về cách thức để quản trị mua hàng tối ưu, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 092.6886.855
Đọc thêm: Những rủi ro khi mua hàng trong tổ chức
