Hàng tồn kho là một hình thức tài sản ngắn hạn chiếm phần lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn tới mắt xích chuỗi cung ứng mỗi doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả trong bài viết này:
Đọc thêm: Công việc của người quản lý sản xuất
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (Inventories) là những mặt hàng mà doanh nghiệp dự trữ để đưa vào sản xuất hoặc bán ra sau này. Căn cứ vào đặc điểm hàng hóa, có thể chia hàng tồn kho của doanh nghiệp thành các loại:
- Nguồn vật tư;
- Nguyên liệu thô;
- Bán thành phẩm;
- Thành phẩm;
Nói cách khác, hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang hay nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Đọc thêm: Cách quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn nhất định phải biết
Mục đích của quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số mục đích quan trọng của quy trình kiểm kê hàng tồn kho:
- Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu;
- Tiết kiệm chi phí lưu kho;
- Chốt sổ tồn nguyên liệu hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê, tính giá thành sản phẩm;
- Tăng khả năng dự trù lượng vốn lưu động;
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý, giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy;
- Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác;
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng;
Đọc thêm: Lãng phí trong tồn kho: Nguyên nhân và cách hạn chế
Khó khăn trong việc kiểm kê hàng tồn kho theo phương thức truyền thống
Một số phương pháp kiểm kê hàng tồn kho trong doanh nghiệp như:
Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…
Ưu điểm là có thể xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng.
Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,… Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên.
Thế nhưng khó khăn khi áp dụng những phương pháp trên đó là phải tuân thủ kĩ càng trình tự tiến hành; việc thực hiện theo phương thức ghi chép dễ xảy ra sai sót ở các công đoạn. Ngoài ra, việc giãn cách giữa các lần kiểm hàng tồn tại kho khiến người quản trị doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề đột xuất thì thời gian truy xuất sẽ lâu hơn. Chưa kể quy trình kiểm kê hàng tồn kho theo phương thức truyền thống sẽ yêu cầu số lượng lớn nhân sự lẫn thời gian nhiều bởi khối lượng công việc tại kho là rất lớn.
Đọc thêm: Phương pháp quản lý bảo trì thiết bị trong nhà máy
Tiết kiệm 80% thời gian trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Việc triển khai QR code/ Barcode cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho thông minh là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
ITG đã xây dựng lên giải pháp quản lý kho theo Barcode/ QR code giúp bộ phận tiết kiệm thời gian nhập xuất, kiểm kê kho.
Ngay từ khi bộ phận sản xuất nhập các thông tin về sản phẩm lên phần mềm như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất, công thức sản xuất… Phần mềm sẽ tự động mã hóa các thông tin này thành các mã QR code/ Barcode. Sau đó người sản xuất sẽ in ra để dán lên thành phẩm khi hoàn thiện. Với nghiệp vụ kiểm kê kho, người quản lý chỉ cần thao tác quét mã Barcode/ QR code, hệ thống sẽ ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép tham chiếu với số lượng trên phần mềm để so sánh giữa tồn kho và thực tế.
Hiệu quả đem lại khi doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho với QR code/ Barcode
- Giảm 50% thời gian nhập liệu, các thao tác nhập số liệu hạn chế tối đa các nhầm lẫn nghiệp vụ;
- Giảm 100% nhầm lẫn khi tạo phiếu trong kiểm kê hàng tồn kho;
- Tiết kiệm thời gian kiểm kê hàng tồn kho lên tới 80%, bởi khả năng định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
- Chủ động trong khu vực kho, cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết. Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất;
- Cho phép quản lý nhiều vị trí kho;
- Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác;
- Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động.
Để được tư vấn sâu hơn về lợi ích sử dụng ERP hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838
Đọc thêm: Lựa chọn nhà triển khai QR code/ Barcode phù hợp nhu cầu doanh nghiệp
