Hàng tồn kho, hay còn gọi là hàng lưu kho, là tất cả những nguyên vật liệu, hàng hóa được doanh nghiệp đã và đang giữ lại trong kho nhằm đảm bảo việc duy trì hoạt động sản xuất cũng như thương mại. Quản lý kho bãi hiệu quả là việc vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp, việc quản lý kho khoa học, hiệu quả là một thách thức lớn, do lượng hàng hóa, nguyên liệu, vật tư trong kho quá lớn, gây tốn kém nhiều chi phí cũng như nhân lực. Vì vậy, doanh nghiệp cần có những phương pháp quản lý kho đúng đắn nhằm tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức.
Đọc thêm: Quản lý kho thông minh bằng ứng dụng QR Code trên máy Handy Terminal
1. Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp tới kho nguyên liệu của doanh nghiệp cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm. Vì vậy, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp là việc thiết lập quy trình nhập kho, quy trình xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế. Quy trình quản lý kho khá phức tạp, bao gồm nhiều công đoạn, do vậy đây không phải một công việc dễ dàng với nhiều doanh nghiệp.
Là một người quản lý, không những bạn cần thiết lập quy trình rõ ràng, thống nhất cho toàn bộ công tác quản lý kho, mà bạn còn cần phải đào tạo, hướng dẫn chi tiết để nhân viên thực hiện đúng quy trình, đồng thời liên tục theo dõi nhằm phát hiện những thiếu sót phát sinh trong quá trình làm việc. Quy trình quản lý kho nên được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ ngay từ đầu, từ đó sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian giải quyết những sai sót khi điều hành hệ thống kho của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Nhân viên kế hoạch sản xuất là gì? Cần chuẩn bị gì?
2. Thường xuyên kiểm kê hàng trong kho
Kiểm kê hàng tồn kho là công việc cần thiết trong mọi doanh nghiệp, và cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ nhằm xác định số lượng hàng trong kho là bao nhiêu, có khớp với số liệu trên sổ sách hay không. Như vậy, việc thất thoát hàng hóa sẽ được phát hiện kịp thời, đồng thời giúp xác định nguyên nhân thất thoát và cập nhật chính xác số liệu.
Việc kiểm kê hàng hóa trong kho cần được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, đồng thời cần tuân thủ theo bảng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được lập và phê duyệt trước đó. Dựa trên những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, chẳng hạn như khi phát hiện ra những hàng hóa đã hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý thì cần đề xuất triển khai những hoạt động giảm giá, khuyến mãi nhằm thanh lý các mặt hàng đó để thu hồi vốn.
Đọc thêm: Tiết kiệm 80% thời gian trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhờ bí quyết này
3. Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch
Sử dụng mã vạch nhằm phân loại, sắp xếp hàng tồn kho là biện pháp khá hữu hiệu và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trước tiên, hàng hóa cần được phân loại theo từng nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm sao cho dễ gọi tên và quản lý. Khi muốn tìm kiếm hàng hóa cho việc bán hàng hay nhập hàng, nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên hệ thống, sẽ xác định được chính xác vị trí, số lượng của từng loại hàng hóa.
Với việc sử dụng mã vạch, hàng hóa sẽ được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc kiểm đếm, xuất nhập hàng hóa, phục vụ hoạt động lưu kho cũng như hoạt động bán hàng, từ đó tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản lý kho của doanh nghiệp.
4. Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm
Việc sử dụng mã vạch có thể giúp sắp xếp, kiểm kê hàng hóa thuận tiện, nhanh chóng, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho; theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư; lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.
Việc trích xuất các báo cáo bằng phương pháp thủ công sẽ làm tốn rất nhiều thời gian cũng như công sức của nhân viên kho. Hơn nữa, việc này còn có một độ trễ nhất định, nhà quản trị không thể nắm bắt được toàn bộ tình hình lưu kho của doanh nghiệp ngay trong thời gian thực, từ đó đưa ra được những quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
Quản lý hàng hóa trong kho là công tác quan trọng, có vai trò quyết định đến việc quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất.
Đọc thêm: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long
Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho thông minh để tối ưu chi phí quản lý cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn tư vấn sâu hơn và được demo về phần mềm hỗ trợ quản lý kho theo QR code/ Barcode mà nhiều doanh nghiệp lớn đã ứng dụng thành công? Hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn giải pháp của chúng tôi: 0986.196.838.
