Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn đang quản lý vật tư bằng excel. Vậy phương pháp quản lí này có những ưu và nhược điểm gì?
Trước đây, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa thường phải đầu tư nhiều thời gian và nhân lực cho công tác quản lý kho vật tư. Song việc ứng dụng vào quản lý hoạt động này được thực hiện bằng excel chưa thực sự đem lại hiệu quả như mong đợi.
Bài viết dưới đây sẽ đi làm rõ những ưu điểm/ nhược điểm của việc quản lý vật tư bằng excel. Từ đó, giúp các doanh nghiệp, nhà quản lý tối ưu và lựa chọn được phương pháp quản lý kho phù hợp.
Đặc điểm của phương pháp quản lý vật tư bằng excel
Quản lý kho vật tư bằng excel (file excel dùng quản lý kho vật tư hàng hóa) là công cụ hỗ trợ quản lý kho, người thực hiện theo dõi số lượng hàng tồn, kiểm soát và thống kê được lượng hàng xuất, nhập trong kho, tính toán giá trị hàng tồn kho… bằng excel.
Việc ứng dụng excel đã không còn mấy xa lạ ở Việt Nam. Các phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel thường dùng để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp với quy mô tương đối nhỏ, thực hiện thông qua các nghiệp vụ nhập – xuất kho như sau:
– Nghiệp vụ nhập kho: Nhập mua hàng, nhập đổi hàng, nhập hàng mẫu, nhập nội bộ, nhập khác.
– Nghiệp vụ xuất kho: Xuất bán, xuất đổi, xuất mẫu, xuất nội bộ, xuất khác.
File này bao gồm các sheet (Sheet HD – Giới thiệu cơ bản về quản lý vật tư hàng hóa; Sheet NXT – Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa; Sheet NKNX – Nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hàng ngày, không sửa được; Sheet HH – Nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hàng ngày.
Phương án này thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô tương đối nhỏ, với các nghiệp vụ nhập – xuất kho như sau:
Về nhập kho có các nghiệp vụ cơ bản sau: Nhập mua hàng, nhập đổi hàng, nhập hàng mẫu, nhập nội bộ, nhập khác.
Về xuất kho có các nghiệp vụ cơ bản sau: Xuất bán, xuất đổi, xuất mẫu, xuất nội bộ, xuất khác.
Thường các doanh nghiệp sẽ làm các file excel chuẩn, các file này sẽ thường bao gồm các sheet như:
Ưu điểm của phương pháp quản lý vật tư bằng excel
Không mất phí: Đây là ưu điểm lớn nhất của việc quản lý vật tư bằng excel. Do vậy nó “được lòng” các doanh nghiệp không có quá nhiều ngân sách cho việc này. Lý do là excel là công cụ không còn xa lạ, nó gần như là một phần mềm phổ thông sẵn có trên máy tính. Bởi vậy, doanh nghiệp gần như không phải trả một khoản tiền đầu tư lớn như việc mua phần mềm.
Hỗ trợ cơ bản các thao tác quản lý hàng tồn kho, kiểm soát và thống kê lượng hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu… Dù là miễn phí, nhưng phương pháp này vẫn có khả năng đáp ứng được những nhu cầu cơ bản cho hoạt động kho của một doanh nghiệp.
Nhược điểm của việc quản lý vật tư bằng excel
Bên cạnh những ưu điểm đem lại, thì việc sử dụng excel để quản lý kho còn tồn tại những hạn chế nhất định. Nhà quản lý nên cân nhắc trước khi đưa ra các lựa chọn về công cụ hỗ trợ.
Phương pháp quản lý vật tư bằng excel không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
Các hàm trên excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.
Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng. Do đó chúng tôi mang đến cho các bạn một giải pháp mới đó là phần mềm 3s ERP- quản lý doanh nghiệp đơn giản hơn, nắm bắt tình hình hoạt động của công ty ngay trong thời gian thực. Có nhiều chức năng như: giúp kiểm soát thông tin tài chính, tăng tốc độ dòng công việc, hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu, dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên, quản lý thông tin khách hàng, quản lý hàng tồn kho, …có khả năng đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình và ngành nghề khác nhau, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại phân phối, bán lẻ.
