Với yêu cầu chuyển đổi số và tự động hóa quản trị, sản xuất mạnh mẽ như hiện nay, hệ thống ERP đang dần được đưa vào ứng dụng vào những ngành nghề có tính phức tạp cao như sản xuất linh kiện – điện tử. Tuy nhiên, với những đặc thù riêng biệt, nhiều doanh nghiệp đang khá loay hoay vì không biết bắt đầu triển khai hệ thống này từ đâu.
Vì sao nên ứng dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp linh kiện – điện tử
Như đã đề cập ở phần mở đầu, linh kiện – điện tử là một trong những ngành nghề có tính phức tạp và đòi hỏi sự chính xác trong mọi bước. Từ hoạt động mua, bán hàng hóa, quản lý nguyên liệu đầu vào, đầu ra, tính toán giá thành đến các quy trình sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn sản xuất chuyên biệt. Đặc biệt, với những doanh nghiệp là đơn vị phụ trợ cung cấp thiết bị linh kiện cho những tập đoàn điện tử lớn, những yêu cầu về sản xuất còn được yêu cầu khắt khe hơn. Trong khi đó, trên thực tế, phương pháp quản trị và sản xuất truyền thống vẫn còn hiện hữu tại nhiều doanh nghiệp. Ví dụ như nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý đơn lẻ cho từng phòng ban khác nhau, gần như không có sự kết nối giữa các phần mềm này. Điều đó kéo theo, các bất cập về dữ liệu – mạch máu thông tin trong doanh nghiệp… Nguyên do này vô tình dẫn đến sự lãng phí về nguồn lực trong doanh nghiệp. Nghiêm trọng hơn việc thiếu một hệ thống dữ liệu thống nhất, kịp thời khiến cho việc đánh giá và xác định định hướng kinh doanh trở nên khó khăn hơn cho các nhà quản lý. Họ không thể nhận ra công đoạn nào thừa, công đoạn nào thiếu một cách kịp thời.
Đảm bảo truy xuất nguồn gốc sản phẩm: Để trở thành nhà cung ứng của các tập đoàn quốc tế, Sản xuất ngành linh kiện điện tử cần đảm bảo truy xuất nguồn gốc. Từng khâu trong dây chuyền công nghệ, từ nguồn đầu tương ứng là các yêu cầu giám sát, kiểm tra chất lượng được thực hiện với nhiều chỉ tiêu khác nhau Nếu điều hành sản xuất theo cách truyền thống như viết tay hoặc nhập dữ liệu vào máy tính sau mỗi công đoạn sản xuất đã hoàn thành bằng các công cụ Excel có thể dẫn đến sai sót thông tin, tăng thời gian chờ, lãng phí nhân công và đôi khi gặp rủi ro về chất lượng.
Mất nhiều thời gian trong khâu lập kế hoạch sản xuất: Thông thường bộ phận sản xuất thường mất 5 ngày đến một tuần để hoàn thiện bản kế hoạch sản xuất do phải tập hợp báo cáo từ các phòng ban liên quan như bán hàng, kho…để tính toán kế hoạch sản xuất phù hợp. Việc tính toán thủ công có thể dẫn đến những sai số, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, hoặc tồn kho.
Ngày nay với các yêu cầu khắt khe về mặt thời gian của khách hàng, doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động sản xuất cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước, thì yêu cầu về thời gian hoàn giao hàng là rất cần thiết.
Với việc ứn dụng hệ thống ERP, năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
Các bước triển khai ERP cho doanh nghiệp ngành linh kiện điện tử
Dưới đây là các bước triển khai chính để từng bước đưa ERP vào thực tiễn sản xuất tại doanh nghiệp linh kiện – điện tử:
- Bước 1: Khảo sát trực tiếp tại doanh nghiệp linh kiện – điện tử
Đây là công đoạn quan trong nhất trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ gặp khá nhiều khó khăn, thậm chí khiến hoạt động thực hiện đi chệch hướng so với mục tiêu ban đầu.
Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ khảo sát thực tiễn mọi hoạt động tại doanh nghiệp từ bộ phận văn phòng đến các cơ sở sản xuất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những dữ liệu về quy trình sản xuất, đặc thù của doanh nghiệp, yêu cầu đối với phần mềm, mục tiêu của doanh nghiệp,… Những thông tin này sẽ làm cơ sở để nhà cung cấp xây dựng một phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp.
- Bước 2. Xây dựng tài liệu mô tả người sử dụng (URD)
Sau khi khảo sát thực tiễn tại doanh nghiệp linh kiện-điện tử, nhóm dự án sẽ lên tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Trong quá trình triển khai, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Đặc biệt trong lĩnh vực phức tạp như linh kiện-điện tử, các dữ liệu mô tả nên được sử dụng đúng đắn nhất có thể.
Tài liệu mô tả URD càng chính xác, tỉ mỉ càng hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc một khi phần mềm đã được xây dựng.
- Bước 3: Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi tài liệu mô tả URD được thống nhất, chúng sẽ được chuyển qua cho đội ngũ lập trình viên thuộc nhà cung cấp phần mềm. Tại đây, đội ngũ này sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả.
- Bước 4: Test (kiểm thử) hệ thống phần mềm
Một khi phần mềm đã được xây dựng, chúng sẽ được chuyển sang đội thử nghiệm. Thông thường tại nhân viên của đơn vị cung cấp sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế. Bên cạnh đó, đội ngũ cũng sẽ tiến hành sửa đổi nội dung phần mềm nếu phát sinh các lỗi về cấu trúc dữ liệu, cấu trúc quy trình, tính năng nghiệp vụ….
- Bước 5: Golive, đào tạo tại doanh nghiệp
Trước khi đưa ERP vào ứng dụng trong sản xuất, doanh nghiệp và đơn vị cung cấp rất cần đến giai đoạn thử nghiệm này. Mặc dù phần mềm cũng đã được đơn vị cung cấp kiểm tra trước đó, nhưng ứng dụng trong thực tiễn sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp thời.
Hơn nữa, giai đoạn này cũng là bước để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, đưa dữ liệu quy trình lên hệ thống,.. Bên cạnh đó, người lao động cũng có hình dung dễ dàng hơn về cách thức vận hành và sử dụng ERP trong thời gian tới.
Tại doanh nghiệp, gần như mọi nhân viên đều không có nhiều kiến thức về giải pháp ERP mà doanh nghiệp đang chuyển đổi sang. Do vậy, bước đào tạo này rất cần thiết để trang bị cho chính những người sẽ vận hành hệ thống này tại cơ sở. Thông thường, đơn vị cung cấp giải pháp sẽ chuẩn bị tài liệu đào tạo, trực tiếp hướng dẫn người lao động tại doanh nghiệp hoặc đào tạo từ xa. Trong suốt quá trình ứng dụng ERP, nhân viên trong doanh nghiệp có thể trao đổi với đơn vị cung cấp để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.
- Bước 6: Đưa hệ thống vào vận hành và nghiệm thu hệ thống
Giai đoạn này là bước đánh dấu quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được đưa từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế. ERP chính thức được vận hành (go-live) đồng nghĩa với việc hệ thống quản trị cũ sẽ không được sử dụng nữa.
Song song với việc được sử dụng chính thức, hai bên cũng tiến hành nghiệm thu dự án. Đây là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.
>>>Đọc thêm:Tổng quan về giải pháp ERP cho ngành linh kiện – Điện tử
Bí quyết để triển khai thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp ngành linh kiện – điện tử
Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp càng ngày càng được thể hiện rõ ràng. Tuy nhiên trong ứng dụng ERP vào thực tiễn, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công. Đã có những doanh nghiệp thất bại khi đưa ERP vào cơ sở sản xuất.
Nhiều lý do được đưa ra để giải thích cho thực trạng này như do nhà cung cấp, do đội ngũ thực hiện,… nhưng yếu tố quan trọng nhất chính là kế hoạch triển khai phần mềm ERP. Trong mọi dự án, lập kế hoạch là hoạt động vô cùng quan trọng bởi nó:
– Xác định được điểm bắt đầu, điểm kết thúc của dự án;
– Định hướng hướng triển khai của dự án;
– Tính toán được chi phí hoạt động của dự án theo thời gian, theo từng giai đoạn;
– Chỉ rõ các bước thực hiện theo trình tự ưu tiên, vai trò của từng vị trí, cách thức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận;
Từng bản kế hoạch được xây dựng một cách cẩn thận sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động đưa ERP vào doanh nghiệp. Hơn nữa, kế hoạch càng chi tiết ngay từ ban đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp và đơn vị phối hợp tránh được những bất đồng trong quá trình triển khai.
Do vậy để giảm thiểu mọi rủi ro cũng như tăng cơ hội ứng dụng ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch được nghiên cứu kỹ lưỡng, tỉ mỉ, sát thực tế trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.
Kết luận
Nếu doanh nghiệp trong lĩnh vực linh kiện điện tử của bạn đã sẵn sàng lên kế hoạch để triển khai hệ thống ERP, hãy bắt tay vào nghiên cứu và tìm kiếm đối tác tin cậy cùng doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP. Với những chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước đầu, thành công sẽ nằm trong tầm tay của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn sâu hơn về hệ thống ERP và demo phần mềm, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua Hotline 092.6886.855 để được tư vấn giải đáp.
