Đối với các công ty rất nhỏ hoặc mới thành lập, ứng dụng ERP có vẻ chưa cần thiết, nhưng nếu bạn có kế hoạch mở rộng kinh doanh, thì phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là yêu cầu bắt buộc.
Thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến trị giá 41,69 tỷ USD vào năm 2020. Mặc dù con số đó rất ấn tượng, nhưng những người chưa từng sử dụng phần mềm có thể cảm thấy khó hiểu tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp của họ. Nhưng khi toàn cầu hóa siết chặt thị trường cho nhiều ngành công nghiệp, điều cần thiết là tìm kiếm tất cả các công cụ để mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Đối với nhiều công ty, điều này đạt được thông qua việc sử dụng phần mềm ERP.
>>> Đọc thêm: Triển khai phần mềm ERP hết bao nhiêu tiền?
Phần mềm ERP cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP: Tại sao cần cho sự phát triển doanh nghiệp?
- Cung cấp cho người dùng một giao diện tổng thể
Nếu như nhiều phòng ban trong doanh nghiệp của bạn vẫn sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm rời rạc khác nhau để quản lý và không có một hệ thống duy nhất thì có thể dẫn đến truyền dữ liệu hỗn loạn, quy trình làm việc tốn thời gian và nhất là làm mất tính bảo mật thông tin do thiếu kiểm soát truy cập. Một hệ thống ERP lưu trữ tất cả dữ liệu đã nhập vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, cho phép tất cả các bộ phận làm việc với cùng một thông tin. Ngoài ra, tất cả các dữ liệu này có thể được tổ chức, phân tích và lập thành các báo cáo. Hệ thống ERP tập hợp quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông minh, quản lý tài chính, hàng tồn kho và khả năng chuỗi cung ứng vào một hệ thống, liên kết các quy trình làm việc riêng biệt thành một hệ thống tổng thể và trình bày dữ liệu thông qua một giao diện hợp nhất.
- Quản lý kế toán và báo cáo tài chính tốt hơn
Kiểm soát và tổng quan về phần tài chính của doanh nghiệp là một yếu tố thiết yếu để đảm bảo thành công của công ty bạn thông qua các giai đoạn tăng trưởng. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua và công ty phát triển, sự phức tạp của dữ liệu có thể xuất hiện nếu không có một hệ thống CNTT hiệu quả và tập trung.
Không cần phải nói rằng nhập dữ liệu thủ công sẽ giảm đáng kể năng suất. Một ứng dụng ERP tích hợp có thể loại bỏ sự cần thiết của công việc nhập dữ liệu khó khăn, do đó giải phóng tài nguyên cho các nhiệm vụ khác. Một nền tảng ERP tập trung cũng làm tăng khả năng hiển thị của dữ liệu quan trọng và do đó giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của bạn.
- Thời gian đáp ứng nhanh hơn
Khi doanh nghiệp của bạn có chỗ đứng trên thị trường mà nó hoạt động và do đó nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn, có thể khó duy trì và cải thiện việc cung cấp dịch vụ, đối với nhiều công ty, không chỉ là thông số cạnh tranh mà là cần thiết để duy trì khả năng hiển thị của công ty đối với thị trường. Tổng quan về tất cả các thông tin trên tất cả các bộ phận kinh doanh là một điều kiện để quản lý và nhân viên bán hàng cung cấp dịch vụ khách hàng tối ưu.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ, thường mới bắt đầu, sử dụng hệ thống kế toán trực tuyến miễn phí. Thông thường, vấn đề với các hệ thống như vậy là chúng không có khả năng tích hợp với các quy trình kinh doanh khác, khiến nhiều giải pháp này không hiệu quả như một công cụ để quản lý các quy trình kinh doanh tổng thể. Các hệ thống ERP ngày nay có chức năng tích hợp đi qua các lĩnh vực kinh doanh của công ty, loại bỏ sự cần thiết của nhiều ứng dụng chồng chéo lẫn nhau.
- Một công cụ giảm chi phí hiệu quả
Một hệ thống ERP có thể cung cấp dữ liệu thực tế và thời gian thực liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Dữ liệu này giúp người ra quyết định hoạch định chiến lược của họ trên cơ sở chuyên nghiệp và có thông tin. Hệ thống ERP là một công cụ cực kỳ hiệu quả để quản lý và giám sát doanh nghiệp của bạn, và với hệ thống ERP, bạn có thể tiết kiệm chi phí vận hành và quản trị, nhưng cũng hợp lý hóa một cách có hệ thống các hoạt động hàng ngày của bạn.
- Tăng năng suất
Với các phương pháp quản lý truyền thống qua các phần mềm riêng lẻ, các nhiệm vụ tẻ nhạt là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng thời gian và xử lý đơn đặt hàng đã khiến nhân viên mất hàng giờ để hoàn thành. Ngoài việc chiếm thời gian, các quy trình này làm giảm tinh thần của nhân viên và có thể dẫn đến những lỗi không đáng có. Sau giờ thứ mười một của việc nhập cùng một dòng dữ liệu vào các hình thức khác nhau, ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng bị ràng buộc mắc lỗi.
Nếu bạn chọn giải pháp phù hợp, một hệ thống ERP có thể tự động hóa các nhiệm vụ tẻ nhạt nhất của bạn. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vòng vài phút. Điều này giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm của bạn để làm công việc chu đáo hơn, tăng ROI của bạn khi chuyển dạ. Từ đó, ERP tăng năng suất, hiệu quả và lợi nhuận của tổ chức của bạn.
- Phân tích tốt hơn
Một cơ sở dữ liệu thông tin tập trung cũng hỗ trợ cải thiện phân tích và báo cáo của bạn. Hệ thống ERP lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng nhập vào, tạo nên một công cụ kinh doanh thông minh tuyệt vời. Phần mềm ERP giúp nhóm của bạn tạo các báo cáo khác nhau dễ dàng và nhanh hơn. Thường thì các báo cáo có thể mất nhiều ngày nghiên cứu và tổng hợp tuy nhiên với ERP chỉ mất vài phút.
Hầu hết các hệ thống ERP cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi lần đầu tiên đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ từ báo cáo thu nhập và chi phí đến KPI tùy chỉnh. Phần mềm ERP cung cấp cái nhìn sâu sắc về mọi hoạt động của công ty cho phép bạn và nhóm của bạn đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn. Bạn không còn cần phải dựa vào nhân viên CNTT của mình để tạo các báo cáo mà bạn cần. Cuối cùng, các báo cáo thường đi kèm với các cấp truy cập, đảm bảo chỉ nhân viên có liên quan mới thấy dữ liệu của công ty có giá trị.
- Vận động và linh hoạt
Với một hệ thống ERP, dữ liệu từ các nguồn và phòng ban khác nhau trong công ty được sắp xếp hợp lý thành một nền tảng kinh doanh duy nhất. Vì tính linh hoạt và tính di động có tầm quan trọng lớn trong kinh doanh hiện đại, truy cập từ xa vào dữ liệu quan trọng trong cơ sở dữ liệu là điều quan trọng và là yếu tố quan trọng giúp công ty tiết kiệm cả thời gian và nguồn lực và đảm bảo cung cấp công việc chất lượng trong thời hạn. Do đó, khả năng tích hợp di động có thể là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn hệ thống ERP mà bạn muốn đầu tư vào.
Một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiện đại ngày nay có thể xử lý nhiều tính năng bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung cung cấp thông tin chính xác để sử dụng bất kể bạn ở đâu trên thế giới và trên thiết bị nào bạn sử dụng.
>>>Đọc thêm: Review tất tần tật về phần mềm 3S ERP
