Trong những doanh nghiệp có nhiều đối tác, quan hệ khách hàng rộng thì cần phải có một kế toán công nợ. Họ sẽ quản lý toàn bộ công nợ của công ty. Việc quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả và quản lý các hóa đơn, tài khoản cũng như ngày đến hạn và điều khoản thanh toán cơ bản là hoàn toàn khác nhau. Doanh nghiệp quản lý công nợ để tránh có sự chênh lệch lớn và nhiều lỗi xảy ra. Tuy nhiên để quản lý công nợ một cách hiệu quả, chính xác và kịp thời chúng ta cần có phần mềm quản lý công nợ.
Những lưu ý trong quá trình quản lý công nợ
- Trong quá trình xác định khách hàng cần phải thu nợ, kế toán cần phải phân loại khách hàng, tùy từng đặc điểm của khách hàng mà có những biện pháp thu nợ hợp lý
- Chỉ cho khách hàng nợ một số tiền tối đa nào đó (hạn mức tín dụng). Khi khách muốn mua tiếp bạn đề nghị thanh toán số nợ cũ. Nếu khách hàng không thanh toán, bạn phải cương quyết ngừng bán chịu.
- Hoạt động quản lý công nợ cần phải chính xác. Người kế toán cần phải có hệ thống lưu trữ dữ liệu, biên bản ghi nợ mang tính bảo mật cao để có thể thực hiện giao dịch dễ dàng hơn.
- Cần có sự liên lạc thường xuyên với khách hàng để có thể đảm bảo sự an toàn cho các nguồn nợ cần phải thu. Tránh tình trạng mất liên lạc sẽ mất luôn tiền nợ và mất cả khách hàng.
- Quá trình xử lý phải khách quan, minh bạch, nhanh gọn, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn khách hàng này với khách hàng khác, khoản nợ đã thu với khoản nợ chưa thu,…
- Sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả: Với những doanh nghiệp lớn, nhiều khách hàng và nhiều khoản nợ, phần mềm quản lý công nợ rất cần thiết để có thể đảm bảo tính chính xác.
Các chức năng của phần mềm quản lý công nợ
- Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho dự án
- Quản lý file báo giá
- Quản lý hợp đồng theo các loại phí khác nhau như phí cố định, phí hàng tháng, phí theo timesheet,…
- Quản lý các đơn hàng liên quan đến hợp đồng, tạo phiếu đề nghị thanh toán
- Quản lý phân bổ doanh thu, hóa đơn mua hàng
- Quản lý thanh toán nhà cung cấp, phân bổ chi phí
- Quản lý tài khoản ủy thác
- Liên lạc thường xuyên với các bộ phận, cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
- Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hóa
- Theo dõi dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận
- Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ của nhà cung cấp
- Liên kết với phân hệ mua hàng- bán hàng- tiền lương tự động định khoản khi phát sinh nghiệp vụ tương ứng
- Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng
- Quyết toán hoa hồng vào tiền lương
- Các báo cáo kế toán
Hiệu quả đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công nợ
Từ lâu vấn đề quản lý công nợ thế nào cho tốt luôn là vấn đề hết sức phức tạp và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Việc quản lý các khoản nợ vay và nợ phải trả là công việc cần theo dõi thường xuyên. Tuy nhiên, nếu chỉ nếu chỉ dùng phương pháp quản lý truyền thống thì sai sót và nhầm lẫn là điều không thể tránh khỏi. Phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ chặt chẽ, trả nợ đúng hạn, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và có kế hoạch thu chi tối ưu để phát triển công việc kinh doanh.
Thông thường, do đặc thù công việc bận rộn nên người quản lý doanh nghiệp sẽ không thể nhớ hết tất cả mọi vấn đề cùng một lúc. Vì vậy, việc ghi nhớ công nợ là điều rất khó khăn và thường gây ra nhầm lẫn trong việc thanh toán công nợ. Phần mềm quản lý công nợ đơn giản sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ nhà cung cấp, tự động ghi lại mã giao dịch, thời gian, thời gian, tên nhà cung cấp. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp một cách dễ dàng, biết được khoản nợ nào sắp hết hạn, khoản nợ nào có thể trả sau để có kế hoạch điều phối nguồn tiền ra hợp lý thay vì phải mất thời gian để tìm kiếm, tổng hợp hóa đơn.
Ngoài việc theo dõi công nợ từ nhà cung cấp phần mềm quản lý công nợ còn giúp các doanh nghiệp quản lý công nợ từ khách hàng một cách hiệu quả, nhờ chức năng thống kê đầy đủ công nợ, chi phí công nợ của từng khách hàng, từng sản phẩm, lưu lịch sử ngày, giờ mà người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt lịch sử giao dịch của khách hàng, mức nợ, thời hạn nợ,…
Đặc biệt, phần mềm quản lý công nợ trực tuyến còn có chức năng cảnh báo nợ đến hạn rất hữu ích cho doanh nghiệp trong việc kinh doanh. Với chức năng này doanh nghiệp không phải lo lắng về việc quên mất khoản nợ đến hạn phải trả hay những khoản nợ đến hạn thu hồi. Từ đó, các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch kinh doanh lâu dài mà không sợ không xoay vòng được vốn. Tránh trường hợp để các khoản nợ xấu, nợ khó đòi, đồng thời việc thanh toán công nợ đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp.
Với phần mềm quản lý công nợ bạn có thể quản lý tổng thể được các khoản nợ công cũng như các hóa đơn chứng từ. Phần mềm có khả năng ứng biến cao, phù hợp với mọi hình thức kinh doanh của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ giúp tiết kiệm thời gian, theo một quy trình nhất định.
>>>Đọc thêm: Ứng dụng ERP trong quản lý tài chính công
>>>Đọc thêm: Đầu tư ERP trong khủng hoảng tài chính
