Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc triển khai phần mềm quản lý mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng là lựa chọn cần thiết cho mọi doanh nghiệp.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong tổ chức
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng. Đây là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Ngoài ra, đề tạo được lượng hàng ban đầu cho hệ thống kinh doanh có hiệu quả, buộc doanh nghiệp phải tạo ra quy trình mua hàng chuyên nghiệp.
Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là gia tăng tối đa lợi nhuận. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp quản trị mua hàng tối ưu:
- Đảm bảo đủ số lượng, yêu cầu về chất lượng cũng như thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra. Từ đó tránh tình trạng thiếu hàng cũng như tránh việc tồn kho lớn.
- Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo lợi thế tối ưu giá cả khi bán ra, gia tăng lợi nhuận của tổ chức.
Khi xu hướng toàn cầu hóa bùng nổ và yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt, quy trình quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một nhà cung cấp, mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp. Việc xây dựng một quy trình mua hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất và cung ứng, cũng như rút ngắn vòng quay vốn lưu động đã trở thành trọng yếu của doanh nghiệp. Do đó, lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng là bí quyết đơn giản hóa công việc mua hàng phức tạp.
Đọc thêm: Quy trình quản lý mua hàng cung ứng
Gia tăng lợi nhuận nhờ tối ưu quy trình mua hàng với phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ. Cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng. Từ đó trợ giúp nhà quản trị lập kế hoạch mua hàng tối ưu đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất hay hàng hóa cho bán lẻ.
Các nghiệp vụ trong phân hệ mua hàng của phần mềm 3S ERP:
- Lập và theo dõi, kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án;
- Lập và thực hiện quy trình phê duyệt đề nghị mua. Quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp;
- Lập đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng trên hệ thống;
- Theo dõi, hạch toán tự động tính các loại thuế, phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng;
- Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, hợp đồng, mua hàng, thanh toán công nợ, theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn, lô hàng mua, giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau;
- Quản lý chất lượng đầu vào của hàng hóa, đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu cũng như quản lý cost down nhà cung cấp;
- Quản lý đổi trả theo nhà cung cấp, theo hợp đồng;
- Thiết lập báo cáo mua hàng: Báo cáo chi tiết mua, Sổ nhật ký mua hàng, Báo cáo tổng hợp nhập mua, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào; Bảng đối chiếu công nợ, Tổng hợp phát sinh công nợ mua, Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán, Tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình;
- Hệ thống báo cáo phân tích theo nhiều chiều thông tin các báo cáo quản trị: Theo dõi đơn hàng, Báo cáo tổng hợp đơn hàng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua;
Dưới đây là những hiệu quả vượt trội khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng để quản trị mua hàng tối ưu:
- Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng tối ưu:
Hệ thống được lập trình sẵn công thức để tự động việc lập kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa cần thiết cho bán lẻ.
- Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn:
Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
- Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh:
Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng:
Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
- Tối ưu lượng tồn kho:
Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
- Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào:
Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
- Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime:
Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với những doanh nghiệp thực hiện hoạt động lưu thông hàng hóa. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về cách thức để quản trị mua hàng tối ưu, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 0986.196.838.
Đọc thêm: Những rủi ro khi mua hàng trong tổ chức
