Có nên triển khai phần mềm quản lý mua hàng trong tổ chức?

Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc triển khai phần mềm quản lý mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng là lựa chọn cần thiết cho mọi doanh nghiệp.

Vị trí của hoạt động mua hàng trong tổ chức

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho l­ưu chuyển hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng. Đây là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Ngoài ra, đề tạo được lượng hàng ban đầu cho hệ thống kinh doanh có hiệu quả, buộc doanh nghiệp phải tạo ra quy trình mua hàng chuyên nghiệp.

Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là gia tăng tối đa lợi nhuận. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp quản trị mua hàng tối ưu:

  • Đảm bảo đủ số lượng, yêu cầu về chất lượng cũng như thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra. Từ đó tránh tình trạng thiếu hàng cũng như tránh việc tồn kho lớn.
  • Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo lợi thế tối ưu giá cả khi bán ra, gia tăng lợi nhuận của tổ chức.
phần mềm quản lý mua hàng
Lưu đồ quy trình mua hàng phổ biến của một số doanh nghiệp

Khi xu hướng toàn cầu hóa bùng nổ và yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt, quy trình quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một nhà cung cấp, mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp. Việc xây dựng một quy trình mua hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất và cung ứng, cũng như rút ngắn vòng quay vốn lưu động đã trở thành trọng yếu của doanh nghiệp. Do đó, lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng là bí quyết đơn giản hóa công việc mua hàng phức tạp.

Đọc thêm: Quy trình quản lý mua hàng cung ứng

Gia tăng lợi nhuận nhờ tối ưu quy trình mua hàng với phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ. Cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng. Từ đó trợ giúp nhà quản trị lập kế hoạch mua hàng tối ưu đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất hay hàng hóa cho bán lẻ.

Các nghiệp vụ trong phân hệ mua hàng của phần mềm 3S ERP:

  • Lập và theo dõi, kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án;
  • Lập và thực hiện quy trình phê duyệt đề nghị mua. Quản lý, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp;
  • Lập đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng trên hệ thống;
  • Theo dõi, hạch toán tự động tính các loại thuế, phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng;
  • Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, hợp đồng, mua hàng, thanh toán công nợ, theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn, lô hàng mua, giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau;
  • Quản lý chất lượng đầu vào của hàng hóa, đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu cũng như quản lý cost down nhà cung cấp;
  • Quản lý đổi trả theo nhà cung cấp, theo hợp đồng;
  • Thiết lập báo cáo mua hàng: Báo cáo chi tiết mua, Sổ nhật ký mua hàng, Báo cáo tổng hợp nhập mua, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào; Bảng đối chiếu công nợ, Tổng hợp phát sinh công nợ mua, Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán, Tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình;
  • Hệ thống báo cáo phân tích theo nhiều chiều thông tin các báo cáo quản trị: Theo dõi đơn hàng, Báo cáo tổng hợp đơn hàng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua;
Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ

Dưới đây là những hiệu quả vượt trội khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng để quản trị mua hàng tối ưu:

  • Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng tối ưu:

Hệ thống được lập trình sẵn công thức để tự động việc lập kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa cần thiết cho bán lẻ.

  • Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn:

Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…

  • Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh:

Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.

  • Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng:

Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…

  • Tối ưu lượng tồn kho:

Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.

  • Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào:

Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).

  • Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime:

Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với những doanh nghiệp thực hiện hoạt động lưu thông hàng hóa. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về cách thức để quản trị mua hàng tối ưu, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 0986.196.838.

Đọc thêm: Những rủi ro khi mua hàng trong tổ chức


    Đăng kí nhận tư vấn và demo sản phẩm

    Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì?
    Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng


    Họ tên*
    Email*
    Số điện thoại*
    Tên doanh nghiệp*:
    Ngành/lĩnh vực*:
    Giải pháp quan tâm*:

    Cùng chuyên mục

    Bài viết mới

    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Phần mềm ERP cho doanh nghiệp sản xuất là giải pháp được thiết kế nhằm đáp ứng những yêu cầu riêng biệt dành cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Do đó, phần mềm đem lại các tính năng phù hợp đặc thù ngành sản xuất, nhằm
    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Để triển khai một dự án ERP thành công, quản trị dự án/ giám đốc dự án ERP phải đề phòng một số tình huống có thể xảy ra như: chi phí vượt mức, nhân viên chủ chốt trong nhóm nghỉ việc. Một nguy cơ tiềm ẩn khác đó là
    Xu hướng triển khai giải pháp ERP cho ngành bán lẻ

    Xu hướng triển khai giải pháp ERP cho ngành bán lẻ

    Thị trường Việt Nam được đánh giá là 1 trong những thị trường màu mỡ cho dành cho ngành bán lẻ. Trong cuộc đua này, phần mềm ERP cho ngành bán lẻ được coi là bước đệm chuyển mình cho doanh nghiệp bởi khả năng số hóa quy trình quản
    Tầm quan trọng của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng

    Tầm quan trọng của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng

    Đại dịch Covid đã và đang làm gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu do việc phụ thuộc lẫn nhau về nguồn cung, sản xuất và phân phối trên phạm vi toàn thế giới. Trước thách thức này, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến phần mềm ERP nhằm mục
    So sánh giữa Cloud ERP và On-Premise ERP?

    So sánh giữa Cloud ERP và On-Premise ERP?

    Không thể phủ nhận vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp: giảm thời gian chết, nâng cao hiệu quả quản lý. Một câu hỏi được khá nhiều doanh nghiệp băn khoăn là: nên lựa chọn Cloud ERP và On-Premise ERP? Cloud ERP là gì? Cloud ERP là một
    Business Intelligence là gì? Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần BI

    Business Intelligence là gì? Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần BI

    Các quyết định, chiến lược kinh doanh trong thời đại 4.0 hiện nay đang phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố dữ liệu và phân tích dữ liệu. Từ xu hướng trên, khái niệm Business Intelligence ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy