Phần mềm ERP có thể khai thác dữ liệu từ nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và kết nối thông tin giữa các phòng ban với nhau trên cùng một nền tảng. Do đó, khi sử dụng ERP phân tích dữ liệu của doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tận dụng tối đa các nguồn lực, tạo ra các quy trình hiệu quả hơn, loại bỏ dư thừa trong sản xuất đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả vận hành.
Phân tích dữ liệu ERP hiểu đơn giản là doanh nghiệp sẽ tận dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để thu thập và phân tích thông tin do các hoạt động sản xuất – kinh doanh tạo ra và thể hiện các báo cáo dưới dạng trực quan hóa (đồ thị, biểu đồ, bản đồ,…) để truyền đạt số liệu, xu hướng và hiệu suất của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.
Ví dụ về sử dụng ERP phân tích dữ liệu: Bộ phận bán hàng có thể hợp nhất dữ liệu bán hàng thu được từ hệ thống ERP để tạo báo cáo doanh số bán hàng tại từng cửa hàng, doanh số trung bình hàng tuần, doanh thu trung bình trên mỗi đơn vị, thu hút khách hàng, lợi nhuận,…
Những dữ liệu nào của doanh nghiệp được ERP thu thập?
Hầu hết các phần mềm ERP trên thị trường hiện nay đều sở hữu các chức năng quản trị chính như: Mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho, kế toán. Các chức năng sẽ được kết nối với nhau và hoạt động đồng bộ trên cùng một nền tảng. Thông qua đó, cung cấp cho doanh nghiệp 3 loại dữ liệu chính bao gồm: Dữ liệu giao dịch, dữ liệu phân tích và dữ liệu chính.
Dữ liệu giao dịch (Transactional Data)
Dữ liệu giao dịch mô tả các hoạt động giao dịch, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm: Thông tin đơn hàng, sản xuất, mua sắm, thanh toán, công nợ phải thu – phải trả,… Transaction Data là dạng dữ liệu động, thường được sử dụng bởi các phòng ban cụ thể và liên quan đến các giao dịch của doanh nghiệp.
Ví dụ, khi khách hàng mua một món đồ tại cửa hàng, thông tin về địa điểm, thời gian, giá cả, chương trình khuyến mãi, phương thức thanh toán,… của đơn hàng đó chính là dữ liệu giao dịch. Dữ liệu này có thể thay đổi. Chẳng hạn như giá của mặt hàng A hôm nay là 200.000đ nhưng ngày mai có thể thay đổi, tăng lên 250.000đ vì không có chương trình khuyến mãi.
Dữ liệu phân tích (Analytical Data)
Phần mềm ERP có thể thu thập, phân tích và cung cấp thông tin về các giá trị, chỉ số, phép đo liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Những dữ liệu này được gọi là Analytical Data.
Dữ liệu phân tích trải qua quá trình tổng hợp, kiểm tra, phân tích, chọn lọc và mô hình hóa sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
Dữ liệu chính (Master Data)
Dữ liệu chính là dữ liệu dạng tĩnh, được xây dựng tập trung, hiếm khi thay đổi và thường có giá trị sử dụng lâu dài. Master Data được sử dụng rộng rãi tại nhiều phòng ban trong nên liên quan đến hầu hết đến nhiều quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Ví dụ, dữ liệu chính liên quan đến sản phẩm bao gồm: Số hiệu, tên sản phẩm, vị trí trong kho, nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất,…
Các công việc cần thực hiện khi sử dụng ERP phân tích dữ liệu
Để phân tích ERP, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
- Chuẩn bị dữ liệu: Chuẩn bị dữ liệu bao gồm việc kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, làm sạch dữ liệu, xác định kích thước tệp và phép đo,…
- Xác định mục tiêu phân tích: Công việc này giúp người dùng xác định được các chỉ số quan trọng cần phân tích. Thông thường, mục tiêu phân tích chính của các nhà quản lý là những yếu tố tác động trực tiếp đến lợi nhuận và hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp như: các cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa chiến lược định giá, cải thiện quản lý hàng tồn kho, tăng cường giữ chân khách hàng hoặc xác định sự thiếu hiệu quả trong chuỗi cung ứng.
- Khai thác dữ liệu: Từ các dữ liệu mà giải pháp ERP thu thập được, người dùng cần trích xuất dữ liệu liên quan đến mục tiêu phân tích đã được xác định ở trên để tìm kiếm xu hướng cũng như mối tương quan giữa các số liệu.
- Đối chiếu dữ liệu: So sánh dữ liệu hiện tại với dữ liệu trong quá khứ để theo dõi hiệu suất đạt được so với các mục tiêu được xác định trước.
- Phân tích mô tả: Thống kê tóm tắt dữ liệu lịch sử để xác định xu hướng và mô hình.
- Phân tích thống kê: Nhận kết quả từ phân tích mô tả và khai thác thêm dữ liệu để đánh giá các xu hướng đã xảy ra.
- Báo cáo: Kết hợp với dữ liệu của các phòng ban liên quan để đưa ra báo cáo chi tiết nhất. Các báo cáo nên được thể hiện trực quan dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị để các bên dễ dàng hình dung.
Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi phân tích ERP hiệu quả
Sử dụng ERP phân tích dữ liệu mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lớn như:
Tối ưu hóa khả năng dự báo nhu cầu
Giải pháp ERP có thể giúp doanh nghiệp phân tích các dữ liệu giao dịch trong quá khứ để tìm ra xu hướng chung của thị trường. Điều này cho phép doanh nghiệp dự báo nhu cầu tiêu dùng tốt hơn và đưa ra phương án mua hàng, bán hàng, dự trữ hàng tồn kho phù hợp tại từng thời điểm.
Hiểu rõ hành vì – sở thích của khách hàng
Thông qua việc phân tích dữ liệu ERP, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về sở thích, hành vi của người tiêu dùng như: nhu cầu, các sản phẩm yêu thích, cảm nhận về các chương trình ưu đãi,…
Khi đã xác định được những thông tin này, doanh nghiệp có thể tìm ra phương án phù hợp để thu hút và giữ chân khách hàng, từ đó mang lại lợi nhuận cao hơn.
Tăng vòng quay hàng tồn kho
Nhờ sử dụng ERP phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, đồng thời đo lường được số lượng hàng tồn được bán trong một khoảng thời gian cụ thể, từ đó đưa ra được mức tồn kho an toàn, hạn chế tình trạng hàng tồn trong kho nhiều gây lãng phí hoặc thiếu hàng hóa làm ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
Chẳng hạn, khi doanh nghiệp có một lượng hàng tồn kho dư thừa cho một sản phẩm cụ thể. Giải pháp ERP có thể sử dụng khả năng phân tích dự đoán xem có bao nhiêu sản phẩm cần được dự trữ để sử dụng trong tương lai. Phần mềm này cũng có thể dự đoán được hành vi mua hàng của người tiêu dùng để dự trữ sản phẩm phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa lãng phí và chi phí lưu kho.
Cải thiện khả năng phân tích và dự đoán tăng trưởng
Phân tích dự đoán thông qua các dữ liệu trên hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng các chiến lược phù hợp để đối phó với thách thức từ thị trường và tận dụng các nguồn lực có sẵn để phát triển hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Các dữ liệu trên ERP sẽ cung cấp cho nhà quản lý bức tranh toàn cảnh về mọi hoạt động của doanh nghiệp và các sự kiện đang diễn ra xung quanh, giúp nhà quản lý có hình dung rõ hơn các thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến khách hàng, nhà cung cấp và các phòng ban trong nội bộ.
Phân tích dữ liệu ERP cũng giúp cấp quản lý ngăn chặn các phỏng đoán để đưa ra các quyết định chính xác hơn, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững.
Có thể thấy rằng, việc tận dụng dữ liệu trong ERP để thực hiện phân tích và khai thác các thông tin quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng, xác định điểm mạnh – điểm yếu và các cơ hội phát triển trong tương lai. Doanh nghiệp của bạn chưa có phần mềm ERP hoặc đã có nhưng chưa biết cách sử dụng ERP phân tích dữ liệu? Liên hệ ngay đến hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia tư vấn chi tiết hơn!
