Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

Để triển khai một dự án ERP thành công, quản trị dự án/ giám đốc dự án ERP phải đề phòng một số tình huống có thể xảy ra như: chi phí vượt mức, nhân viên chủ chốt trong nhóm nghỉ việc. Một nguy cơ tiềm ẩn khác đó là việc các thành viên trong nhóm bổ sung quá nhiều tính năng so với mục tiêu ban đầu khi dự án ERP đã vào giai đoạn lập trình và kiểm thử dẫn đến thay đổi phạm vi dự án. Nếu không tìm được giải pháp khắc phục, việc thay đổi phạm vi dự án sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP.

Đọc thêm: Tổng quan từ A-Z những điều bạn cần biết về phần mềm ERP

Thay đổi phạm vi dự án ERP là gì?

Phạm vi dự án là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, chi tiết các chức năng có trong phần mềm ERP chi phí và thời hạn triển khai. Đây cũng là điều kiện để tham chiếu, thiết lập trách nhiệm cho hai bên dự án và cũng là điều kiện để nghiệm thu các công việc đã hoàn thành.

Nếu một dự án ERP đã được xác định phạm vi hiệu quả ngay từ đầu, thì việc quản lý những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn. Khi lập mục tiêu về phạm vi của dự án, các bên liên quan phải càng cụ thể càng tốt để tránh thay đổi phạm vi dự án – tình huống mà nhiều doanh nghiệp gặp phải.

Thay đổi phạm vi dự án (scope creep) là việc liên tục thay đổi mục tiêu và yêu cầu dự án, vượt ngoài thoả thuận ban đầu. Những thay đổi này thường diễn ra trong giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, và thường xuất phát từ phía khách hàng.

Phạm vi thay đổi có thể dẫn đến tăng chi phí, bị trễ thời hạn nghiệm thu và có thể xảy ra tình trạng phần mềm ERP khi được bàn giao sẽ không đáp ứng các yêu cầu đã được phê duyệt. Do đó, các lãnh đạo/quản trị dự án án phải thực hiện các bước phòng ngừa, bao gồm xác thực các yêu cầu và theo dõi các tính năng chính, để tránh ảnh hưởng đến phạm vi dự án.

Một số thay đổi về phạm vi có thể cần thiết trong quá trình triển khai, nhưng các nhà lãnh đạo dự án phải kiểm soát phạm vi dự án bổ sung để đảm bảo việc triển khai được tiếp tục.

Đọc thêm: Nhân viên triển khai dự án ERP: Họ là ai?

 Vì sao scope creep phổ biến?

Theo số liệu của Viện Quản lý dự án PMI vào năm 2021, khoảng 52% các dự án ERP trong quá trình triển khai  từng gặp phải scope creep, với các nguyên nhân có thể kể đến như:

  • Mục tiêu dự án đặt ra ban đầu không rõ ràng: Điều này thường xuất phát từ việc khách hàng không có kỳ vọng chính xác về sản phẩm cuối cùng của mình, mà phải đợi tạo ra sản phẩm thô mới bắt đầu sửa chữa những điểm chưa thích hợp.
  • Lên kế hoạch triển khai sơ sài: Nguyên nhân này bắt nguồn từ người triển khai dự án thiếu kinh nghiệm, do đó có thể dẫn đến thiếu sự phân bổ nguồn lực để hoàn thành dự án đúng hạn.
  • Giao tiếp không rõ ràng giữa các bên liên quan: Những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án đôi khi là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không được ghi chép và báo cáo kịp thời, nó có thể dẫn đến sự chênh lệch kỳ vọng giữa các bên liên quan.
  • Thành viên dự án không nắm rõ yêu cầu: Điều này thường bắt nguồn từ việc các thành viên nhóm dự án không trực tiếp tiếp nhận yêu cầu mà thông qua một người khác truyền đạt lại.

Làm thế nào để ngăn chặn sự thay đổi phạm vi dự án trong quá trình triển khai ERP 

Xác thực các yêu cầu trước khi thực hiện

Các nhà lãnh đạo dự án nên yêu cầu các phòng ban liên quan chính xem xét các yêu cầu về phần mềm và thiết lập được list danh sách trước khi chúng được phê duyệt. Đối tác triển khai cũng nên xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp và tư vấn các chức năng còn thiếu dựa vào kinh nghiệm triển khai tại các đơn vị cùng ngành trước đây

Xây dựng các mốc thời gian rõ ràng

Trưởng nhóm dự án/ Quản trị dự án nên tạo ra các mốc thời gian rõ ràng cho dự án để các thành viên trong nhóm thực hiện hiểu được những thách thức của việc thêm phạm vi vào dự án. Dòng thời gian cho các thành viên trong nhóm biết nhiệm vụ sắp tới của họ và chứng minh rằng việc thêm các tính năng mới có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các mốc quan trọng.

Thiết lập giao tiếp cởi mở

Các nhà lãnh đạo dự án nên đảm bảo các đường dây liên lạc của nhóm thực hiện vẫn mở. Làm như vậy sẽ tăng cơ hội các thành viên trong nhóm thảo luận về các tính năng mới tiềm năng với đúng người và đúng thành viên trong nhóm đánh giá chúng.

Người lãnh đạo dự án cũng nên đảm bảo việc trao đổi thường xuyên, cởi mở xảy ra trong nhóm dự án về tiến độ dự án và tiến độ tổng thể của dự án. Làm như vậy giúp tránh các thành viên trong nhóm triển khai các tính năng mới mà không được chấp thuận.

 Thuê một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm

Cách hiệu quả nhất để ngăn chặn sự thay đổi phạm vi triển khai ERP liên tục là thuê một đơn tư vấn ERP chuyên nghiệp. Một nhà tư vấn hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có kinh nghiệm sẽ tư vấn doanh nghiệp lộ trình triển khai ERP phù hợp đúng với các mục tiêu thực tế, từ đó tránh được nguy cơ vượt quá ngân sách và khiến dự án kéo dài bất tận.

Tạm kết:

Thay đổi phạm vi dự án có thể đánh dấu sự thất bại cho dự án triển khai ERP của doanh nghiệp, nhưng nếu bạn làm theo các bước của chúng tôi, bạn có thể ngăn dự án của mình vượt khỏi tầm kiểm soát và xử lý các thay đổi đối với hệ thống của bạn mà không gây rủi ro cho khoản đầu tư của bạn. Để giúp bạn quản lý phạm vi và các thách thức ERP khác, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi để được tư vấn quy trình triển khai cụ thể: 092 6886 855


    Đăng kí nhận tư vấn và demo sản phẩm

    Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì?
    Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng


    Họ tên*
    Email*
    Số điện thoại*
    Tên doanh nghiệp*:
    Ngành/lĩnh vực*:
    Giải pháp quan tâm*:

    Cùng chuyên mục

    Bài viết mới

    Tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho trong doanh nghiệp

    Tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho trong doanh nghiệp

    Quản lý kho là nhiệm vụ thiết yếu trong mỗi tổ chức. Cùng tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho để trở thành người đứng đầu kho bãi doanh nghiệp giỏi trong bài viết dưới đây: Hiểu rõ nhiệm vụ công việc Quản lý kho cần phải nắm rõ những
    7 lý do khiến dự án ERP thất bại

    7 lý do khiến dự án ERP thất bại

    Tại sao Nestle thu trái ngọt nhưng Hershey Foods lại nhận trái đắng từ triển khai ERP. Việc triển khai ERP thất bại đã khiến Hershey Foods giảm 19% lợi nhuận. Trên thực tế, có nhiều dự án triển khai ERP thất bại, chi phí vượt so với buget ban
    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Phần mềm ERP cho doanh nghiệp sản xuất là giải pháp được thiết kế nhằm đáp ứng những yêu cầu riêng biệt dành cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Do đó, phần mềm đem lại các tính năng phù hợp đặc thù ngành sản xuất, nhằm
    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Để triển khai một dự án ERP thành công, quản trị dự án/ giám đốc dự án ERP phải đề phòng một số tình huống có thể xảy ra như: chi phí vượt mức, nhân viên chủ chốt trong nhóm nghỉ việc. Một nguy cơ tiềm ẩn khác đó là
    Xu hướng triển khai giải pháp ERP cho ngành bán lẻ

    Xu hướng triển khai giải pháp ERP cho ngành bán lẻ

    Thị trường Việt Nam được đánh giá là 1 trong những thị trường màu mỡ cho dành cho ngành bán lẻ. Trong cuộc đua này, phần mềm ERP cho ngành bán lẻ được coi là bước đệm chuyển mình cho doanh nghiệp bởi khả năng số hóa quy trình quản