Kế toán là bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực của nền kinh tế hiện nay. Đặc biệt với một kế toán viên tổng hợp, họ sẽ phải có một lượng kiến thức chuyên môn sâu rộng để có thể thực hiện mọi công việc liên quan. Vậy liệu có phương thức nào có thể nâng cao hiệu suất làm việc cũng như giảm áp lực cho kế toán tổng hợp hay không? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
>>>Đọc thêm: Chức năng tài chính kế toán trong hệ thống ERP
Kế toán tổng hợp là gì?
Kế toán tổng hợp là vị trí với khối lượng công việc vô cùng lớn và các báo cáo tài chính kế toán từ bộ phận này có ảnh hưởng trực tiếp tới việc đưa ra những quyết định quan trọng tại doanh nghiệp.
Nói một cách tóm tắt, kế toán tổng hợp là công việc lưu trữ dưới hình thức tập hợp, ghi chép, cất giữ toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán, sản xuất, kinh doanh mua bán trong doanh nghiệp. Các con số được phản ánh một cách tổng quát trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính theo các tiêu chí giá trị khác nhau doanh nghiệp.
Công việc của kế toán tổng hợp
Công việc kế toán tổng hợp có thể được chia thành nhiều nhóm khác nhau dựa vào tính chất các nhóm công việc hoặc thời gian thực hiện công việc. Tuy nhiên, dù có phân chia theo cách thức nào, khối lượng các đầu việc tại bộ phận này cũng rất tỉ mỉ và chi tiết.
Ví dụ như theo cách phân chia đầu việc theo thời gian là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm, một kế toán tổng hợp sẽ phải làm các nhiệm vụ sau:Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp sẽ còn phải thực hiện các công việc đối ngoại liên quan đến cơ quan hành chính nhà nước như cơ quan thuế hoặc các tổ chức ngân hàng trong quá trình thực hiện.
Các công việc của kế toán tổng hợp:
Công việc hàng tuần:
- Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán, chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ phát sinh như: mua bán hàng hóa, công cụ dụng cụ; thực hiện thu/chi tiền;
- Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định;
- Theo dõi và quản lý công nợ;
- Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm;
- Kiểm tra và giám sát việc luân chuyển hàng tồn kho, thời gian tồn kho
Công việc hàng tháng:
- Tính lương cho nhân viên trong doanh nghiệp;
- Lập bảng phân bổ và hạch toán các chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn;
- Theo dõi, giám sát số liệu báo cáo kho định kỳ hàng tháng và định mức sản phẩm;
- Thực hiện bút toán phân bổ và kết chuyển;
- Lập báo cáo thuế theo quy định;
- Tính và trích, hạch toán khấu hao tài sản cố định;
Công việc hàng quý
- Lập tờ khai các loại thuế theo quý (bao gồm thuế GTGT, TNCN, TNDN);
- Lập cáo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý;
- Lập các báo cáo nội bộ hoặc đặc biệt theo chỉ đạo của ban lãnh đạo;
- Tổng hợp số liệu hạch toán; Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết từng phần với sổ cái;
Công việc hàng năm
- Đầu năm: Nộp tiền thuế môn bài; thực hiện các bút toán đầu năm tài chính mới;
- Cuối năm: Kiểm tra cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, lập bảng cân đối; lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập các nhân và TNDN
- – Lập Báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh tài khoản năm, in sổ sách theo quy định,..
- Với khối lượng công việc khổng lồ và dàn trải theo mọi quy trình kinh doanh – sản xuất của doanh nghiệp, bộ phận tài chính kế toán rất cần đến một công cụ hỗ trợ họ. Phần mềm đó phải vừa có khả năng lưu trữ, tổng hợp, phân tích, vừa có khả năng đưa ra các báo cáo cần thiết cho công việc kế toán tổng hợp.
- Để đáp ứng nhu cầu này, đã có khá nhiều nhà cung cấp các phần mềm chuyên biệt dành riêng cho bộ phận kế toán. Bên cạnh đó, cũng có những đơn vị mang đến các sản phẩm tích hợp trong đó có module kế toán.
Yêu cầu với vị trí kế toán tổng hợp
- Có khả năng điều phối, giám sát quá trình làm việc của các kế toán viên.Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán và các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Có khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ với bên ngoài như Cục thuế, ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp,…
- Tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ công việc
- Biết tổng hợp và phân tích báo cáo. Thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng quy định.
- Có kiến thức căn bản về công nghệ quy trình sản xuất trong công ty
Công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán tổng hợp thực hiện tốt công việc
- Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán hiện nay được xây dựng hỗ trợ kế toán tổng hợp xử lý các số liệu đầu vào một cách tự động, tiết kiệm chi phí, thời gian so với việc xử lý mọi dữ liệu một cách thủ công. Ngoài ra, phần mềm sẽ xuất ra các báo cáo kế toán đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn của kế toán Việt Nam.
Tuy nhiên, phần mềm này chỉ phục vụ riêng cho bộ phận kế toán tài chính trong một doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra tình trạng mỗi một bộ phận trong cùng một đơn vị sử dụng các phần mềm khác nhau cho hoạt động của mình. Do đó, tính thống nhất về cơ sở dữ liệu và về mặt quản lý sẽ không được đảm bảo trong doanh nghiệp. Thậm chí, đây còn là dấu hiệu cho sự lãng phí tài chính khi doanh nghiệp phải đầu tư quá nhiều phần mềm cùng một lúc.
- Hệ thống ERP
Bên cạnh những doanh nghiệp đang khai thác phần mềm kế toán đơn lẻ, hiện có một số lượng đông đảo các doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng bộ giải pháp ERP có tích hợp phân hệ kế toán tài chính.
Phần mềm ERP hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được định nghĩa là “một hệ thống phần mềm ứng dụng đa phân hệ” (Multi-Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý mọi nguồn lực và điều hành doanh nghiệp. Về mặt bản chất, ERP là một giải pháp tích hợp các phần mềm ứng dụng rất nhiều module bao gồm: quản lý tài chính kế toán, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự – tiền lương, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng…
Module kế toán trong giải pháp phần mềm này ERP được coi là một trong những module quan trọng nhất, đóng vai trò là nguồn tài chính thiết thực để duy trì sự phát triển của một doanh nghiệp. Module kế toán được tích hợp trong phần mềm ERP sẽ có tính kế thừa thông tin của các bộ phận khác như kho, bán hàng… và khả năng kiểm soát số liệu trên phiếu xuất vật tư theo một quy trình hoặc quy tắc nhất định trong khi phần mềm kế toán đơn lẻ không có khả năng này.
Hiện nay, một trong những phần mềm ERP được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là sản phẩm phần mềm 3S ERP được xây dựng bởi ITG Technology. Đây là một bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện liên kết chặt chẽ toàn bộ các bộ phận: bán hàng, marketing, quản lý kho, kế toán, nhân sự, … Có thể nói rằng, chỉ cần đầu tư một lần vào phần mềm 3S ERP, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý được toàn bộ hoạt động của mình, thay vì phải dựa vào nhiều phần mềm cho từng phòng ban khác nhau hoặc từ các báo cáo thủ công khác. Dựa vào báo cáo số liệu cụ thể, phần mềm sẽ tự động đánh giá hiệu quả công việc, dự báo kết quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm giải pháp cải cách và lập kế hoạch hoạt động tối ưu hơn.
Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng có thể cập nhật cáo báo cáo từ các bộ phận khác ngay trên chính phần mềm một cách nhanh chóng thay vì phải chờ các báo cáo từ các bộ phận khác. Nhờ vậy các thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp có tính thống nhất cao và tiết kiệm thời gian hơn.
>>>Đọc thêm: Tìm hiểu về phân hệ tài chính kế toán trong phần mềm ERP
Kết luận
Hy vọng qua bài viết bạn có thể hiểu được công việc của kế toán tổng hợp. Ứng dụng phần mềm ERP sẽ là phương pháp hữu hiệu dành riêng cho kế toán tổng hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phần mềm ERP uy tín để ứng dụng, hãy liên lạc với công ty ITG qua Hotline 092.6886.855 để được tư vấn chi tiết.
