Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP là một trong những khoản phí cần thiết mà doanh nghiệp nên đầu tư khi triển khai hệ thống này để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, ổn định.
Tìm hiểu về chi phí bảo trì phần mềm ERP
Chi phí bảo trì phần mềm ERP bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc sửa lỗi và duy trì hệ thống sau khi kết thúc thời hạn bảo hành.
Cụ thể, sau khi hệ thống ERP được đưa vào chạy chính thức trong doanh nghiệp, nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ bảo hành hệ thống trong khoảng thời gian từ 12 – 24 tháng (tùy từng đơn vị triển khai). Sau thời gian bảo hành, nếu doanh nghiệp muốn được tiếp tục hỗ trợ các vấn đề về bảo trì, sửa lỗi thì cần phải trả thêm khoản phí bảo trì hàng năm cho nhà cung cấp.
Đây là một khoản phí cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống luôn vận hành ổn định và được khắc phục kịp thời ngay khi xảy ra vấn đề, dù cho đó là lỗi phát sinh do nguyên nhân khách quan hay chủ quan.
Ngoài ra, với các đơn vị sử dụng giải pháp ERP từ nhà cung cấp nước ngoài và được triển khai bởi một đơn vị thứ ba thì chi phí bảo trì sẽ được chia thành hai phần như sau:
- Phần đầu tiên là chi phí bảo trì cho sản phẩm, được tính dựa trên giá bản quyền phần mềm và các điều khoản đã được quy định trước.
- Phần thứ hai là chi phí bảo trì dịch vụ triển khai, bao gồm việc duy trì phần mềm đã được thiết lập theo quy trình của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nếu có xảy ra lỗi, trách nhiệm sửa lỗi phát sinh sẽ được xác định tùy thuộc vào bên gây ra lỗi. Đó có thể là nhà cung cấp sản phẩm hoặc nhà triển khai.
Các chính sách của nhà cung cấp cũng sẽ quyết định liệu việc sửa lỗi có phát sinh chi phí hay không. Thông thường, các phần mềm ERP của nước ngoài sẽ tính phí cho việc sửa lỗi. Tuy nhiên, với một số lỗi nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể được cập nhập bản sửa lỗi miễn phí. Trong trường hợp các đơn vị cung cấp phần mềm trong nước đồng thời là nhà phát triển và nhà triển khai, chi phí bảo trì sẽ được tổng hợp trong một gói bảo trì duy nhất.
Đọc thêm: Tại sao các phần mềm ERP ở Việt Nam chi phí thấp hơn so với quốc tế?
Chi phí nâng cấp phần mềm ERP là khoản phí doanh nghiệp phải trả cho các yêu cầu phát sinh hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản ERP mới làm thay đổi hệ thống ban đầu:
Việc nâng cấp phần mềm ERP được chia ra làm hai phần là: Phần nâng cấp phần mềm và phần phát sinh trong quá trình triển khai.
- Phần nâng cấp phần mềm bao gồm việc thêm chức năng, mở rộng quy mô, nâng cấp phiên bản để cung cấp các tính năng mới.
- Phần phát sinh trong quá trình triển khai bao gồm các yêu cầu về thay đổi chức năng sản phẩm, quy trình sử dụng và thêm yêu cầu mới theo nhu cầu của doanh nghiệp,…
Việc nâng cấp phiên bản mới của phần mềm ERP không phải là trách nhiệm bảo hành và bảo trì của nhà cung cấp. Nâng cấp phiên bản mới đem lại những cải tiến và tính năng mới cho phần mềm, nhưng nó không liên quan trực tiếp đến việc sửa chữa lỗi hoặc duy trì phần mềm trong quá trình sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa trách nhiệm bảo hành, bảo trì và việc nâng cấp phiên bản trong quá trình sử dụng phần mềm ERP.
Hai hình thức bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP phổ biến
Bảo trì và nâng cấp phần mềm từ xa
Đây là hình thức bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP phổ biến nhất hiện nay. Đa số các nhà cung cấp phần mềm đều áp dụng hình thức hỗ trợ nâng cấp phần mềm và bảo trì từ xa thông qua website, điện thoại/fax,…
Xem thêm: Bảo trì tiên đoán – Xu hướng bảo trì của tương lai
Bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP tại chỗ
Trong trường hợp hệ thống ERP bị lỗi nghiêm trọng và không thể xử lý được qua hình thức hỗ trợ từ xa thì nhà cung cấp phần mềm bắt buộc phải tiến hành hỗ trợ tại chỗ. Với hình thức này thì doanh nghiệp có thể doanh nghiệp sẽ phải trả thêm các chi phí phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại,…
Như vậy, chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP không chỉ là một khía cạnh kỹ thuật, mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và tính bền vững của hệ thống. Việc đầu tư đúng đắn và lập kế hoạch quản lý, đánh giá chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của phần mềm ERP và đảm bảo rằng hệ thống sẽ tiếp tục phục vụ hiệu quả trong tương lai.
