Trong quá trình triển khai ERP (Enterprise Resource Planning), không ít tổ chức đã rơi vào những sai lầm đáng tiếc, gây ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của dự án. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết rõ hơn về những sai lầm khi triển khai hệ thống ERP, đồng thời cung cấp các giải pháp để vượt qua các thách thức này.
Lên kế hoạch không hoàn chỉnh
Việc không thực hiện lập kế hoạch hoặc lập kế hoạch sơ sài là một trong những sai lầm khi triển khai ERP thường gặp. Một hệ thống ERP bao gồm nhiều module tích hợp và đồng bộ dữ liệu. Khi không có kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xác định các bước cần thực hiện. Từ đây, việc đánh giá quy trình hiện tại và xác định khả năng ứng dụng phần mềm ERP cũng sẽ gặp rất nhiều trở ngại, khó kiểm soát tình hình triển khai.
Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch triển khai chi tiết, cụ thể. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên thành lập một nhóm nghiên cứu quy trình để xác định mức độ cần thiết của hệ thống. Sau đó hãy lập kế hoạch triển khai, tính toán hiệu suất, ngân sách và liệt kê chi tiết trong kế hoạch để đảm bảo sự thành công của dự án. Sự tham gia toàn diện của các bộ phận vận hành trong tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
Thiếu chính xác khi đánh giá nguồn lực và thời gian
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp yếu tố thời gian và nguồn nhân lực khi triển khai ERP, dẫn đến dự án gặp nhiều khó khăn, thậm chí đối mặt với rủi ro thất bại.
Do bao gồm nhiều module khác nhau, nên khi tiến hành triển khai phần mềm ERP, nhà cung cấp và doanh nghiệp cần phải thống nhất, đưa ra kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện, số lượng nhân sự tham gia vào dự án, định mức thời gian phát sinh và kiểm tra lỗi, thời gian chạy thử tại các khu thí điểm,…
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang ERP đòi hỏi các nhân sự vừa làm công việc hiện tại, vừa tham gia triển khai dự án mới. Vì vậy, để giảm thiểu các sai lầm khi triển khai hệ thống, doanh nghiệp nên đảm bảo nhân sự dự án được đào tạo bài bản và phân công công việc một cách hợp lý.
Đọc thêm: Cách quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiệu quả
Thiếu đầu tư vào cơ sở hạ tầng
Khi triển khai dự án ERP, doanh nghiệp nên xác định trước các khoản ngân sách cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống. Đặc biệt, với các dự án ERP On Premise (ERP được triển khai trên máy chủ của doanh nghiệp), doanh nghiệp còn cần đảm bảo các yêu cầu về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở mức nhất định (bao gồm hệ thống trung tâm dữ liệu, hệ thống máy tính, máy chủ,…). Nếu cơ sở hạ tầng của đơn vị không được đảm bảo có thể gây ảnh hưởng đến vận hành của hệ thống ERP.
Chọn sai nhà cung cấp
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trên thị trường nên việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là một nhiệm vụ khó khăn đối với các doanh nghiệp.
Do vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp phải xác định rõ các yêu cầu cụ thể của mình và xem xét khả năng của nhà cung cấp ERP có đáp ứng được những kỳ vọng đó hay không. Hoàn hảo nhất, doanh nghiệp cần lập một bản mô tả các nghiệp vụ và chức năng mà doanh nghiệp mong muốn có trong hệ thống ERP. Nếu bạn không có khả năng đó, một đơn vị cung cấp ERP đáng tin cậy sẽ làm điều này cho bạn. Họ sẽ khảo sát doanh nghiệp của bạn và đưa ra tư vấn, sau đó viết thành bản mô tả chi tiết những yêu cầu về nghiệp vụ và chức năng mong muốn trong hệ thống ERP (hay còn gọi là tài liệu URD). URD càng chi tiết, triển khai hệ thống ERP càng bám sát nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các khách hàng đã triển khai thành công ERP của nhà cung cấp để có đánh giá khách quan và chính xác hơn.
Đọc thêm: Top các nhà cung cấp phần mềm ERP tốt nhất
Thiếu nhân sự đứng đầu
Khi triển khai dự án ERP, doanh nghiệp phải bổ nhiệm một nhân sự đứng đầu. Nhân sự này sẽ đóng vai trò đàm phán, trao đổi cụ thể mong muốn, yêu cầu của doanh nghiệp và cung cấp các thông tin cần thiết cho đơn vị triển khai, đồng thời theo sát từng giai đoạn của dự án. Bên cạnh đó, nhà cung cấp phần mềm cũng cần cử ra một người làm trưởng dự án để quản lý và làm việc trực tiếp với các đại diện bên phía doanh nghiệp.
Người đứng đầu dự án triển khai ERP đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo, quản lý, đảm bảo thành công của dự án. Họ sẽ là người hướng dẫn nhóm, đảm bảo thành viên trong nhóm có đủ kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Bằng cách theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất công việc định kỳ, họ sẽ đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và đạt được chất lượng mong đợi
Bên cạnh đó, họ cũng là người giải quyết rủi ro cũng như giao tiếp và tương tác với các bên liên quan.
Như vậy, việc triển khai ERP không chỉ đơn thuần là tích hợp hệ thống mới vào tổ chức, mà còn đòi hỏi sự chặt chẽ trong khâu quản lý dự án. Bằng việc nhận biết, hiểu rõ và khắc phục những sai lầm thường gặp, tổ chức có thể đạt được hiệu quả cao nhất từ việc triển khai ERP và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp.
