Hệ thống ERP tập hợp các mô-đun tích hợp thông tin của doanh nghiệp trong một cơ sở dữ liệu trung tâm, hiển thị mọi dữ liệu theo thời gian gần như thực. Nhiều doanh nghiệp đã dành nguồn lực để triển khai một hệ thống ERP với kỳ vọng giải quyết vấn để về thông tin của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ERP lại chỉ hoạt động tốt trong việc lưu trữ dữ liệu hiện tại, còn lưu trữ các dữ liệu trong quá khứ lại là một thách thức với hệ thống. Vì thế bài toán đặt ra là tìm ra giải pháp cho nguồn dữ liệu đầu vào đầy đủ và lưu trữ được cả dữ liệu trong quá khứ. Câu trả lời nằm ở việc tích hợp ERP với Data Warehouse
Data warehouse là gì?
Kho dữ liệu là một cơ sở dữ liệu lưu trữ cả dữ liệu quá khứ và dữ liệu hiện tại. Trong một doanh nghiệp, những dữ liệu này rất có ích trong quá trình đưa ra quyết định, so sánh đối chiếu và đưa ra dự báo. Kho dữ liệu có những đặc điểm sau:
- Hoạt động trên môi trường máy tính
- Chạy trên hệ thống quản trị dữ liệu (DBMS) như Oracle, Microsoft Access, MySql, SQL,…
- Lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
Dữ liệu lưu trong kho dữ liệu cũng có những đặc tính cụ thể:
- Nội dung theo nhóm chủ đề: dữ liệu trong kho dữ liệu chỉ liên quan đến một chủ đề cụ thể. Ví dụ, kho dữ liệu liên quan đến ngân hàng chứa dữ liệu liên quan đến người gửi tiền, người vay, tài khoản, khoản vay, …
- Dữ liệu trong kho sẽ được làm sạch và chuẩn hóa theo nhiều cách khác nhau, đảm bảo rằng đây là thông tin có chất lượng cao
- Không thể thay đổi: dữ liệu trong kho dữ liệu có thể được truy cập nhưng không thể thay đổi
- Biến đổi theo thời gian: dữ liệu được lưu trữ theo phương thức biến đổi theo thời gian
- Tích hợp: dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau (các data mart) được tích hợp và chuyển đổi thành một nguồn dữ liệu duy nhất.
Mối quan hệ giữa datawarehouse và hệ thống ERP
Data warehouse tích hợp trong hệ thống ERP cho phép cung cấp thông tin đầu vào cần thiết để hỗ trợ ra quyết định. Khi ERP tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ theo thời gian và liên tục, ERP sẽ không lưu trữ lượng thông tin này để không giảm hiệu suất do quá tải dữ liệu, mà lượng dữ liệu này được lưu trữ trong kho dữ liệu để phục vụ các mục đích phân tích dữ liệu chuyên sâu hơn.
Vai trò của data warehouse trong hệ thống ERP
Trong một hệ thống ERP, kho dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tích hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn. Nó cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như ra quyết định, phân tích xu hướng và dự báo. Kho dữ liệu cũng giúp giảm sự dư thừa và không nhất quán của dữ liệu.
Về cơ bản, dữ liệu tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau (tệp phẳng, tệp văn bản, tệp ảnh…), và được thu thập từ đa dạng các nguồn khác nhau. Khi được đưa vào Data Warehouse, dữ liệu sẽ được trích xuất, làm sạch và chuẩn hóa bằng cách như: sắp xếp dữ liệu theo danh mục, chuyển sang định dạng dễ đọc hơn, điền vào các giá trị còn thiếu, sửa lỗi thông tin…Những hoạt động này giúp tăng tốc quá trình tìm kiếm thông tin trong Data Warehouse.
Data Warehouse cũng có nhiệm vụ đảm bảo tính an toàn và tính sẵn có của dữ liệu (để phục vụ cho mục đích sử dụng trong tương lai) thông qua việc tuân thủ quy trình sao lưu và lưu trữ một cách khắt khe. Quá trình này có thể được thực hiện theo một trong các dạng như sau: sao lưu kho dữ liệu hàng ngày, thiết lập một bản ghi giống hệt kho dữ liệu, hoặc chuyển dữ liệu đến một kho khác.
ERP cùng với Data Warehouse cung cấp luồng thông tin trung tâm duy nhất để ra quyết định một cách chính xác. Ngoài ra, kho dữ liệu có thể được sử dụng để cải thiện hiệu suất của hệ thống ERP bằng cách tải trước dữ liệu vào hệ thống ERP, từ đó cho phép truy cập và truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
Lợi ích khi sử dụng data warehouse trong vận hành hệ thống ERP
Dưới đây là một số lợi ích của Data Warehouse:
- Kho dữ liệu cho phép ERP ra quyết định chính xác và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP do có quyền truy cập toàn bộ lượng thông tin.
- Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý khi truy xuất thông tin, truy cập dữ liệu nhiều nguồn từ
- Tăng cường tính bảo mật và độ chính xác của nguồn dữ liệu được sử dụng. Chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn.
- Phân tích dự báo thời gian và xu hướng trong nhu cầu khách hàng để có những điều chỉnh kịp thời và cần thiết
Đọc thêm: Dự báo nhu cầu sản xuất: Các phương pháp thực hiện
Thách thức trong triển khai
Mặc dù Data Warehouse mang lại nhiều lợi ích cho bất kỳ tổ chức nào, nhưng việc triển khai tích hợp Data Warehouse với hệ thống ERP có nhiều khó khăn. Một trong số đó là:
- Tốn thời gian để lấy dữ liệu được lưu trữ từ nhiều hệ thống khác nhau và biến đổi chúng
- Khó khăn trong việc chuyển đổi hạ tầng dữ liệu của siêu dữ liệu (metadata) siêu dữ liệu phải được di chuyển và chuyển đổi thành định dạng và cấu trúc theo yêu cầu của cơ sở hạ tầng kho dữ liệu
- Khó khăn khi lấy quyền truy cập dữ liệu từ một số nguồn và yêu cầu các quá trình thủ công để thu thập dữ liệu và tạo báo cáo
- Không có khả năng phân tích tùy biến và chi tiết một chỉ tiêu trên báo cáo
Kết luận
Kho dữ liệu và hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP là những thành tựu công nghệ trong giải pháp quản trị thông tin cho doanh nghiệp. Việc tích hợp ERP với Data Warehouse có thể mang đến nguồn dữ liệu ưu việt để phân tích và ra quyết định chính xác, tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp.
