Tại sao Nestle thu trái ngọt nhưng Hershey Foods lại nhận trái đắng từ triển khai ERP. Việc triển khai ERP thất bại đã khiến Hershey Foods giảm 19% lợi nhuận. Trên thực tế, có nhiều dự án triển khai ERP thất bại, chi phí vượt so với buget ban đầu và hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp chưa được như mong đợi. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 7 nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự thất bại của dự án ERP nhé.
Nguyên nhân 1: Chưa xác định được mục tiêu của triển khai phần mềm ERP
Nhiều công ty coi phần mềm ERP là “cây đũa thần” cho các vấn đề của doanh nghiệp, tuy nhiên không có thời gian để xác định những vấn đề gặp phải trong quản trị doanh nghiệp, từ đó đưa ra mục tiêu của dự án.
Thông thường, mỗi bộ phận đều mong đợi một sự cải tiến khác nhau, vậy làm thế nào các tổ chức có thể biết những yêu cầu nào được ưu tiên? Điều quan trọng là phải có một tài liệu xác định về những gì bạn muốn đạt được với hệ thống ERP và các ưu tiên nằm ở đâu. Khi bạn không có một bản đồ chi tiết về nơi bạn muốn đến, hướng dẫn bạn từng bước trên đường đi, bạn có thể bị lạc giữa đường.
Do đó, doanh nghiệp nên có trong tay một bản thống kê chi tiết và chính xác về các yêu cầu hệ thống trước khi bạn bắt đầu mua một hệ thống ERP. Hãy tìm kiếm các nhà cung cấp giải pháp ERP, và lựa chọn được đơn vị đáp ứng được các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bạn.
Một số ví dụ về mục tiêu đối với hệ thống ERP mà doanh nghiệp muốn đạt được bao gồm
- Nâng cao chất lượng dịch vụ
- Cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban
- Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc
- Giảm thời gian làm việc cho nhân sự
- Nâng cao hiệu quả lập kế hoạch
- Cải thiện độ chính xác trong công tác kế toán
- Cung cấp phân tích về tình trạng kinh doanh chính xác và cập nhật
Đọc thêm: Tổng quan từ A-Z những kiến thức doanh nghiệp cần biết về phần mềm ERP
Nguyên nhân số 2: Thiếu cam kết từ quản lý
Đội ngũ quản lý không chỉ là người phê duyệt ngân sách dự án. Để đảm bảo dự án ERP được triển khai thành công, họ cần thành lập một ban quản trị dự án để làm rõ chiến lược triển khai tổng thể đồng thời thiết lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, thời gian, ngân sách, lợi ích thực tế thu được. Nếu lãnh đạo không thể sát sao trong quá trình triển khai, họ cần ủy quyền cho một hoặc một vài thành viên tin cậy ở ban quản trị, có thể thay mặt họ giải quyết các vấn đề phát sinh về nguồn lực, thời gian, ngân sách, đảm bảo dự án không bị dừng lại giữa chừng, đáp ứng mục tiêu đề ra ban đầu của dự án. Sự tham gia sát sao của ban quản trị đảm bảo việc triển khai ERP không trở thành một dự án công nghệ nhưng vẫn phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Các tổ chức sử dụng phần mềm ERP để kích hoạt chiến lược digital dài hạn có thể dễ dàng nhận biết lợi ích thực tế từ quá trình triển khai, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng được cải thiện và gia tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.
Nguyên nhân số 3: Thiếu chuyên môn trong nhóm dự án của doanh nghiệp
Nếu người làm quản trị dự án ERP và đội dự án của doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm về cả chuyên môn kĩ thuật và cả kĩ năng điều hành dự án (bao gồm cả quản lý cấp cao, quản lý dự án, và nhân viên) là nguyên nhân chính dẫn đến việc triển khai dự án thất bại, bới vì hệ thống ERP rất phức tạp và các nhóm triển khai phải hợp tác một cách chặt chẽ với các cấp quản lý, các phòng-ban khác nhau, người sử dụng và các tư vấn viên trong suốt quá trình triển khai. Điều quan trọng đối với người quản trị dự án cần trang bị đầy đủ kiến thức và chuyên môn trước khi triển khai ERP. Điều này bắt đầu bằng việc tập hợp nhóm dự án phù hợp, bao gồm người quản lý dự án, key user, và nhân viên CNTT. Để tránh những khoảng trống về kiến thức sau này, quản lý dự án nên am hiểu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm mua hàng, tiếp thị, hậu cần, bán hàng, sản xuất, kiểm soát và dịch vụ. Nhóm cần có các kỹ năng phù hợp cho công việc và cần một nhà lãnh đạo triển khai tốt các kỹ năng của họ một cách đồng bộ thông qua việc triển khai ERP.
Nguyên nhân 4: Yêu cầu thay đổi chức năng so với mục tiêu ban đầu
Nhiều tổ chức có các yêu cầu thay đổi chức năng khi hệ thống đã được lập trình, điều này có thể xuất phát từ chính những người sử dụng bên dưới. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm triển khai của chúng tôi, việc tùy chỉnh là cần thiết, tuy nhiên cần xác định đúng thời điểm tùy chỉnh và mức độ tùy chỉnh. Việc tùy chỉnh có thể trở nên nguy hiểm và lệch hướng nếu bạn bạn tùy chỉnh chức năng vốn không phải là yếu tố khác biệt tạo lợi thế cạnh tranh mà là yếu điểm trong quy trình vận hành hiện tại. Khi đó, bạn không nên tùy chỉnh, chức năng trên phần mềm tiêu chuẩn hoàn toàn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của bạn. Nếu nhân viên gây áp lực cho bạn để tùy chỉnh các quy trình tương tự, thì đó là dấu hiệu của sự phản đối thay đổi. Thay vì tăng tùy chỉnh, bạn nên tập trung vào quản lý thay đổi.
Nguyên nhân 5: Thuê đơn vị triển khai thiếu kinh nghiệm
Đơn vị triển khai và đơn vị tư vấn ERP của bạn cần có kinh nghiệm và bề dày triển khai ERP thành công, đặc biệt trong lĩnh vực của bạn. Họ sẽ là người giúp bạn định hướng kỳ vọng thực tế. Thông qua họ, bạn sẽ có được những kinh nghiệm quý giá được rút ra từ quá trình triển khai các dự án tương tự từ các doanh nghiệp cùng ngành. Một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm đặc thù trong ngành có thể giúp bạn hiểu rõ về những thách thức tổ chức bạn có thể gặp phải và có tư vấn chuyên sâu, từ đó giúp rút ngắn quá trình làm việc bước đầu.
Nguyên nhân 6: Kỳ vọng thiếu thực tế
Bắt tay vào triển khai ERP với những kỳ vọng không thực tế thường là khởi đầu của mọi thất bại trong triển khai ERP. Một số nhà cung cấp ERP đưa ra tính toán về chi phí và thời gian thực hiện thiếu tính thực tế để thu hút khách hàng, khiến các tổ chức chỉ đủ chi phí triển khai một phần nhỏ và buộc phải chi thêm các khoản tiền vượt ngoài dự kiến. Các bản chào giá hoặc kế hoạch triển khai ERP cần đảm bảo tính thực tế. Làm thế nào bạn có thể biết bản kế hoạch mình nhận được từ đơn vị cung ứng có đảm bảo tính khả thi hay không? Hãy bắt đầu bằng cách xác định các yếu tố quan trọng giúp đảm bảo thành công và ngược lại, các yếu tố có khả năng phá hủy hoàn toàn dự án ERP mới chớm nở của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng việc trả lời một loạt các câu hỏi:
- Các doanh nghiệp, tổ chức với quy mô tương tự đang vận hành như thế nào?
- Những thách thức nào các tổ chức triển khai ERP thường phải đối mặt?
Nguyên nhân 7: Quá trình đào tạo người dùng không hiệu quả
Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP là vì phần mềm có thể quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi của tổ chức bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, tiếp thị và bán hàng, quản lý hàng tồn kho, bán lẻ, vận chuyển, thanh toán, tài chính và giảm nguồn nhân lực. . Nhưng hơn hết, phần mềm ERP đem đến nhiều tiện ích nhằm giúp tối ưu hóa năng suất của người dùng, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Cách khắc phục: Đào tạo kỹ lưỡng nhân sự tham gia dự án triển khai ERP của bạn, đồng thời xúc tiến quá trình hợp tác chặt chẽ với công ty tư vấn và triển khai ERP uy tín sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng và cung cấp tài nguyên để đào tạo người dùng, tạo điều kiện triển khai ERP thành công dự án.
Kết luận
Không nên đánh giá thấp sự phức tạp và thách thức của việc triển khai ERP, bởi vì quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Nhưng với việc lập kế hoạch tốt và tổ chức quy trình vững chắc, những trở ngại có thể được loại bỏ.
Với sự hỗ trợ từ một đơn vị cung cấp phần mềm ERP có kinh nghiệm, sẽ góp phần đáng kể vào việc triển khai ERP thành công. Bạn muốn một đối tác có kinh nghiệm, hãy nhìn vào tập khách hàng và số năm kinh nghiệm triển khai ERP của họ.
Bắt đầu lựa chọn nhà cung cấp ERP? Hãy liên hệ với một trong các Chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855
