Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ doanh nghiệp, thủ kho, chủ cửa hàng và nhân viên của cửa hàng đó. Khi các doanh nghiệp, công ty kinh doanh ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Làm thế nào để có cách quản lý kho hiệu quả, hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát là một câu hỏi nan giải đối với các nhà doanh nghiệp.
Làm thế nào để có cách quản lý kho hiệu quả?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp kinh doanh vẫn sử dụng cách quản lý kho thủ công như: quản lý kho hàng bằng thẻ kho, dán nhãn mọi thứ trong kho hàng, quản lý tránh thất thoát bằng việc kiểm kho thường xuyên, sắp xếp kho hàng một cách khoa học hợp lý,… Tuy nhiên, việc quản lý một cách đơn thuần sẽ khiến cho doanh nghiệp thực sự bị đánh cắp thời gian, từ việc quản lý doanh thu, quản lý nhân viên cho đến quản lý nhà cung cấp. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp kinh doanh bán hàng đa kênh bao gồm cửa hàng offline và bán hàng online trên các kênh facebook, website, shopee, zalo,…), thì việc quản lý theo dõi hàng hóa ra – vào trong kho thực sự quá tải, mọi thứ sẽ trở nên khó khăn hơn việc kinh doanh, bán hàng trên một kênh là rất nhiều.
Cần sử dụng phần mềm erp trong quản lý kho hàng
Tuy nhiên, khi bước vào thời đại công nghệ số cho phép chủ doanh nghiệp bán hàng quản lý tất cả công việc kinh doanh không chỉ đơn thuần là dùng sổ sách, giấy tờ mà còn quản lý bằng phần mềm công nghệ hiện đại. Khi sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ có thể làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,…Mặt khác, việc quản lý kho hàng bằng phần mềm công nghệ sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cải thiện doanh số bán hàng.
Để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, phần mềm ERP quản lý kho hàng đã ra đời như một giải pháp toàn diện nhằm giải quyết triệt để những bất cập, nâng cao tối đa hiệu quả nghiệp vụ trong cách quản lý kho hiệu quả.
Phần mềm ERP – Giải pháp cho cách quản lý kho hiệu quả
Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tồn trong kho, tình trạng xuất nhập kho mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức. Với những thao tác đơn giản, toàn bộ hàng hóa sẽ được hiển thị đầy đủ và chính xác, được phân loại theo hệ thống quy chuẩn của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin. Số lượng hàng hóa trong kho được đảm bảo chính xác, sẵn sàng cho mọi công tác xuất nhập kho.
Sử dụng phần mềm quản lý ERP để giải quyết mọi khó khăn trong quản lý kho hàng.
Phần mềm ERP tích hợp rất nhiều chức năng, tự động hóa nhiều công đoạn, giúp quản lý và chủ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức như:
Lưu trữ lượng lớn thông tin vật tư, hàng hóa: ngoài các thông tin cơ bản đã được hiện lên bộ mã, phần mềm quản lý kho erp còn quản lý các thông tin về vật tư hàng hóa mà không cần đưa lên bộ mã như: thông tin vật lý (kích thước, trọng lượng,…), thông tin mua hàng (thời gian mua hàng, thời gian nhập hàng,…), thông tin liên quan đến sản xuất (thời gian, số lượng sản xuất,…) Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người dùng khai báo thêm các thông tin cần thiết cho việc quản lý theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Tự động hóa các nghiệp vụ: việc quản lý kho hàng bằng ERP sẽ tự động thiết lập các nhiệm vụ giao nhận, đóng gói và dịch chuyển nội bộ theo quy tắc định tuyến của riêng bạn. Các quy tắc đẩy và kéo quy định để tổ chức một kho hoặc để quản lý dịch chuyển của hàng hóa giữa một số kho.
Quản lý khách hàng: quản lý khách hàng đầu tiên là quản lý các thông tin khách hàng: tên khách hàng,mã điện thoại, địa chỉ, số điện thoại, mã nhóm, E-mail, ngày, công nợ,.. và phân loại khách hàng theo nhóm hoặc nhiều tiêu chí khác.Bên cạnh đó là quản lý hợp đồng với khách hàng, quản lý đơn hàng của từng khách hàng và quản lý tạo danh sách bán hàng ứng với từng khách hàng.
Quản lý thông tin sản phẩm gồm có: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, mã in, đơn vị tính, khối lượng, giá mua, giá bán, mã nhóm, sản phẩm đã in được trong năm, số thùng đã in trong năm, xem ảnh sản phẩm, số lượng sản phẩm/đơn vị thùng, tổng số lượng, tổng số thùng. Tính năng này còn cho phép nhà điều hành tải lên hình ảnh của sản phẩm.
Kiểm kê: Phần mềm giúp dễ dàng kiểm kê và đối chiếu hàng hóa trong kho giữa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế kho, tồn kho lý thuyết và tồn kho thực tế. Điều này rất tiện lợi cho việc điều chỉnh hàng tồn kho để phù hợp với tình hình thực tế.
Kiểm soát số lượng hàng tồn kho: đối với từng loại mặt hàng doanh nghiệp lại có một cách quản lý khác nhau, mặt hàng càng giá trị thì quản lý lại càng chặt chẽ:
– Quản lý theo lô: dùng để nhận biết lô vật tư, hàng hóa nhập kho ngày nào, nhà nào cung cấp. Khi cần quản lý chi tiết như trên thì nên áp dụng quản lý theo lô. Quản lý hàng hóa theo lô thì có thể tính được tuổi tồn kho của từng lô hàng.
-Quản lý theo số seri: đối với những mặt hàng nào giá trị lớn ta nên áp dụng cách quản lý này vì nó sẽ chi tiết hơn với quản lý theo, quản lý đến đích danh từng mặt hàng cụ thể.
Quản lý chặt chẽ mọi quy trình nhập, xuất kho. Tự động thông báo tình hình hàng hóa trong kho qua các thiết bị di động, chi tiết đến từng mặt hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Lợi ích của phần mềm ERP cho cách quản lý kho hiệu quả
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm erp trong quản lý kho hàng sẽ tận dụng được rất nhiều thế mạnh do phần mềm này mang lại như:
- Nắm bắt tình trạng kho hàng một cách chính xác nhất theo thời gian thực để có thể nhanh chóng kịp thời bổ sung khi thiếu hàng hoặc dùng nhập khi tồn quá nhiều
- Kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, đơn giản và chính xác
- Đưa ra bảng kê chi tiết quá trình nhập xuất hoặc chuyển hàng giữa các kho khác nhau trong cùng một đơn vị hay khác địa điểm chi nhánh
- Hạn chế các trường hợp sai sót, thất thoát không đáng có do quá trình kiểm đếm thủ công thông thường gây ra
- Phần mềm có thể sử dụng mã vạch tự động nên số lượng hàng tồn được cập nhật thường xuyên từ đó tăng hiệu quả sử dụng và giảm các chi phí liên quan
- Với phần mềm quản lý kho, ngay khi hàng hóa sắp hết, phần mềm sẽ tự động lên kế hoạch nhập mới. Với những hàng hóa còn tồn quá nhiều trong kho phần mềm cũng sẽ tự động thông báo để quản lý nắm được tránh nhập thêm, dẫn đến tình trạng hàng còn thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh
Phần mềm quản lý kho ERP có giao diện thông minh, đơn giản, dễ dàng cài đặt và dễ dàng sử dụng giúp người dùng cảm nhận được những hiệu quả mà phần mềm này đem lại. Ngoài ra phần mềm được thiết kế với điện toán đám mây giúp độ bảo mật cao để đảm bảo những thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp cho không bị lọt ra ngoài giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động, phát triển.
Phần mềm quản lý kho ERP thực sự rất hữu ích cho các doanh nghiệp. Lựa chọn sử dụng phần mềm là cách quản lý kho hiệu quả để giúp doanh nghiệp kinh doanh phát triển tốt hơn.
>>>Đọc thêm: Quy trình quản lý kho, vật tư hàng hóa
>>>Đọc thêm: Quản lý kho và những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý
