Trong quá trình tư vấn triển khai ERP. Câu hỏi chúng tôi nhận được rất nhiều là: Doanh nghiệp chúng tôi chỉ có 60-80 người. Như vậy có quá nhỏ để để ứng dụng ERP.
Trên thực tế nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ trẻ tuyên bố rằng họ “quá nhỏ” cho ERP. Vậy doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hay không việc ứng dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp. Trước khi trả lời cho câu hỏi này chúng ta sẽ cùng nhau xem xét những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi ứng dụng phần mềm ERP nhé.
>>> Đọc thêm: Tất tần tật những điều cần biết về hệ thống ERP
Những lợi ích nào các doanh nghiệp nhỏ nhận được từ ERP?
- Tính minh bạch: Thay vì mỗi bộ phận có hệ thống thông tin riêng, tất cả các dữ liệu liên quan có thể được chia sẻ và truy cập bởi tất cả các bộ phận. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhập lại hoặc xuất dữ liệu, có thể dẫn đến ít lỗi hơn, tăng năng suất và giảm chi phí cho nguồn nhân lực.
- Ra quyết định: Dữ liệu thời gian thực do hệ thống cung cấp có thể có lợi cho tiếp thị, quản lý, kế toán và cho phép tổ chức đưa ra các quyết định quan trọng về thời gian và giảm lãng phí. Các nhóm có thể phát hiện bất kỳ trở ngại hoặc vấn đề tiềm ẩn nào có thể làm lung lay mức năng suất. Một bức tranh tổng thể về hoạt động cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định hiệu quả và phản ứng nhanh với môi trường kinh doanh thay đổi.
- Năng suất: Với sự rõ ràng tăng lên bởi các quy trình kinh doanh hợp lý, nhân viên có thể chuyển trọng tâm của họ vào việc quản lý khối lượng kinh doanh tăng lên. Điều này hỗ trợ trong việc chuyển đổi các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn và vượt qua những thách thức liên quan đến tăng trưởng kinh doanh.
Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần một ERP là gì?
Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu chỉ với những điều cơ bản. Điều này có thể bao gồm sự kết hợp giữa phần mềm kế toán đơn giản và các quy trình dựa trên tài liệu, tức là bảng tính, tài liệu được đồng bộ hóa.
Khi doanh nghiệp mở rộng và giao dịch tăng lên, nó có thể trở nên tốn thời gian hơn và khó xử lý một khối lượng dữ liệu lớn hơn. Các quy trình kinh doanh trở nên tẻ nhạt hơn nhiều, như; nhập đơn đặt hàng và mua hàng từ nhiều khách hàng khác nhau, cập nhật hàng tồn kho, kiểm tra chứng khoán thủ công, xử lý hóa đơn, thanh toán và theo dõi các tương tác của khách hàng.
Điều này đặc biệt đúng nếu thông tin này được lưu trữ trong các hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng biệt. Điều này có nghĩa là dữ liệu có thể cần phải được nhập / xuất từ chương trình này sang chương trình khác trong quy trình làm việc, cho phép có chỗ cho các lỗi.
ERP có thể tự động hóa các quy trình thủ công này, phân bổ nhiều thời gian hơn cho công ty để bán hàng và phát triển kinh doanh thay vì các nhiệm vụ hành chính. Hơn nữa, phần mềm ERP cho phép quy trình làm việc đồng bộ từ yêu cầu đến hóa đơn và thanh toán. Hệ thống ERP lý tưởng sẽ xử lý các quy trình trong một hệ thống chất lỏng:
Liên hệ với khách hàng (CRM) → Xử lý đơn hàng (Quản lý cung ứng và hàng tồn kho) → Lập hóa đơn và thanh toán (Tài chính và kế toán)
Có lẽ đã đến lúc triển khai ERP:
- Khi số lượng hàng tồn kho trong kho trở nên khó xác định;
- Khi dự báo doanh số chủ yếu dựa trên phỏng đoán;
- Khi công ty đang vật lộn để theo kịp sự gia tăng của các đơn đặt hàng hoặc phụ thuộc rất nhiều vào bảng tính excel;
- Khi nhận được sự thật vững chắc trở thành vấn đề, có lẽ đã đến lúc triển khai ERP.
Làm thế nào để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Không có một kích thước phù hợp với tất cả các hệ thống ERP. Mỗi doanh nghiệp có hồ sơ cạnh tranh khác nhau, hỗn hợp khách hàng và tiêu chuẩn kinh doanh tạo nên một loạt các giải pháp.
Một tùy chọn ERP tốt sẽ cung cấp một bộ công cụ quản lý kinh doanh như CRM, lưu trữ web, nền tảng thương mại điện tử, hệ thống tác vụ, quản lý vận chuyển, tiếp thị qua email, v.v. Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn muốn đầu tư vào giải pháp hiệu quả nhất, đáp ứng nhu cầu của bạn, phù hợp với ngành của bạn và có thể quản lý được. Có nhiều yếu tố khác nhau để xem xét khi lựa chọn ERP nào là tốt nhất cho bạn và công ty của bạn.
Dễ sử dụng: Xem xét các đường cong học tập liên quan. Nó có thân thiện với người dùng không? Số lượng đào tạo liên quan là gì? Các giải pháp ERP hiện đại đi kèm với giao diện người dùng đáp ứng và có thể dễ dàng tích hợp với hầu hết các công cụ kinh doanh như chương trình của Microsoft và Google.
Tùy biến: Phần mềm có phù hợp với việc thay đổi mô hình kinh doanh không? Việc sử dụng phần mềm, nền tảng và số lượng người dùng có thích ứng với tăng trưởng kinh doanh không? Hệ thống nên có thể mở rộng theo mục tiêu kinh doanh của bạn.
Mặc dù hầu hết các phần mềm quy mô doanh nghiệp tinh vi sẽ quá cồng kềnh và đắt tiền, phần mềm ‘freemium’ (gói nhỏ, cơ bản) sẽ quá khó để mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Điều quan trọng là chọn một giải pháp ERP với các tính năng phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Hệ thống tùy biến rất cao sẽ tạo ra một chi phí cao hơn, vì vậy suy nghĩ trước khi bạn tùy chỉnh. Thiết kế một quy trình làm việc và yêu cầu các nhà cung cấp để chạy demo dựa trên yêu cầu của bạn. Điều quan trọng là phải tận mắt thấy một hệ thống ERP cụ thể sẽ hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp của bạn.
Tần suất nâng cấp: Lưu ý về bảo đảm hỗ trợ liên quan đến nâng cấp bắt buộc. Trừ khi bạn đang mua các thành phần bổ sung cho phần mềm của mình, hãy đảm bảo rằng phí nâng cao được khóa và không tăng với các phát triển và bản phát hành trong tương lai. Cũng xem xét sự dễ dàng nâng cấp; một nền tảng đám mây có thể cung cấp các bản cập nhật nhanh hơn và tự động trong khi bản cập nhật tại chỗ có thể liên quan đến nhiều công việc hơn.
Các biện pháp an ninh: Đảm bảo rằng sự an toàn của dữ liệu của bạn càng nhiều của một ưu tiên cho các nhà cung cấp vì nó cho bạn. Hãy nhận biết làm thế nào để quản lý và xác định vai trò truy cập và ủy quyền khác nhau trong hệ thống để ngăn chặn vi phạm dữ liệu. Hãy chắc chắn rằng mật khẩu rất mạnh và được mã hóa an toàn. Ngoài ra, yêu cầu các nhà cung cấp những biện pháp an ninh được sử dụng cho việc tích hợp các sản phẩm của bên thứ ba.
Dịch vụ hỗ trợ: Hãy tính đến việc nhà cung cấp cung cấp bao nhiêu hỗ trợ và tìm hiểu xem có bất kỳ khoản phí bổ sung nào liên quan đến việc khắc phục sự cố hệ thống của bạn không. Nhà cung cấp cũng cần có nhiều nhân sự để hỗ trợ thiết lập và bảo trì phần mềm ERP của bạn.
Tổng chi phí sở hữu: Mục tiêu ở đây là tối đa hóa ROI của bạn. Các chi phí liên quan đến việc mua phần mềm có thể gây nhầm lẫn. Đại diện bán hàng được biết là hạ thấp chi phí và rủi ro liên quan. Hãy rõ ràng về những chi phí cho phần mềm, triển khai, bảo trì, tùy chỉnh, đào tạo, hỗ trợ, phần cứng và cập nhật sẽ đòi hỏi gì. Xác định chi phí thực hiện trước và sau và dự kiến các chi phí này trong 5-10 năm tới.
Ngay cả phần mềm ERP tốt nhất cũng có thể thất bại nếu việc triển khai không được thực thi chính xác. Tìm kiếm một đơn vị tư vấn triển khai ERP chuyên nghiệp có thể là mối quan tâm tốt nhất của bạn và đảm bảo bạn chọn đúng hệ thống và quản lý thay đổi một cách hiệu quả.
Nếu như bạn cần tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp hãy nhấc máy lên và liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838 để setup một cuộc hẹn để bàn sâu hơn về vấn đề này. Bạn sẽ có thể yêu cầu demo phần mềm phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp
>>>Đọc thêm: Review tất tần tật về phần mềm 3S ERP
Tag: tư vấn triển khai ERP
