Thông tin nhân sự của mỗi doanh nghiệp cần lưu trữ đa dạng. Vì vậy, các nhà lãnh đạo luôn đau đầu trong việc theo dõi và cập nhật những thông tin đã thay đổi, tìm kiếm, tra cứu, phân tích làm báo cáo,… Hiểu được những khó khăn, thách thức đó các phần mềm quản lý nhân sự với chức năng lưu trữ hồ sơ nhân sự đã ra đời nhằm chia sẻ gánh nặng công việc với các nhà quản lý.
Chức năng cơ bản của các phần mềm quản lý nhân sự
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều phần mềm nhân sự với các đơn vị cung cấp khác nhau. Dù do đơn vị nào sản xuất thì chung quy tất cả các phần mềm nhân sự đó đều phải hướng tới các mục tiêu như sau:
– Tối ưu hóa quản lý nguồn lực hiện tại, giảm chi phí quản lý nguồn lực cho tương lai
– Cung cấp các thông tin thống kê hữu ích cho những chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tương lai (đào tạo và phát triển, tuyển dụng và đánh giá, lương bổng và phúc lợi) để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh
– Trao đổi thông tin về các vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng, kịp thời nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn của nhân viên
– Hướng tới mục tiêu “con người là tài sản lớn nhất của mọi doanh nghiệp”
Một phần mềm quản trị nhân sự bao gồm các chức năng:
- Quản lý tuyển dụng: Là tính năng quen thuộc trên các phần mềm quản lý nhân sự. Gần đây, các phương án tuyển dụng online mang những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.
- Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ.
- Quản lý hồ sơ: Nhân viên HR có thể đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm cho đến khi nhân viên nghỉ việc
- Quản lý chấm công: Phần mềm quản lý nhân sự giúp nhập dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian, chấm công ngoài giờ, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, sản phẩm/doanh số, hiệu quả công việc.
- Quản lý tiền lương: Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương sẽ được chứa trong một hệ thống duy nhất, không còn trường hợp nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân viên xem phiếu lương trực tuyến trên điện thoại di động giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đảm bảo bí mật tiền lương.
>>>Đọc thêm: Hiệu quả của phần mềm nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp
Đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay
Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí: Chỉ cần gõ một vài từ khóa tìm kiếm về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí trên google thì ta sẽ tìm được nhiều nhiều kết quả tìm kiếm. Tuy nhiên, việc sử dụng những phần mềm này có rất nhiều bất lợi đi kèm như: không đầy đủ các tính năng cần thiết, hạn chế khả năng kết nối với các phần mềm khác, giới hạn thời gian sử dụng,… Vì vậy, với các doanh nghiệp định hướng thời gian sử dụng lâu dài, việc sử dụng những phần mềm này là không khả thi.
Các phần mềm quản lý nhân sự đóng gói: Là phần mềm được thiết kế cho tất cả các doanh nghiệp, có tính dùng chung rất cao để có thể bán với một số lượng cực lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù nào của doanh nghiệp. Chi phí phát triển phần mềm đóng gói được phân bổ cho hàng chục nghìn khách hàng, giá các sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự đóng gói thường rẻ nên phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi số lượng nhân sự ít cũng như nghiệp vụ liên quan đến nhân sự không nhiều. Tuy nhiên, việc “đóng gói sản phẩm” cũng đồng nghĩa với việc phần mềm không đáp ứng được hết các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù riêng cho doanh nghiệp có quy mô lớn hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự tùy chỉnh: Phần mềm quản lý nhân sự tùy chỉnh là phần mềm được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp, đáp ứng được các nhu cầu đặc thù. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều thông tin cần quản lý. Các thông tin này cần luân chuyển tới những bộ phận bên ngoài.
Phần mềm quản lý nhân sự 3S HRM của ITG không chỉ đáp ứng những yêu cầu cơ bản của quản lý nhân sự mà còn cung cấp nhiều chức năng nâng cao khác như đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên qua KPI, xây dựng được khung năng lực gắn với năng lực lõi của công ty. Phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn quản lý nhân sự ở bất kỳ nơi nào chỉ cần có một chiếc smartphone có kết nối internet các nhà quản lý có thể theo dõi, giám sát tiến độ công việc, phản hồi của một hay nhiều nhóm nhân viên ở bất kì đâu và bất kỳ lúc nào. Giao diện phần mềm, các tính năng được tối ưu cho mọi thiết bị di động thông minh hứa hẹn đem đến cho người dùng một trải nghiệm tốt nhất, tiện lợi nhất.
>>>Đọc thêm: Phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất từ ITG
Với những thông tin cơ bản về các phần mềm quản lý nhân sự , hy vọng các doanh nghiệp đã có cái nhìn đầy đủ, đa chiều về công cụ quản lý này và sớm đưa vào ứng dụng trong việc quản lý doanh nghiệp để nâng cao năng suất , tiết kiệm chi phí, thời gian lao động và đạt mục tiêu kinh doanh.
