Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hệ thống tích hợp các ứng dụng để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa một số chức năng kinh doanh. Công nghệ ERP ngày càng được sử dụng phổ biến, và được biết đến như là phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả nhất trong thời đại CNTT như hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ cách mà phần mềm đem lại hiệu quản trị cho doanh nghiệp.
1. Tích hợp luồng thông tin
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tích hợp luồng thông tin giữa các quy trình kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp, tích hợp các giao dịch kinh doanh với hệ thống tài chính của công ty trong thời gian thực. Điều này cho phép quản lý nắm rõ các tác động tài chính và có thể dễ dàng đưa ra các quyết định mang tính chiến lược. Các quy trình kinh doanh ở đây bao gồm tất cả các quy trình cốt lõi từ nhập doanh số, định giá sản phẩm, vận chuyển / giao hàng, hàng tồn kho đến sản xuất, mua hàng, lập hóa đơn, tài chính,.
2. Nâng cao năng suất
Dữ liệu và thông tin của tất cả các phòng ban được cung cấp trên một nền tảng duy nhất. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cho phép loại bỏ sự cần thiết phải liên hệ với nhân viên của các phòng ban khác nhau và không cần phải thông qua bảng tính excel để thu thập dữ liệu nữa. Phần mềm còn lưu giữ kỳ hạn chi tiết cho các nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm / vật liệu, các quy trình làm việc và quy trình sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM) và các dữ liệu quan trọng khác. Điều này giúp duy trì sự nhất quán trong các quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
3. Duy trì kiểm soát và giảm chi phí vận hành
Doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng các công cụ thông thường như bảng tính hoặc phần mềm kế toán đơn giản phù hợp khi công ty rất nhỏ với khối lượng giao dịch hạn chế. Tuy nhiên, với quy trình kinh doanh phức tạp và giao dịch ngày càng tăng thì nhu cầu về phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ – hệ thống ERP trở nên rất quan trọng để thành công và phát triển hơn nữa. Với sự gia tăng nhanh chóng của nguồn nhân lực và tăng trưởng doanh thu, việc thiếu phần mềm kinh doanh thích hợp có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp nhỏ. Kết quả của việc không sử dụng ERP trong một doanh nghiệp đang phát triển bị ảnh hưởng thể hiện ở các đơn đặt hàng bị mất, tình trạng thiếu hàng trong kho, lập kế hoạch kém, hóa đơn và các lô hàng bị mất và thiếu kiểm soát chung.
4. Gia tăng tính linh hoạt
Một trong những lợi thế lớn nhất của phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ ERP là tính linh hoạt khi thích nghi với nhu cầu thị trường và đáp ứng các điều kiện đặt ra bởi người mua. Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên dụng cung cấp sự linh hoạt trong việc thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong quản lý dữ liệu để duy trì tính linh hoạt trong kinh doanh. Ví dụ như thay đổi số liệu bán hàng, hủy đơn hàng,.. có thể được duy trì linh hoạt trong phần mềm ERP thay vì chỉ quản lý trên bảng tính.
5. Tăng doanh thu và lập kế hoạch dài hạn
Kiểm soát quá trình kinh doanh thông qua một bảng tính có dữ liệu được nhập thủ công để theo dõi các đơn đặt hàng có thể dẫn đến sai sót trong sản xuất và phân phối, và do đó mất đi doanh số bán hàng. Trong khi đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên dụng có cơ chế xác thực tự động để ngăn điều này xảy ra. Phần mềm cũng gửi các báo cáo đề xuất hàng ngày để có thể thực hiện các biện pháp cần thiết.
6. Cải thiện việc ra quyết định
Ra quyết định kinh doanh đòi hỏi phải có sẵn các thông tin cần thiết và dữ liệu phải chính xác, kịp thời. Giờ đây, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ không phải lo lắng về vấn đề này khi mà các thông tin, dữ liệu sẽ được cập nhật chi tiết trên hệ thống ERP. Từ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định sáng suốt, điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Kết luận
Mặc dù chi phí cài đặt phần mềm ERP có thể đắt hơn việc duy trì dữ liệu trên bảng tính hay sử dụng một phần mềm kế toán, nhưng những lợi ích to lớn mà hệ thống phần mềm này đem lại là hết sức rõ ràng. Để hiểu thêm về hệ thống phần mềm, xin vui lòng truy cập website: http://www.itgvietnam.com/san-pham/3s-erp/
