Phần mềm ERP là gì? Tại sao ERP cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp?

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp phải vật lộn để vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Và các ứng dụng công nghệ như phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp có được tài sản quan trọng đó là dữ liệu theo thời gian thực, từ đó xây dựng được chiến lược tối ưu hiệu quả quản lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Theo khảo sát của Panorama về mức độ quan trọng của ERP trong doanh nghiệp thì có tới 53,1% người tham gia là các giám đốc điều hành doanh nghiệp điều cho biết họ đánh giá cao sự tham gia của ERP vào hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ERP là gì? và ứng dụng của ERP qua bài viết dưới đây.

Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP là viết tắt của từ gì?

ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản thì phần mềm ERP là được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp hay tổ chức.

phần mềm erp

Các chức năng của phần mềm ERP

Khác với những phần mềm đơn lẻ rời rạc, nguyên tắc hoạt động của phần mềm ERP là tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Để đảm bảo nguyên tắc trên, giải pháp ERP được thiết kế với 5 tính năng cốt lõi tương ứng 5 nghiệp vụ quan trọng nhất trong mọi doanh nghiệp, bao gồm:

1. Quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm ERP hỗ trợ bộ phận kinh doanh quản trị toàn diện các hoạt động bán hàng thông qua việc:

  • Thiết lập kế hoạch bán hàng, các chính sách bán hàng tự động dựa trên dữ liệu kinh doanh của chính sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp cung cấp trong các kì trước đó;
  • Quản lý quy trình bán hàng một cách minh bạch, hỗ trợ doanh nghiệp đo lường hiệu suất kinh doanh thực tế;
  • Lập và theo dõi ghi nhận ứng trước tiền hàng, lịch thanh toán hóa đơn, đối chiếu thu tiền với hóa đơn.
  • Quản lý, theo dõi công nợ khách hàng, theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
  • Tự động tính giá vốn của hàng bán theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, giá nhập trước xuất trước…

Đọc thêm: Cách quản lý nhân viên Sales thị trường trong cuộc chiến bán lẻ

2. Quản lý mua hàng

Chức năng quản lý mua hàng trong phần mềm ERP hướng tới việc tự động phân bổ chi phí mua hàng của doanh nghiệp cũng như dễ dàng theo dõi hàng hóa thông qua:

  • Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ khâu lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp đến khi nhập hàng;
  • Theo dõi và quản lý đơn hàng mua;
  • Quản lý hiệu quả chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng;
  • Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…);

3. Quản lý tài chính kế toán

Phân hệ tài chính kế toán đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận, kiểm soát và cập nhật dữ liệu nhằm xử lý tài chính, quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp thông qua các chức năng sau:

  • Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả….
  • Theo dõi chính xác công nợ, thúc đẩy nhanh việc thu hồi, đưa ra các dự kiến về hạn thu tiền; hỗ trợ quản lý tốt việc thanh toán công nợ; theo dõi tài sản trong suốt cả quá trình từ hình thành đến khi thanh lý; thiết lập phiếu phiếu nhập thành phẩm, bổ sung thêm hạch toán tập hợp chi phí, trên cơ sở đó tính giá thành sản phẩm…
  • Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban. Kiểm soát các chi phí phát sinh, đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.
  • Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động SXKD hỗ trợ lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
  • Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính cho doanh nghiệp đặc biệt là với DN mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.

Đọc thêm: Báo cáo tài chính và những lưu ý khi doanh nghiệp triển khai

4. Quản lý kho hàng

Với mục tiêu cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh toàn cảnh về tình hình tồn kho trong tổ chức, Module quản lý kho của phần mềm ERP sẽ được xây dựng với các tính năng sau:

  • Quản lý chi tiết nhập, xuất, tồn kho theo mã QR code;
  • Quản lý hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
  • Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng;
  • Quản lý định mức tồn kho;
  • Quản lý kho theo quy trình chuẩn;

5. Báo cáo quản trị

Hệ thống ERP cho phép hiển thị báo cáo quản trị dưới dạng Dashboard, giúp lãnh đạo có thể xem nhanh tổng quan tình hình hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trực thuộc một cách nhanh chóng với các thông tin đầy đủ, chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp có những định hướng kinh doanh kịp thời.

Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp

Trong tìm hiểu về phần mềm ERP, hiệu quả mà giải pháp này đem lại được nhiều doanh nghiệp quan tâm và chú trọng, các lợi ích có thể kể đến như:

  • Quản trị tổ chức hiệu quả hơn: Tính tích hợp của dự án ERP đã tạo ra không gian lưu trữ dữ liệu tập trung, nhất quán và theo thời gian thực. Điều này khiến ERP trở thành công cụ quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiệu quả. Nhờ vậy, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt cũng như cập nhật mọi hoạt động trong đơn vị của mình một cách tức thời. Ngoài ra, khả năng cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu được thể hiện bằng Dashboard trực quan với độ chính xác của dữ liệu là 100%, giải pháp ERP trở thành một bảng điều khiển của người lãnh đạo, hỗ trợ người quản trị nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp.
  • Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp: Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, từ đó có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.
  • Linh động trong quản lý: Với những thiết bị dễ dàng mang theo, người quản lý có thể giám sát công việc từ xa chỉ với vài thao tác để cập nhật dữ liệu cũng, từ đó dễ dàng theo dõi mọi hoạt động đang diễn ra. Nhờ vậy, công việc quản lý trở nên hiệu quả hơn với những kế hoạch hay phương án triển khai phù hợp và kịp thời với bất cứ các biến động xảy ra.
  • Đưa thông điệp đến khách hàng hiệu quả hơn: ERP hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng thông qua việc nắm bắt nhu cầu khách hàng từ việc lưu trữ lịch sử giao dịch từng khách. Với công cụ chăm sóc khách hàng thông minh, doanh nghiệp nắm bắt được khách hàng chính xác hơn và thực sự hiểu họ muốn gì, từ đó dễ dàng đề xuất những gì phù hợp nhu cầu của họ. Các thông điệp được tới đúng với đối tượng phù hợp, dễ dàng tạo cảm tình nhất định cho khách hàng. Nhận dạng được khách hàng mục tiêu chính là bước đầu tiên cho thương hiệu rõ ràng hơn.

Ngoài ra, ERP cung cấp một loạt giải pháp không chỉ dành riêng cho lãnh đạo doanh nghiệp và cả sự phát triển của tổ chức. Giải pháp ERP hỗ trợ doanh nghiệp vững mạnh hơn so với các đối thủ cạnh tranh còn đang chần chừ triển khai giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp; mở rộng hiệu quả mọi nguồn lực của tổ chức. Từ đó nhiệm vụ định vị thương hiệu doanh nghiệp trong khách hàng của người lãnh đạo tổ chức trở nên tinh gọn, tối ưu.

Đọc thêm: 6 lợi ích của phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp

Giá triển khai phần mềm ERP là bao nhiêu?

Không thể xác định được chính xác mức chi phí cụ thể mà doanh nghiệp sẽ bỏ ra để triển khai một phần mềm ERP hoàn chỉnh bởi còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Theo đó, các nhà cung cấp giải pháp sẽ báo giá triển khai dựa trên chính quy mô của doanh nghiệp, đặc thù hoạt động kinh doanh, số lượng nhân sự và số lượng module triển khai… Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thanh toán những khoản hết sức cần thiết nhằm phục vụ công tác sử dụng ERP như đào tạo người dùng, nâng cấp – bảo trì phần mềm, hay mở rộng kết nối các giải pháp khác… Điều đó đẩy chi phí của một dự án ERP sẽ cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ, thế nhưng giá trị nó mang lại là vô cùng to lớn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu mức chi phí này khi tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm trong nước, khi mà mức giá triển khai chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ và kỹ thuật, các đơn vị hoàn toàn có thể yên tâm vào các đơn vị triển khai trong nước, mà tiêu biểu như Công ty CP Công nghệ ITG.

Các bước triển khai ERP

Bước 1: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

Thông qua hàng loạt khảo sát dành cho doanh nghiệp triển khai bao gồm: Khảo sát hệ thống hạ tầng, Khảo sát cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, Khảo sát nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, báo biểu, hệ thống thông tin truyền thông…Đơn vị cung cấp phần mềm có thể nắm rõ bài toán mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải và xây dựng được tài liệu URD (tài liệu mô tả tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu các chức năng của từng bộ phận). Đây cũng là tiền đề quan trọng để xây dựng hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp.

Bước 2: Phân tích, thiết kế

Từ bộ tài liệu URD được thống nhất giữa hai bên, đơn vị cung cấp phần mềm có thể đưa ra các tư vấn và các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý bài toán doanh nghiệp gặp phải.

Bước 3: Lập trình

Dựa trên tài liệu mô tả URD, phía cung cấp sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả đáp ứng yêu cầu chức năng cho người sử dụng.

Bước 4: Test

Tại bước này, đội ngũ tester của đơn vị triển khai ERP sẽ tiến hành nhập liệu, chạy thử phần mềm và test các chức năng để đảm bảo việc thao tác và sử dụng phần mềm của khách hàng diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Bước 5: Triển khai (Golive)

Sau bước test phần mềm tại đơn vị công nghệ cung cấp phần mềm thì phần mềm sẽ được mang tới triển khai tại các bộ phận của doanh nghiệp triển. Đơn vị triển khai cũng có thể tham gia đào tạo cho đội ngũ nhân sự sử dụng hệ thống phần mềm. Đây là một bước quan trọng, bất kỳ sai sót nào phát sinh trong giai đoạn này cần được báo lại với đối tác cung cấp phần mềm xử lý kịp thời.

Bước 6: Nghiệm thu hệ thống

Đây là thời điểm mà quá trình triển khai đã được hoàn tất, khi đó, phần mềm sẽ chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Quy trình 6 bước triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp

Kinh nghiệm triển khai ERP thành công

Doanh nghiệp thường lầm tưởng, chỉ cần triển khai các giải pháp ERP là nhất định sẽ thành công, vì cho rằng dù sao đây cũng chỉ là một phần mềm về công nghệ, Thế nhưng để triển khai một phần mềm ERP thành công có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Mà quan trọng nhất là sự hợp tác và phối hợp cũng như chuẩn bị sẵn những kinh nghiệm của cả hai phía doanh nghiệp và nhà cung cấp.

Một số yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai thành công ERP có thể kể tới như:

  • Các nhà cung cấp cam kết sẽ tùy biến lại để phù hợp với doanh nghiệp thì chi phí cho việc sửa đổi này cũng rất cao và không khả thi với doanh nghiệp.
  • Phần lớn các phần mềm ERP chưa quan tâm đến sự thay đổi của doanh nghiệp. Các quy trình đặt sẵn trên phần mềm chưa có đủ độ linh hoạt, do đó giải pháp ERP chưa gần gũi với doanh nghiệp, tất yếu là khó đi vào cuộc sống doanh nghiệp

Đo lường hiệu suất và ROI của ERP

Đối với các doanh nghiệp triển khai dự án ERP, chỉ số hoàn vốn (ROI) được xem là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất để đánh gía mức độ thành công và giá trị mà dự án mang lại. Sau khi xác định những yếu tố của ROI dự kiến, doanh nghiệp có thể tiếp tục theo dõi các yếu tố đó trong thời gian sau cài đặt để đo lường ROI thực tế.

Sau khi đã xác định tổng chi phí đầu tư và lợi nhuận sinh ra khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp có thể tính được ROI theo công thức sau:

ROI = ( Lợi nhuận từ đầu tưChi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư * 100

Tổng quan về phần mềm 3S ERP – Phần mềm ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn

Phần mềm ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong điều hành tổng thể doanh nghiệp hiện nay là: phần mềm 3S ERP. Đây là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển và cung cấp bởi Công ty CP Công nghệ ITG – một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam.

Điểm khác biệt của giải pháp 3S ERP với các phần mềm ERP khác trên thị trường đó là được ITG xây dựng một cách chuyên sâu thông qua những bài toán đặc thù của doanh nghiệp, có thể kể đến một số giải pháp tiêu biểu như:

Việc phát triển hệ thống ERP theo ngành dọc sẽ giúp các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn phù hợp, bởi mỗi lĩnh vực có những yêu cầu quản lý khác nhau. Với 15 năm kinh nghiệm, ITG đã kết nối với hơn 1.000 khách hàng trong đó có nhiều doanh nghiệp lớn không chỉ trong nước mà còn có vốn đầu tư FDI nước ngoài.

Để được tư vấn và sử dụng demo sản phẩm 3S ERP, doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855


    Đăng kí nhận tư vấn và demo sản phẩm

    Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì?
    Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng


    Họ tên*
    Email*
    Số điện thoại*
    Tên doanh nghiệp*:
    Ngành/lĩnh vực*:
    Giải pháp quan tâm*:

    Cùng chuyên mục

    Bài viết mới

    Để trở thành giám đốc sản xuất giỏi

    Để trở thành giám đốc sản xuất giỏi

    Giám đốc sản xuất (Chief Product Officer - CPO) là người đứng đầu của nhà máy. Họ cũng coi là một đầu tầu, mỗi một quyết định của họ có thể ảnh hưởng rất lớn đến một doanh nghiệp. Vậy bí quyết để trở thành một giám đốc sản xuất
    Phương pháp để dự báo nhu cầu sản xuất

    Phương pháp để dự báo nhu cầu sản xuất

    Trong quá trình điều hành và thực hiện sản xuất thường ngày, nhà quản trị luôn phải đưa ra các quyết định khác nhau mà không thể biết một cách chính xác tương lai sẽ xảy ra như thế nào. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các nguồn lực như
    Tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho trong doanh nghiệp

    Tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho trong doanh nghiệp

    Quản lý kho là nhiệm vụ thiết yếu trong mỗi tổ chức. Cùng tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho để trở thành người đứng đầu kho bãi doanh nghiệp giỏi trong bài viết dưới đây: Hiểu rõ nhiệm vụ công việc Quản lý kho cần phải nắm rõ những
    7 lý do khiến dự án ERP thất bại

    7 lý do khiến dự án ERP thất bại

    Tại sao Nestle thu trái ngọt nhưng Hershey Foods lại nhận trái đắng từ triển khai ERP. Việc triển khai ERP thất bại đã khiến Hershey Foods giảm 19% lợi nhuận. Trên thực tế, có nhiều dự án triển khai ERP thất bại, chi phí vượt so với buget ban
    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

    Phần mềm ERP cho doanh nghiệp sản xuất là giải pháp được thiết kế nhằm đáp ứng những yêu cầu riêng biệt dành cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Do đó, phần mềm đem lại các tính năng phù hợp đặc thù ngành sản xuất, nhằm
    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Làm thế nào để ngăn chặn thay đổi phạm vi dự án ERP?

    Để triển khai một dự án ERP thành công, quản trị dự án/ giám đốc dự án ERP phải đề phòng một số tình huống có thể xảy ra như: chi phí vượt mức, nhân viên chủ chốt trong nhóm nghỉ việc. Một nguy cơ tiềm ẩn khác đó là