Mỗi khi một sự cố xảy ra, giải quyết vấn đề luôn là một yếu tố cần lưu tâm và phát triển của mỗi doanh nghiệp nhằm phục hồi và xây dựng lại danh hiệu của bản thân. Hiện nay, nhiều giải pháp đã được thiết lập để hỗ trợ công việc này, tuy nhiên phương pháp xác định và giải quyết vấn đề theo tám bước phát triển bởi Toyota (Phương thức Toyota) luôn là một giải pháp tối ưu và phù hợp với hầu hết doanh nghiệp.
Bước 1: Làm rõ vấn đề
Một vấn đề có thể được xác định theo một trong ba cách. Đầu tiên, xác định những sai lệch so với tiêu chuẩn sẵn có. Thứ hai là khoảng cách giữa điều kiện thực tế và điều kiện mong muốn. Thứ ba là xác định những yếu tố để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tại bước một, bạn cần làm rõ và nắm bắt chính xác những vấn đề mà doanh nghiệp của mình đang gặp phải. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn chi tiết và thực tế, qua đó giúp doanh nghiệp nắm bắt và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Bước 2: Phân tích sự cố
Khi đã nắm rõ vấn đề, doanh nghiệp có thể bắt đầu chia các vấn đề thành những nhóm nhỏ chi tiết và cụ thể hơn. Đây là thời điểm tốt để nghiên cứu và phân tích các yếu tố trong quy trình giải quyết vấn đề, phương pháp giải quyết sẽ hiệu quả hơn khi quản lý và giải quyết từng vấn đề nhỏ một, thay vì cố gắng giải quyết vấn đề lớn mà không có định hướng.
Bước 3: Đặt mục tiêu
Tới bước ba, doanh nghiệp cần tập trung vào những yếu tố cần thiết để hoàn thành dự án và giải quyết vấn đề đang gặp phải. Bạn nên đặt ra các mục tiêu lớn trong giới hạn và nguồn lực của doanh nghiệp.
Bước 4: Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Đây là bước quan trọng trong quy trình giải quyết vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn xác định các yếu tố thực tế gây ra vấn đề ngay từ đầu, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra hướng xác định chính xác hơn. Phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả sẽ quyết định bạn thực sự giải quyết nguyên nhân chính thay vì các nguyên nhân ngoài lề.
Bước 5: Xây dựng các biện pháp đối phó
Khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể sử dụng thông tin để phát triển các biện pháp giải quyết phù hợp nhằm loại bỏ gốc rễ của vấn đề. Theo phương thức Toyota, doanh nghiệp nên phát triển nhiều biện pháp đối phó cần thiết để trực tiếp giải quyết tất cả các nguyên nhân gốc rễ ngay cả khi những vấn đề phát sinh xảy ra. Khi đã phát triển các biện pháp đối phó của mình hiệu quả, bạn có thể bắt đầu thu hẹp chúng xuống mức thực tế và hiệu quả nhất dựa trên mục tiêu của bạn.
Bước 6: Thực hiện các biện pháp
Khi đã có đủ phương pháp từ giải quyết cho tới dự phòng, doanh nghiệp cần kiên trì thực hiện cho tới bước cuối cùng. Xem xét từng biện pháp xử lý một để theo dõi hiệu quả của từng biện pháp. Những sai sót là không thể tránh khỏi nhưng sự kiên trì của bạn là chìa khóa để dẫn tới thành quả tuyệt vời nhất.
Bước 7: Theo dõi kết quả và quy trình
Khi sai lầm xảy ra và các biện pháp đối phó thất bại, bạn cần xây dựng một hệ thống để xem xét và sửa đổi quy trình để có được kết quả như mong muốn. Bạn cũng có thể xác định xem kết quả dự định là kết quả của hành động hay của biện pháp đối phó, hay đó chỉ là một sự may mắn? Luôn có chỗ để cải thiện trong quá trình giải quyết vấn đề, nhưng bạn cần có khả năng nhận ra nó.
Bước 8: Tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa là một quá trình để bất kỳ ai, làm vào bất kỳ lúc nào cũng cho ra được kết quả giống nhau. Điều này sẽ giúp nhân rộng sự thành công và ổn định quy trình quản lý doanh nghiệp.
Phương pháp xác định và giải quyết vấn đề theo phương thức của Toyota mang đến cho doanh nghiệp một quy trình tối ưu và hiệu quả. Tuy nhiên doanh nghiệp cần nắm bắt và xác định rõ vấn đề cần giải quyết, từ đó xây dựng một hệ thống tối ưu để doanh nghiệp không còn tái gặp lại những vấn đề đã giải quyết.
