Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa với QR code/Barcode

Quản lý kho thông minh dựa trên những mã vạch thế hệ mới là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong bài toán quản trị kho. Cùng tìm hiểu quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa với QR code/Barcode trong bài viết dưới đây:

Yêu cầu trong quản lý kho vật tư hàng hóa 

Quản lý kho vật tư là hoạt động tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh của tổ chức. Để đạt được hiệu quả cao nhất khi theo dõi hàng hóa, vật tư doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định sau:

Quy định nhập hàng

  • Kiểm tra các giấy tờ nhập kho, chứng từ theo quy định pháp luật;
  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho;
  • Cập nhật số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho;

Quy định xuất hàng

  • Kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định pháp luật;
  • Yêu cầu tạo phiếu xuất kho với đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, người xuất kho và thông tin đơn hàng;
  • Cập nhật lượng hàng xuất kho;

Quy định lưu kho hàng hóa

  • Hàng hóa trong quá trình lưu kho cần được bảo quản cẩn thận;
  • Hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sẽ được chuyển sang khu vực riêng.

Quy định kiểm kho

  • Thực hiện kiểm kho theo định kỳ để theo dõi, đối chiếu số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách;
  • Cần có danh sách về việc theo dõi và kiểm tra hàng hóa, vật tư;
  • Thiết lập báo cáo định kỳ về tình trạng kho;

Quy định quản lý hàng hóa

  • Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học;
  • Cần bố trí hàng hóa thông minh phục vụ công tác nhập/xuất kho;
  • Lập sơ đồ kho thể hiện vị trí xếp đặt các kệ hàng hóa;
  • Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và sự thay đổi lượng hàng xuất nhập kho theo từng kỳ;
  • Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu;
  • Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho;
quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa
Quản lý kho thông minh là mục tiêu hướng tới của nhiều doanh nghiệp

Đọc thêm: Quy trình mua hàng hóa và những rủi ro khi mua hàng trong doanh nghiệp

Khó khăn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiện nay

Thách thức lớn mà các nhà quản lý vật liệu phải đối mặt là duy trì dòng nguyên liệu phù hợp cho sản xuất. Dưới đây là những khó khăn trong công tác quản lý kho vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp:

  • Nhiều sai sót trong hoạt động nhập, xuất hàng do lỗi của công nhân vận hành;
  • Các khâu quản lý phức tạp, nhiều giấy tờ khiến hoạt động nhập/xuất/kiểm kê tốn thời gian, nhân lực;
  • Người quản lý khó nắm bắt được trạng thái hàng hóa trong kho, từ đó không lên được phương án tồn kho tối ưu;
  • Thất thoát hàng hóa dẫn đến tình trạng thiếu sản xuất, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hàng tồn kho thường xuyên; 
  • Sự quản lý thiếu chặt chẽ dẫn đến những sai sót trong: hóa đơn vật liệu, số chu kỳ, phế liệu, lỗi vận chuyển, lỗi nhận và lỗi báo cáo sản xuất;

Đọc thêm: Quy trình quản lý kho, vật tư hàng hóa

QR code/Barcode giải pháp quản trị kho cho mọi bài toán trong doanh nghiệp

QR code và Barcode đều là mã công nghệ thông minh có khả năng thể hiện thông tin sản phẩm dưới dạng các ký tự. QR code/Barcode có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học, có thể kể đến như máy Handy Terminal. Đây là loại máy cầm tay, có khả năng cải thiện khả năng đọc mật độ cao trong không gian hẹp, cũng như khả năng quét ảnh linh hoạt khi chất lượng in mã vạch kém. 

Bên trong một mã QR hay Barcode in trên bề mặt hàng hóa sẽ chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm, thông tin liên hệ, tin nhắn, hoặc những thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Sử dụng QR code/Barcode là lựa chọn ngày càng phổ biến và rộng rãi của nhiều doanh nghiệp Việt, nhằm quản lý kho thông minh và có hiệu quả. 

quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa
Một số mã công nghệ phổ biến hiện nay

Đọc thêm: Phương pháp quản lý kho thông minh

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa với QR code/Barcode

Dưới đây là quy trình quản lý kho vật tư doanh nghiệp với QR code/Barcode:

  • Tiếp nhận vật tư, hàng hóa vào kho: Nhân viên kho sẽ nhập các thông tin sản phẩm vào hệ thống doanh nghiệp như: mã vật tư, tên vật tư lô sản xuất, số lượng hàng hóa, ngày sản xuất, chu kỳ sản xuất… Để hệ thống có thể mã hóa các thông tin cần thiết của hàng hóa, vật tư thành các kí tự. Mã vạch sẽ được dán lên thành phẩm trong kho.
  • Khi nhập kho hoặc xuất kho: Nhân viên kho sẽ dùng máy Handy Terminal quét mã vạch dán trên sản phẩm, thông tin về số lượng nhập/ xuất kho sẽ được máy ghi nhận và tự động đếm số lượng. Đồng thời liên kết với phần mềm để tự động tạo phiếu xuất/nhập kho nhanh chóng chính xác.
  • Kiểm kê vật tư, hàng hóa trong kho: Dùng máy Handy Terminal quét QR code/Barcode trên sản phẩm, thông tin về sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình máy quét. 
Sử dụng QR code/Barcode là giải pháp quản trị kho thông minh

Đọc thêm: Lập quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa cho doanh nghiệp

Hiệu quả khi vận hành chức năng quản trị kho trong 3S ERP

Dưới đây là những hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm 3S ERP trong quản lý kho hàng:

  • Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
  • Tự động lập phiếu nhập/ xuất kho nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối;
  • Mọi hoạt động nhập xuất/ kiểm kê kho thủ công sẽ được thay thế bằng tự động hóa, tiết kiệm nhân lực cũng như thời gian nhập/ xuất kho;
  • Quản lý tổng quan theo thời gian thực: cho phép các vị trí quản lý chủ chốt trong công ty có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào;
  • Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
  • Cho phép quản lý nhiều vị trí kho
  • Chủ động trong sản xuất: cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết. Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất
  • Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa
  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động

Để được giải đáp những thắc mắc trong bài toán quản lý kho thông minh, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 0986.196.838

Đọc thêm: Kho thông minh – Nền tảng số hóa doanh nghiệp

Nhận tài liệu miễn phí



GIẢI PHÁP ERP