Quản lý kho vật tư bằng QR code/ Barcode là giải pháp quản lý kho thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống; đồng thời tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt hiệu quả tối đa, tránh thất thoát. Hãy cùng giaiphaperp tìm hiểu về quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa bằng QR code/ Barcode.
Yêu cầu trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa
Quản lý kho vật tư là hoạt động tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh của tổ chức. Để đạt được hiệu quả cao nhất khi theo dõi hàng hóa, vật tư doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định sau:
Quy định nhập hàng
- Kiểm tra các giấy tờ nhập kho, chứng từ theo quy định pháp luật;
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho;
- Cập nhật số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho;
Quy định xuất hàng
- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định pháp luật;
- Yêu cầu tạo phiếu xuất kho với đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, người xuất kho và thông tin đơn hàng;
- Cập nhật lượng hàng xuất kho;
Quy định lưu kho hàng hóa
- Hàng hóa trong quá trình lưu kho cần được bảo quản cẩn thận;
- Hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sẽ được chuyển sang khu vực riêng.
Quy định kiểm kho
- Thực hiện kiểm kho theo định kỳ để theo dõi, đối chiếu số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách;
- Cần có danh sách về việc theo dõi và kiểm tra hàng hóa, vật tư;
- Thiết lập báo cáo định kỳ về tình trạng kho;
Quy định quản lý hàng hóa
- Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học;
- Cần bố trí hàng hóa thông minh phục vụ công tác nhập/xuất kho;
- Lập sơ đồ kho thể hiện vị trí xếp đặt các kệ hàng hóa;
- Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và sự thay đổi lượng hàng xuất nhập kho theo từng kỳ;
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu;
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho;
Đọc thêm: Quy trình mua hàng hóa và những rủi ro khi mua hàng trong doanh nghiệp
Một số khó khăn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiện nay
Thách thức lớn mà các nhà quản lý kho vật tư hàng hóa có thể kể đến như sau:
- Nhiều sai sót trong hoạt động nhập, xuất hàng do các thao tác được thực hiện bởi con người
- Các khâu quản lý phức tạp, nhiều giấy tờ khiến hoạt động nhập/xuất/kiểm kê tốn thời gian, nhân lực;
- Người quản lý khó nắm bắt được trạng thái hàng hóa trong kho, từ đó không lên được phương án điều chỉnh tồn kho tối ưu;
- Thất thoát hàng hóa dẫn đến tình trạng thiếu sản xuất, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hàng tồn kho thường xuyên;
- Sự quản lý thiếu chặt chẽ dẫn đến những sai sót trong: hóa đơn vật liệu, số chu kỳ, phế liệu, lỗi vận chuyển, lỗi nhận và lỗi báo cáo sản xuất;
Sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống dẫn đến nhiều sai sót trong hoạt động nhập, xuất hàng
Giải pháp quản lý kho theo mã QR code/Barcode: Quản lý kho hiệu quả, nhanh chóng
QR code và Barcode đều là dạng mã vạch có thể đọc bởi các thiết bị quét quang học, có thể kể đến như máy Handy Terminal. Đây là loại máy cầm tay, có khả năng cải thiện khả năng đọc mật độ cao trong không gian hẹp, cũng như khả năng quét ảnh linh hoạt khi chất lượng in mã vạch kém.
Một mã QR hay Barcode in trên bề mặt hàng hóa sẽ chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm ( quy trình sản xuất, lô lot, thông tin nguyên vật liệu) hoặc những thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp. Quản lý kho bằng cách sử dụng QR code/Barcode là lựa chọn ngày càng phổ biến và rộng rãi của nhiều doanh nghiệp Việt, nhằm quản lý kho thông minh và có hiệu quả.
Đọc thêm: Phương pháp quản lý kho thông minh
Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa với QR code/Barcode trong phần mềm quản lý kho thông minh – 3S iWAREHOUSE
Thay vì sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho thông thường, bạn sẽ sở hữu giải pháp vận hành kho 4.0: Đơn giản hơn – Chính xác hơn – Thông minh hơn với phần mềm 3S iWAREHOUSE. Đây là một phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý kho hàng thông minh của doanh nghiệp giúp chúng ta hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất với năng suất cao nhất có thể.
Một số chức năng cơ bản của hệ thống quản lý kho 3S iWAREHOUSE:
- Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa vật tư
- Quản lý tồn kho theo vị trí, thùng, gói, bao, pallet
- Tự động hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho bằng quét mã QR code/ Barcode trên sản phẩm
- Quản lý hàng hóa, vật tư theo lô, hạn sử dụng, tuổi hàng tồn kho
- Quản lý hàng hóa vật tư đồng thời nhiều đơn vị tính quy đổi
- Tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp
- Quản lý định mức tồn kho
Dưới đây là quy trình quản lý kho vật tư doanh nghiệp với QR code/Barcode trong phần mềm 3S iWAREHOUSE:
Với giải pháp 3S iWAREHOUSE, ngay từ khi phát hành lệnh sản xuất, mọi thông tin về thành phẩm sẽ được mã hóa thành các mã QR code/Barcode chứa các thông tin về mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, lô sản xuất, lô kiểm tra,…. Các mã QR code này sẽ được dán lên các thùng thành phẩm để theo dõi trong suốt quá trình luân chuyển hàng hóa.
Để thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê kho, ITG đã tích hợp tính năng quản lý kho trưc tiếp vào thiết bị Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR code/barcode và quét mã vạch ở khoảng cách 2m. Thông tin được ghi nhận từ máy Handy sẽ được đồng bộ với phần mềm quản trị hệ thống, hỗ trợ người quản lý có thể theo dõi thông tin nhập, xuất, tồn kho ở bất kỳ đâu ngay tại thời gian thực.
- Khi cần nhập/xuất kho nhân viên chỉ cần chọn lệnh nhập/ xuất kho trên máy Handy và quét mã Barcode/ QR code trên sản phẩm. Phần mềm sẽ ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu nhập/ xuất kho trên phần mềm mà nhân viên không cần phải tạo phiếu nhập/xuất như trước đây.
- Với việc kiểm kê kho chỉ cần 1 thao tác quét mã Barcode/ QR code hệ thống sẽ ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép tham chiếu với số lượng tồn trên phần mềm để so sánh giữa tồn kho và thực tế.
- Phần mềm giúp quản lý kho theo vị trí, hỗ trợ nhập xuất kho theo nguyên tắc FIFO/FEFO
- Phần mềm hỗ trợ truy xuất thông tin sản phẩm nhờ quét mã Barcode/ QR code trên sản phẩm.
Thay vì sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho thông thường, bạn sẽ sở hữu giải pháp vận hành kho 4.0: Đơn giản hơn – Chính xác hơn – Thông minh hơn với 3S iWAREHOUSE.
Hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE
- Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
- Tự động lập phiếu nhập/ xuất kho nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối;
- Mọi hoạt động nhập xuất/ kiểm kê kho thủ công sẽ được thay thế bằng tự động hóa, tiết kiệm nhân lực cũng như thời gian nhập/ xuất kho;
- Quản lý tổng quan theo thời gian thực: cho phép các vị trí quản lý chủ chốt trong công ty có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào;
- Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
- Cho phép quản lý nhiều vị trí kho
- Chủ động trong sản xuất: cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết. Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất
- Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động
3S iWAREHOUSE giải pháp vận hành kho 4.0: Đơn giản hơn – Chính xác hơn – Thông minh hơn
Tạm kết
Để được giải đáp những thắc mắc trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline tư vấn giải pháp : 092.6886.855 để được tư vấn sâu hơn.
