5S là từ khóa thú vị, biểu trưng cho tính chính xác và mạnh mẽ. Qua thời gian, 5s dần trở thành tiêu chuẩn đại trà và phổ biến trong mọi lĩnh vực. Vậy quy trình 5s là gì? Hãy cùng tìm hiểu kĩ hơn trong bài viết này:
>>>Đọc thêm: Biết thêm về 3D 5S
Quy trình 5s là gì?
5s là từ khóa mà nhiều người đã nghe tới, nhưng để hiểu rõ quy trình 5s là gì thì không phải ai cũng hiểu tường tận. Quy trình 5S được biết đến là một trong những chương trình quan trọng của triết lý Kaizen với mục đích bố trí, sắp xếp lại quá trình sản xuất một cách khoa học và hợp lý đồng thời nâng cao tính tự giác, ý thức, trách nhiệm trong lao động của doanh nghiệp.
5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
- Sàng lọc – Sort: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S, được tiến hành theo tần suất định kỳ.
- Sắp xếp – Set in order: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng. Ở bước này, cần thực hiện theo nguyên tắc chung: vật dụng có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng.
- Sạch sẽ – Shine: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
- Săn sóc – Standardize: là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
- Sẵn sàng – Sustain: rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. 5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc. 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực là nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí. Đó chính là đáp án cho câu hỏi quy trình 5s là gì?
>>>Đọc thêm: Kaizen là gì?
Ý nghĩa của 5s với doanh nghiệp
- Loại trừ vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt
Việc loại bỏ những vật dụng thừa không chỉ khiến nơi làm việc của bạn gọn gàng hơn, mà còn giúp bạn đỡ ‘’ngột thở’’ với núi đồ chồng chất trên bàn làm việc. Đồ đạc bừa bộn sẽ làm giảm tinh thần làm việc của mỗi người. Hơn hết, bạn sẽ nhận được những đánh giá không mấy thiện cảm của đối tác nếu họ thấy không gian sáng tạo của bạn lại chật chội như thế.
2. Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong làm việc
Thử tưởng tượng bạn có rất nhiều đồ đạc, và khi cần phải tìm kiếm gì đó, bạn sẽ phải lục tung mọi thứ lên. Nếu bạn sắp xếp gọn gàng mọi thứ, chỉ trong tích tắc bạn đã có thể thấy luôn được thứ mình cần. Đừng nghĩ tìm kiếm chỉ tốn ít thời gian, mỗi ngày một chút và như vậy là bạn đã phung phí một khoảng thời gian cực lớn, trong khi có thể tìm thấy một đối tác tiềm năng hay viết ra một bài viết làm vui lòng khách hàng. Đặc biệt đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.
3. Nâng cao chất lượng môi trường làm việc
Có thể bạn chưa biết: Không gian văn phòng và hiệu quả làm việc là hai yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau: Càng bừa bộn bao nhiêu, năng suất lao động của bạn càng dễ dàng sụt giảm bấy nhiêu!
Thêm nữa, khi thắc mắc quy trình 5s là gì, người ta thường chỉ nghĩ nó sẽ giúp về mặt mỹ quan, mà không biết rằng tuân theo quy trình trên còn giúp cải thiện chính sức khỏe bên trong. Ngoài việc môi trường làm việc trở nên gọn gàng và tối ưu đồ dùng cần thiết, việc vệ sinh và lau chùi thường xuyên giúp đồ đạc sạch sẽ, tránh bụi bẩn và vi khuẩn sinh sống. Cải thiện rất nhiều sức khỏe người làm việc.
4. Tăng cường tính kỷ luật cho nhân viên
Kỷ luật được rèn rũa từ chính những điều giản đơn. Thực hiện công việc tưởng như nhỏ nhặt và không quan trọng sẽ tôi luyện nên một một thói quen và tinh thần kỷ luật tốt cho mỗi nhân viên. Và tất nhiên, công ty nào kỷ luật càng tốt, công ty đó sẽ càng vững mạnh.
Kết
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp phần nào thắc mắc cho câu hỏi: quy trình 5s là gì. 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực góp phần đảm bảo rằng có một nơi tốt hơn để làm việc, cải thiện tinh thần công việc và giao tiếp hiệu quả hơn.
Hãy tìm cách để nuôi dưỡng và duy trì kiến thức về 5S trong một tổ chức. Nếu không có bước này, các bước khác sẽ trở nên vô nghĩa vì chúng sẽ sớm bị lãng quên.
>>>Đọc thêm: Cải tiến 5s: Tạo sự khác biệt cho doanh nghiệp
