Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, vì vậy vấn đề quản trị nhân sự từ lâu đã luôn được doanh nghiệp quan tâm, đặt lên hàng đầu. Doanh nghiệp càng trở nên lớn mạnh thì hệ thống quản trị nhân sự càng gặp nhiều khó khăn. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản trị nhân sự sẽ giúp đơn giản hóa các công việc trong quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi, đánh giá nhân sự; đơn giản hóa công tác chấm công, tính toán các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về bộ máy nhân sự của toàn công ty.
Phần mềm quản trị nhân sự là gì?
Là một hệ thống thông tin quản trị nhân sự toàn diện trên một cơ sở dữ liệu tập trung giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và xây dựng một bộ công cụ tác nghiệp hiệu quả cho phòng nhân sự. Thay vì phải quản lý phân tán dựa trên nguồn cơ sở dữ liệu đến từ nhiều bộ phận trong phòng nhân sự (bộ phận tuyển dụng, bộ phận đào tạo, bộ phận tiền lương…), dễ dẫn đến sai sót và thông tin không đồng bộ thì doanh nghiệp chỉ cần quản lý dựa trên một nguồn cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các phòng ban với nguyên tắc nhập liệu một lần, giúp đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ cũng như giảm thời gian làm việc cho bộ phận nhân sự.
Các ứng dụng của phần mềm quản trị nhân sự giúp làm tăng hiệu quả trong công tác quản trị
Các phân hệ chính của phần mềm quản trị nhân sự:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Phần mềm giúp quản lý các thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc tại công ty, quá trình lương, khen thưởng, kỉ luật… của nhân viên theo từng bộ phận, phòng ban; quản lý hợp đồng lao động và thực hiện cảnh báo khi nhân viên chuẩn bị hết hạn hợp đồng. Việc cập nhật thông tin, dữ liệu của nhân viên cũng trở nên đơn giản hơn, chỉ cần nhập liệu một lần, hệ thống sẽ tự động cập nhật trên tất cả các cơ sở dữ liệu liên quan đến thông tin của nhân viên.
- Quản lý tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng hiện nay cũng được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng với chính sách chiêu mộ nhân tài phục vụ cho việc mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Việc tuyển dụng ở nhiều doanh nghiệp còn rườm rà, quy trình cứng nhắc, tốn thời gian, làm tăng nguy cơ đánh mất những ứng viên tiềm năng.
Phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, quy trình tuyển dụng, kết quả phỏng vấn; nhận thông tin tuyển dụng từ các phòng ban trên hệ thống với yêu cầu cụ thể từng vị trí công việc, lưu trữ hồ sơ của các ứng viên giúp dễ dàng tìm kiếm, sàng lọc; lập các báo cáo liên quan đến tuyển dụng một cách tự động… giúp tối ưu thời gian cũng như quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Quản lý đào tạo:
Bên cạnh công tác tuyển dụng, công tác đào tạo nhân sự cũng là một trong những vấn đề then chốt của doanh nghiệp, được các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện. Việc lên kế hoạch đào tạo, thiết kế chương trình đào tạo sao cho phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của nhân sự cũng như phù hợp với định hướng doanh nghiệp là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt.
Với việc quản trị bằng phần mềm, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một hệ thống giúp quản lý hiệu quả công tác đào tạo ở các mặt: lên kế hoạch, tổ chức đào tạo; hoạch định ngân sách đào tạo dự kiến, thống kê chi phí đào tạo thực tế; đánh giá kết quả công tác đào tạo… Ngoài ra một số hệ thống còn cho phép theo dõi nhu cầu đào tạo từ các phòng ban, theo dõi thông tin khóa đào tạo, tài liệu đào tạo…
- Quản lý chấm công:
Quản lý thời gian làm việc, tăng ca, nghỉ phép… của nhân viên là một yêu cầu cơ bản của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý chấm công bằng phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp quản lý hiệu quả thời gian làm việc, thời gian nghỉ, thời gian làm thêm; theo dõi chi tiết ca làm việc, theo dõi tình trạng đi muộn/về sớm;… từ đó đưa ra các kế hoạch phân công lao động phù hợp, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian lao động.
Ngoài ra phân hệ này cũng kết nối chặt chẽ với phân hệ tính toán lương, thưởng, giúp việc thanh toán tiền lương cho nhân viên trở nên đơn giản, chính xác hơn, hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn so với khi tính toán, thống kê theo phương thức truyền thống.
- Quản lý tính lương thưởng, bảo hiểm, các chế độ phúc lợi:
Quản lý lương, thưởng, các chế độ của nhân viên luôn là bài toán khó đối với doanh nghiệp, và cũng là khâu xảy ra nhiều sai sót nhất trong doanh nghiệp. Phân hệ này cho phép doanh nghiệp tính toán tổng quỹ lương hiện có, sự biến động (tăng, giảm) của tổng lương, sự thay đổi của tổng lương nếu tăng lương cho một số bộ phận hoặc tăng số lượng nhân viên…
Phần mềm cũng hỗ trợ tính toán thuế thu nhập cá nhân cũng như chế độ bảo hiểm cho nhân viên, quản lý chi tiết về chế độ phúc lợi xã hội, truy xuất các báo cáo cần thiết theo quy định hiện hành… Đặc biệt khi có sự thay đổi chính sách nhà nước đối với người lao động, việc cập nhật thông tin vào toàn bộ hệ thống cũng đơn giản, dễ dàng và chính xác hơn.
- Quản lý đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc:
Công tác đánh giá chất lượng, năng lực, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, từng bộ phận, phòng ban cũng là một trong những công tác quan trọng trong việc quản trị nhân sự của một doanh nghiệp. Phân hệ quản lý hỗ trợ đánh giá nhân viên một cách có hệ thống, hiệu quả bao gồm kết quả công việc; kĩ năng, chuyên môn, ý thức làm việc; xếp loại nhân viên theo những tiêu chí cụ thể, làm cơ sở để xây dựng kế hoạch đào tạo, kế hoạch khen thưởng, kỉ luật hợp lý cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân trong công ty.
Trong thời đại bùng nổ khoa học công nghệ, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi mình để tăng năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, đặc biệt với các doanh nghiệp nước ngoài. Việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự không phải là dễ dàng khi doanh nghiệp phải thay đổi cách vận hành, quản trị truyền thống để trở nên phù hợp với việc quản trị bằng phần mềm. Tuy nhiên, khi đã áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn từ chi phí nhân lực, vận hành; việc quản trị cũng trở nên đơn giản hơn, phục vụ cho mục đích phát triển lâu dài, bền vững của doanh nghiệp.
