Trong môi trường quản trị hiện đại, việc triển khai phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp được coi là yếu tố quan trọng, cho phép các đơn vị đạt được các hiệu quả toàn diện trong việc quản trị và vận hành doanh nghiệp. Vậy có gì trong các giải pháp quản lý tổng thể dành cho doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp là giải pháp bao gồm các ứng dụng khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát được mọi hoạt động diễn ra từ khu vực sản xuất lên tới khối văn phòng, từ tầng hoạch định chiến lược, đến tầng thực thi. Mục tiêu cuối cùng của giải pháp đó là nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện thông qua hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu thông minh và hiện đại.
Tính tổng thể được thể hiện ở khía cạnh: chỉ với giải pháp quản lý này, doanh nghiệp bạn có thể kiểm soát mọi chức năng, mọi phòng ban trong tổ chức, thay vì cần triển khai rất nhiều phần mềm đơn lẻ rời rạc khác.
Đọc thêm: Cẩm nang về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Những chức năng bên trong giải pháp quản lý tổng thể cho phép quản trị toàn diện doanh nghiệp
Để có thể đạt được hiệu quả toàn diện khi đưa vào vận hành tại các doanh nghiệp gồm đầy đủ các quy trình cốt lõi gắn kết với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ các khâu trung gian… các giải pháp quản lý tổng thể sẽ được triển khai với 5 module lõi bao gồm:
Giải pháp quản trị toàn diện các hoạt động bán hàng bao gồm: Thiết lập kế hoạch bán hàng; Thiết lập các chính sách bán hàng; Quản lý quy trình bán hàng; Quản lý công nợ khách hàng; Quản lý đơn hàng bán/đổi trả hàng;
Với phần mềm hiện đại, doanh nghiệp có thể dễ dàng Lập kế hoạch mua hàng cũng như theo dõi và quản lý đơn hàng mua. Tính nổi bật của giải pháp còn nằm ở chỗ, nó không chỉ Quản lý chất lượng đầu vào mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tự động phân bổ chi phí mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng hóa theo những mã quy cách tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, còn giúp quản lý công nợ phải trả cho doanh nghiệp.
Khu vực kho có vai trò quản trọng, nhân tố hàng đầu tác động tới lợi nhuận doanh nghiệp. Do đó, quản trị kho là một phần không thể thiếu trong các giải pháp quản lý tổng thể. Việc triển khai các phần mềm tiên tiến này hỗ trợ doanh nghiệp Quản lý chi tiết nhập, xuất, tồn kho theo mã QR code; Quản lý hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet; Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng; Quản lý định mức tồn kho; Quản lý kho theo quy trình chuẩn. Từ đó cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh toàn cảnh về tình hình tồn kho trong tổ chức.
Cho phép người quản lý dễ dàng theo dõi các vấn đề tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách nhanh chóng thông qua các tính năng: Quản lý chi phí theo trung tâm phí; Quản lý budget lợi nhuận; Quản lý dòng tiền; Quản lý công nợ và kế hoạch thanh toán; Quản lý tài sản cố định, CCDC;
Khu vực sản xuất là một phần không thể thiếu trong mỗi nhà máy. Do đó, để doanh nghiệp dễ dàng quản trị toàn diện đơn vị của mình, thì bên cạnh việc kiểm soát các nghiệp vụ nổi bật của doanh nghiệp như tài chính kế toán, kho, bán hàng, mua hàng… buộc phải có sự quản lý tại khu vực nhà xưởng hay sản xuất.
Theo đó, việc triển khai các phần mềm quản lý cho phép các nhà máy có thể lập kế hoạch sản xuất tự động chính xác tới từng các mã hàng cần sản xuất trong tháng thông qua dữ liệu về đơn hàng và tồn kho.
Tuy nhiên giải pháp quản lý tổng thể trên chủ yếu hỗ trợ các quyết định chiến lược mà không thể giao tiếp máy móc một cách tức thời và cập nhật theo thời gian thực. Do đó, để quản trị khu vực sản xuất một cách chuyên sâu hơn, buộc phải tích hợp các phần mềm quản lý tổng thể với các hệ thống tiên tiên khác như giải pháp MES hay các công nghệ tiên tiến như IoT, RFID… Từ đó hướng tới mục tiêu xây dựng nhà máy thông minh toàn diện.
Vì sao phần mềm quản lý tổng thể trở thành một phần không thể thiếu của lãnh đạo mọi doanh nghiệp?
-
Công việc quản trị hiện đại ngày nay đòi hỏi sự linh hoạt, tập trung
Có thể thấy, điểm vượt trội hàng đầu của phần mềm quản lý tổng thể đó là cho phép các đơn vị quản trị toàn diện doanh nghiệp mình trên cùng một giao diện, hệ thống thông minh duy nhất.
Trước đây, sự riêng lẻ của các giải pháp đơn lẻ khiến cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Có thể thấy như doanh nghiệp cần tốn nhiều thời gian hơn trong việc theo dõi và nắm bắt, trong khi đó, dữ liệu quản trị lại không có sự nhất quán và xuyên suốt do không có sự gắn kết trong toàn bộ doanh nghiệp.
Ngày nay, sự biến động không ngừng của không chỉ thị trường mà ngay tại chính doanh nghiệp đã đòi hỏi một công cụ mạnh mẽ hơn, cho phép các đơn vị quản trị dữ liệu nhanh chóng, tức thời, thậm chí mang tính real-time. Chỉ khi đảm bảo yếu tố trên, doanh nghiệp mới có thể cải thiện độ chính xác trong kinh doanh, giúp loại bỏ các lỗi tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
Trong khi đó phần mềm quản trị tổng thể giúp cung cấp một luồng thông tin duy nhất và chính xác về mọi khía cạnh trong doanh nghiệp, hỗ trợ bộ phận văn phòng lập kế hoạch, phân tích, và quản lý hiệu quả mọi nguồn lực trong doanh nghiệp.
-
Công cụ tuyệt vời dành cho bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp
Với 5 phân hệ chức năng tham gia rộng rãi vào từng nghiệp vụ trong doanh nghiệp, điều này đã khiến giải pháp quản lý tổng thể trở thành khu vực lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ. Sự tập hợp dữ liệu này có ý nghĩa to lớn với ban quản trị khi giúp lãnh đạo có thể xem nhanh tổng quan tình hình hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trực thuộc theo ngày/tuần/tháng/quý/năm, với các thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời từ đó có thể có những định hướng cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ đưa ra các báo cáo phân tích chuyên sâu, giúp dự báo tình hình kinh doanh trong tương lai một cách chính xác nhất. Từ đó giúp cho nhà điều hành hoặc các bộ phận tác nghiệp hiệu quả hơn, đem lại lợi nhuận lớn hơn.
Phần mềm ERP: Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
ERP là phần mềm không đơn thuần mang tính công nghệ, mà đó là quy trình vận hành của doanh nghiệp, kết nối tất cả các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong môi trường sản xuất kinh doanh. Cụ thể :
- Phần mềm được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module – phân hệ): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (PO), module theo dõi báo giá của nhà cung cấp, module quản lý đơn hàng mua/ hợp đồng mua,… Phòng bán hàng có module tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, module quản lý đơn hàng bán/ hợp đồng bán,… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, Doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nời; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các Doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chon ERP.
- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thiết lập với các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong Doanh nghiệp. Với cách này Doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống.
Kết
Sự cần thiết của giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp là không bàn cãi, tuy nhiên để phần mềm trên thực sự đem lại hiệu quả thì buộc mỗi đơn vị có một lộ trình triển khai chi tiết cũng như tìm kiếm một đơn vị đồng hành phù hợp. Có như vậy, việc triển khai phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp nói riêng hay mục tiêu số hóa quy trình quản trị trong công ty mới có thể thành công thực sự.
Để được kết nối với các chuyên gia hàng đầu trong việc tư vấn, triển khai các giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, hãy liên hệ qua số hotline: 092.688.855
Đọc thêm: Các nhà cung cấp phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp tại Việt Nam: Đâu là lựa chọn tốt nhất?
