Phần mềm quản lý bảo hành là giải pháp tổng thể và toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác bảo hành sản phẩm. Cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý và bảo hành trong bài viết dưới đây:
Khái niệm về dịch vụ bảo hành
Bảo hành là hoạt động khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự cố kỹ thuật xảy ra do phía nhà sản xuất sau khi khách hàng sử dụng hàng hóa dịch vụ.
Công tác bảo hành được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ bảo hành và các tiêu chuẩn bảo hành được quy định bởi nhà sản xuất. Các chi phí liên quan tới dịch vụ bảo hành có ảnh hưởng quan trọng đối với doanh nghiệp.
Đọc thêm: Phương pháp quản lý bảo trì thiết bị trong nhà máy
Phần mềm quản lý bảo hành là gì?
Phần mềm quản lý và bảo hành là giải pháp được xây dựng nhằm hỗ trợ công tác bảo hành sản phẩm của doanh nghiệp sau khi cung cấp hàng hóa dịch vụ ra thị trường.
Giải pháp quản lý bảo hành hỗ trợ người quản trị nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức. Ứng dụng phần mềm vào việc quản lý bảo hành là nhu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ khách hàng trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Đọc thêm: Bí quyết tối ưu công việc từng phòng ban trong doanh nghiệp
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo hành trong doanh nghiệp
Để tăng khả năng cạnh tranh buộc doanh nghiệp phải số hóa bộ máy quản lý, nhằm nâng cao chất lượng từ chính dịch vụ bảo hành. Dưới đây là hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản và lý bảo hành:
- Cung cấp quy trình bảo hành chuyên nghiệp, hiện đại cho doanh nghiệp. Hỗ trợ người quản lý đưa ra những giải pháp thúc đẩy doanh thu, giảm thời gian và chi phí bảo hành cho doanh nghiệp;
- Quản lý hiệu quả dữ liệu từ bộ phận bán hàng và bộ phận bảo hành. Hỗ trợ tìm kiếm tức thì thông tin của sản phẩm và khách hàng thực hiện giao dịch, nhanh chóng ra quyết định tiếp nhận hay từ chối bảo hành. Nhờ đó, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của doanh nghiệp;
- Nắm bắt, quản lý quy trình bảo hành của từng sản phẩm song song với giám sát công việc của nhân viên bảo hành;
- Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và bộ phận có liên quan;
- Tính toán khối lượng công việc đã hoàn thành và khối lượng công việc cần hoàn thành, giúp nhân viên trong doanh nghiệp có thể nắm bắt tình trạng công việc, hỗ trợ đưa kế hoạch công việc một cách cụ thể, chính xác.
Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý bảo hành?
Chức năng của phần mềm quản lý bảo hành
Dưới đây là những chức năng cần thiết của phần mềm quản lý và bảo hành:
- Khai báo danh mục lỗi, yêu cầu
Quản lý danh mục các công việc sửa chữa ( Mã công việc, tên công việc, phân loại sản phẩm, đơn giá bảo hành);
- Thực hiện quá trình tiếp nhận sản phẩm
Quản lý thông tin tiếp nhận sản phẩm, đánh giá hỏng hóc và in phiếu tiếp nhận sản phẩm;
- Theo dõi quá trình bảo hành sản phẩm
Phân công kỹ thuật xử lý sản phẩm từ khách hàng;
Theo dõi các sản phẩm đang bảo hành, thông báo và báo giá cho khách hàng khi có phát sinh trong quá trình;
Cập nhập trạng thái xử lý sản phẩm trên hệ thống;
Gửi hàng cần bảo hành đến các trung tâm bảo hành;
Khai báo danh sách trung tâm bảo hành, theo dõi trạng thái bảo hành tại trung tâm;
Thống kê mức độ lỗi ở sản phẩm, nguyên nhân bảo hành, số lần bảo hành, thời hạn bảo hành cho khách hàng;
Lưu trữ thông tin về số serial, nhà sản xuất, nhà cung cấp, ngày sản xuất, thời gian bảo hành sản phẩm;
Bàn giao sản phẩm (thanh lý hợp đồng nếu có);
- Báo cáo bảo hành
Tiến hành nghiệm thu, đánh giá nhân viên kỹ thuật bảo hành và bàn giao sản phẩm cho phòng bảo hành;
In phiếu thanh toán, phiếu xuất xưởng sau khi sản phẩm bảo hành xong;
Tổng hợp đơn hàng bảo hành theo nhân viên kỹ thuật, thống kê các đơn hàng bảo hành theo danh mục: đúng hạn, trước hạn, trễ hạn;
- Chăm sóc khách hàng
Lưu trữ thông tin khách hàng, truy xuất giao dịch, lịch sử thanh toán, công nợ;
- Quản lý kho và dịch vụ
Phân loại sản phẩm ( bảo hành, sửa chữa …);
Cập nhật số liệu chi tiết các phụ tùng sản phẩm lưu kho;
Báo cáo tình hình bảo hành sản phẩm;
Quản lý thông tin chi tiết mặt hàng (Mã phụ tùng, mã lô, mã vạch, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán buôn, giá bán lẻ, xuất xứ, hạn sử dụng, cảnh báo tồn tối thiểu, tồn tối đa …);
Quản lý hàng tồn kho;
- Quản lý kế toán
Quản lý thanh toán;
Quản lý hóa đơn bảo hành;
Theo dõi công nợ khách hàng;
Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng;
Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu;
Bảo hành điện tử
Kích hoạt bảo hành điện tử, hỗ trợ kiểm tra bảo hành ngay trên website hoặc app của doanh nghiệp;
Bạn đang tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia và muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý bảo hành phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình? Hãy liên hệ với số hotline tư vấn giải pháp của chúng tôi: 0986.196.838
