Bộ phận kế toán mất nhiều thời gian để điều chỉnh tài chính vào cuối tháng. Dự báo bán hàng dựa trên phỏng đoán nhiều hơn là các số liệu chắc chắn. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo kịp số lượng đặt hàng và kết quả là sự hài lòng của khách hàng đang giảm sút. Doanh nghiệp rất khó để xác định được số lượng tồn kho trong nhà kho của mình và thật khó khăn để tìm kiếm hàng hóa khi lượng hàng trong kho lớn.
Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải một số vấn đề kể trên không? Nếu điều này đang diễn ra có nghĩa là đã đến lúc cần ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.
# 1: Bạn có rất nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau
Hãy dành một vài phút để suy nghĩ về cách nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện công việc theo dõi và xử lý thông tin.
- Nhân viên kế toán sử dụng một phần mềm cho việc theo dõi các khoản phải thu và phải trả.
- Nhân viên trong kho sử dụng một giải pháp hoàn toàn khác để theo dõi việc vận chuyển và nhận hàng.
- Bộ phận bán hàng phần mềm quản lý bán hàng để nhập vào đơn đặt hàng của khách hàng?
Và việc nhập các đơn hàng đó vào phần mềm kế toán có phải là một quy trình thủ công ngốn rất nhiều thời gian của nhân sự.
Khi các hệ thống phần mềm khác nhau chạy riêng biệt, việc đứt gãy thông tin xảy ra phổ biến. Nếu không có dữ liệu chính xác từ việc bán hàng, việc quản lý hàng tồn kho có thể bị ảnh hưởng. Đặc biệt kế toán sẽ phải mất rất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận để làm báo cáo tài chính.
Phần mềm ERP tích hợp các hệ thống này để mọi chức năng kinh doanh dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin chứa dữ liệu được update theo thời gian thực, giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn nhanh chóng hơn và giải phóng thời gian của họ để họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn cũng như giúp doanh nghiệp phát triển nhanh hơn.
# 2: Bạn không dễ dàng tiếp cận thông tin về doanh nghiệp của mình
Nếu ai đó hỏi bạn rằng tỷ suất lợi nhuận bán hàng trung bình của bạn là bao nhiêu, bạn sẽ mất bao lâu để tìm ra? Còn các chỉ số hiệu suất chính khác, như đơn đặt hàng mỗi ngày hoặc doanh số bán hàng cho đến nay thì sao? Đối với các công ty dựa vào các phần mềm rời rạc và excel cần được cập nhật liên tục và điều chỉnh theo cách thủ công.
Tốc độ thu thập dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh. Với giải pháp ERP, các giám đốc điều hành có thể có được cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào, bên cạnh đó, các nhân viên khác có thể nhận được thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Ví dụ: đại diện bán hàng có thể xem toàn bộ lịch sử giao dịch của khách hàng và chủ động cải thiện tỷ lệ gia hạn đồng thời tăng cơ hội bán thêm và bán kèm.
# 3: Kế toán mất nhiều thời gian và khó khăn hơn
Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý đầu tiên cho thấy cần ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ đến từ bộ phận kế toán của bạn. Nếu nhân viên kế toán sử dụng một phần mềm riêng lẻ và bộ phận kế toán phải dành hàng giờ mỗi tuần để nhập thông tin bán hàng một cách thủ công vào các hệ thống kế toán. Doanh nghiệp bạn cần xem xét lượng thời gian đang bị lãng phí cho các nhiệm vụ mà phần mềm ERP có thể xử lý ngay lập tức.
Tương tự đối với báo cáo tài chính – nếu bộ phận kế toán phải mất nhiều thời gian để hợp nhất hoặc đối chiếu thông tin tài chính giữa các hệ thống và thông qua vô số bảng tính, giải pháp ERP có thể tạo ra tác động đáng kể. Với tất cả các khoản tài chính trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, nhân viên kế toán sẽ không phải mất hàng giờ để đăng chéo thông tin, đánh số lại hoặc đối chiếu dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, giúp họ có thể tự do cung cấp các báo cáo quan trọng mà không bị chậm trễ và thất vọng.
# 4: Quản lý tồn kho
Khi các công ty phát triển, một trong những thách thức lớn nhất của họ thường là quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo rằng số lượng sản phẩm phù hợp ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh.
Khi dữ liệu bán hàng, hàng tồn kho và khách hàng được lưu trữ ở những khu vực riêng biệt, nó có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng trong toàn công ty của bạn. Nếu bạn hết sản phẩm phổ biến, doanh số sẽ giảm cho đến khi lô hàng tiếp theo đến. Trong khi đó, nếu một khách hàng gọi điện để hỏi về một đơn đặt hàng và nhân viên không thể theo dõi đơn đặt hàng đó để xem liệu nó đã được vận chuyển hay chưa – hoặc liệu nó còn trong kho hay không – thì sẽ ảnh hưởng rất lớn về trải nghiệm khách hàng.
Mặt khác, với hệ thống ERP, nhân viên ở mọi bộ phận sẽ có quyền truy cập vào những dữ liệu theo thời gian thực. Các đại diện trực tiếp khách hàng phải có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng về tình trạng đơn hàng và vận chuyển, tình trạng thanh toán, các vấn đề về dịch vụ, v.v. mà không cần phải cúp máy và kiểm tra với bộ phận khác. Tốt hơn, khách hàng có thể chỉ cần truy cập trực tuyến vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái. Trong khi đó, người quản lý kho có thể thấy lượng hàng đang ít dần và có thể sắp xếp lại hàng.
# 5: Công nghệ thông tin của bạn quá phức tạp và tốn thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống phần mềm đó là quản lý CNTT. Việc tùy chỉnh các hệ thống này, tích hợp và duy trì chúng bằng các bản vá và nâng cấp có thể phức tạp, tốn kém và tiêu tốn thời gian và tài nguyên quan trọng.
Nếu hệ thống chắp vá của bạn bao gồm phần mềm kinh doanh cũ, thì việc nâng cấp hệ thống có thể gặp nhiều rắc rối hơn. Các bản cập nhật này không chỉ tiêu tốn nhiều chi phí, tốn thời gian mà còn có thể hoàn tác các tùy chỉnh do nhân viên CNTT thực hiện. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi 2/3 doanh nghiệp quy mô vừa đang chạy các phiên bản phần mềm kinh doanh lỗi thời của họ.
