Phần mềm quản lý tổng thể trong doanh nghiệp ERP là giải pháp được nhiều ông lớn trong mọi lĩnh vực tin dùng thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng thành công mô hình công nghệ tiên tiến trên. Việc tìm ra được những lý do dẫn đến sự thất bại đó sẽ giúp các công ty đang có ý định triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp lường trước được những khó khăn và có sự chuẩn bị tốt cho kế hoạch xây dựng dự án ERP. Vậy đâu là những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?
Giải pháp quản trị doanh nghiệp là gì?
Giải pháp quản trị tổng thể nguồn lực trong doanh nghiệp có tên tiếng anh là ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning. Đây là giải pháp công nghệ được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện doanh nghiệp.
Để nắm rõ phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì, doanh nghiệp cần hiểu về nguyên tắc hoạt động của giải pháp so với những phần mềm đơn lẻ rời rạc: đó là tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với lượng dữ liệu lớn, ERP sẽ kết nối các thông tin của tổ chức với nhau.
Đọc thêm: Phần mềm ERP: Bước đà đột phá của ông lớn Vinamilk
Có phải cứ triển khai ERP là sẽ thành công?
Lịch sử của ERP đã có từ cách đây 100 năm. Vào những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ 21, việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp đã tăng nhanh chóng, khi nhiều tổ chức dựa vào ERP để hợp lý hóa quy trình kinh doanh cốt lõi và cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu. Cùng với đó là sự “nở rộ” của những nhà triển khai giải pháp trên khắp thế giới. Còn ở Việt Nam hiện nay đã bước vào một giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Điều cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần chú trọng hơn trong việc sử dụng các công cụ và hệ thống quản lý hiện đại như phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP để tăng năng suất và hiệu quả hoạt động, tăng sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Tuy nhiên, để đưa vào vận hành một phần mềm ERP hoàn chỉnh thì không phải doanh nghiệp nào cũng thành công.
Một thất bại điển hình trong việc triển khai phần mềm ERP trên thế giới đó là Hershey – một trong những nhà sản xuất socola lớn nhất thế giới. Lựa chọn thời điểm không phù hợp để triển khai ứng dụng ERP đã làm sụp đổ một công ty trong danh sách Fortune 500 (danh sách 500 công ty lớn nhất Mỹ về mặt doanh thu do tạp chí Fortune lập ra). Bởi cả hệ thống đi vào triển khai lắp đặt trước lễ Halloween, một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ. Điều này đã khiến quy trình kinh doanh của Hershey phải hứng chịu sự thay đổi và gián đoạn tạm thời. Ngoài ra ERP mà Hershey lựa chọn là giải pháp được xây dựng theo đặc thù doanh nghiệp với thời gian triển khai được nhà cung cấp khuyến nghị là 48 tháng. Nhưng với yêu cầu chỉ được tối đa 30 tháng của Ban lãnh đạo bằng việc cắt giảm các giai đoạn thử nghiệm quan trọng. Chính điều này đã khiến hệ thống bị tê liệt khi đưa vào sử dụng, bởi việc không ghi nhận được các đơn đặt hàng trong khi số lượng tồn kho hoàn toàn có thể đáp ứng.
Đọc thêm: ERP – Khi giấc mơ không phải màu hồng
Vậy những lý do khiến thất bại việc triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp là gì?
Những thất bại từ các doanh nghiệp lớn đã cho chúng ta bài học quý giá để tránh phạm phải những sai lầm khi triển khai hệ thống ERP. Có thể kể đến như:
- Chưa hiểu rõ nhu cầu doanh nghiệp: Doanh nghiệp không hiểu mình, không rõ nhu cầu công ty dẫn tới một mục tiêu triển khai hệ thống ERP thiếu cụ thể và không rõ ràng. Điều này có thể đưa cả dự án vào lối mòn không thể thoát ra.
- Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp: Năng lực của nhà cung cấp giải pháp công nghệ là một trong những yếu tố cần phải cân nhắc kỹ càng. Chỉ khi lựa chọn được nhà triển khai giàu kinh nghiệm, thực sự hiểu vấn đề của tổ chức, doanh nghiệp mới có thể được đáp ứng tốt các nhu cầu và mong muốn đã đề ra. Mỗi công ty cũng nên ưu tiên về những nhà cung cấp đã xây dựng thành công mô hình quản trị của nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.
- Đánh giá không đúng chi phí và thời gian triển khai: Với doanh nghiệp có yêu cầu vận hành phức tạp hơn, hệ thống ERP sẽ đòi hỏi quá trình triển khai gồm nhiều bước. Quy trình đó thường kéo dài cho tới lúc nghiệm thu với mức chi phí thường cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu bởi quá trình thử nghiệm theo yêu cầu doanh nghiệp. Hãy cân nhắc thời gian triển khai và đảm bảo tài chính để tránh việc dừng lại giữa chừng.
- Coi nhẹ việc đào tạo nhân viên sử dụng: Việc triển khai giải pháp công nghệ tiên tiến nhưng không có sự đào tạo bài bản và bồi dưỡng nhân viên kịp thời, sẽ dẫn đến những thất bại mà mà công ty có thể gặp phải. Bởi lẽ, sau cùng, người vận hành giải phải là nhân viên chứ không không phải lãnh đạo doanh nghiệp.
Công thức để triển khai ERP thành công là 40-40-20, trong đó 40% từ phía doanh nghiệp, 40% từ đối tác triển khai và 20% là do giải pháp. Bởi thế bạn hoàn toàn có thể làm chủ dự án của mình thông qua việc hiểu sâu hơn về giải pháp. Để được tìm hiểu giải pháp quản trị doanh nghiệp là gì, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855
Đọc thêm: LỰA CHỌN ERP SAO CHO HIỆU QUẢ?
