Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa là một công cụ giúp nhà quản trị kiểm soát hiệu quả việc sử dụng các vật tư đồng thời cũng giúp các nhân viên kho làm việc hiệu quả đúng quy trình. Hãy xem quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Sự cần thiết của quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa
Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây hậu quả khôn lường. Trong khi đó, nếu lập được một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa tối ưu nhất thì doanh nghiệp của bạn sẽ thấy được nhiều lợi ích thấy rõ:
- Lợi ích hàng đầu của quy trình quản lý kho bãi chính là giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo.
- Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa khoa học giúp người làm chủ bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển phù hợp.
- Với góc độ của người làm chủ, nếu quy trình quản lý kho hàng hóa được áp dụng thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.
- Mọi hình thức hoạt động trong kho (nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn,…) đều được chia ra từng khâu với từng người/bộ phận đảm trách cụ thể. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn.
- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
- Quy trình quản lý kho tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của khách hàng mà bạn đang phục vụ, tăng thêm các đơn hàng.
Để thực hiện được chính xác toàn bộ quy trình trên thật không dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực. Quy trình sử dụng phần mềm để quản lý kho vật tư hàng hóa dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về cách sử dụng phần mềm.
Sử dụng phần mềm để có quy trình quản lý kho hàng hóa hiệu quả nhất
Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản trị kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau tạo ra một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa tối ưu nhất.
Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong giải pháp 3S ERP như sau:
Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ thống kho cho doanh nghiệp. Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
Kế hoạch và kiểm soát:
◦ Định nghĩa các quy tắc kiểm soát: cho phép doanh nghiệp khai báo các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu- tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
◦ Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết.
Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng- trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tự động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
Hy vọng giải pháp ở trên sẽ giúp bạn tìm ra được quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa, hệ thống lại cách quản trị kho vận, điều hành chặt chẽ hơn, giảm các sự cố, tăng hiệu quả kinh doanh, giảm thiệt hại về kinh tế cho doanh nghiệp của mình.
>>>Đọc thêm: Triển khai ERP (P4) – Quản lý kho hàng
>>>Đọc thêm: Mở rộng giải pháp 3S ERP ngành cơ khí: Quản lý kho thông minh bằng ứng dụng QR Code trên máy Handy Terminal
