Để kinh doanh hiệu quả, bên cạnh tối ưu sản xuất doanh nghiệp cần xây dựng và quản lý hệ thống phân phối một cách chuyên nghiệp và sát sao.
>>>Đọc thêm: Dapharco – Top 5 nhà phân phối dược phẩm lớn nhất tại Việt Nam ứng dụng phần mềm nào để quản lý?
Để quản lý hệ thống phân phối cần xây dựng các bước như thế nào?
Nghiên cứu và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn hệ thống phân phối, tập trung vào các yếu tố như: Giới hạn địa lý của thị trường – đặc điểm và nhu cầu của khách hàng với sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp cung cấp; Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp (thực trạng và tiềm năng)…
Xác định rõ mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống kênh phân phối trên cơ sở mục tiêu chung của doanh nghiệp và các mục tiêu cụ thể về bán hàng. Xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả có thể đáp ứng nhiều yêu cầu, mục tiêu định hướng khác. Vậy nên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn mục tiêu.
Lựa chọn và phát triển các yếu tố thuộc hệ thống phân phối (kênh phân phối). Các yếu tố chủ chốt gồm hai nhóm cơ bản: lực lượng bán hàng của doanh nghiệp và người mua trung gian.
Thiết lập lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: đóng vai trò rất quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của kênh phân phối, lực lượng bán hàng này bao gồm: lực lượng bán hàng cơ hữu; các đại lý bán hàng có hợp đồng.
Đảm bảo khả năng kiểm soát hoạt động của kênh, đồng thời thường xuyên phân tích hiệu quả của từng kênh bán hàng cũng như toàn bộ hệ thống.
Hệ thống phân phối mang tính chất dài hạn, không thể dễ dàng thay đổi trong thời gian ngắn. Đặc biệt với xu hướng tiếp cận tới từng điểm bán lẻ như hiện nay thì việc tối ưu năng suất hệ thống phân phối là vấn đề doanh nghiệp cần đặt nặng.
Có những cách nào để quản lý hệ thống phân phối hiệu quả?
- Khuyến khích các thành viên kênh phân phối
Mối quan hệ giữa các thành viên kênh và nhà sản xuất là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ đó càng mật thiết càng dễ đi đến mục tiêu chung của cả hệ thống. Muốn vậy nhà sản xuất phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của các trung gian và có hướng giúp đỡ giải quyết.
Trợ giúp về dòng sản phẩm: nhà sản xuất đảm bảo cung cấp cho các thành viên kênh dòng sản phẩm tốt nhất, có khả năng bán được với doanh số cao, đạt được lợi nhuận cao.
Trợ giúp về quảng cáo và xúc tiến bán hàng. Một chiến dịch quảng cáo là cách lôi cuốn tốt nhất đối với người tiêu dùng vì khi đó họ sẽ biết đến sản phẩm, biết đến công ty và khi đó cơ hội bán hàng sẽ tăng lên.
Sự trợ giúp về quản lý: công ty nên đào tạo một lực lượng nhân viên bán hàng để họ có khả năng trong việc phân tích và xúc tiến thị trường.
Ngoài các biện pháp trên, nhà sản xuất còn phải giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn về sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh, về sự thay đổi của môi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.
- Đánh giá hoạt động của các thành viên kênh
Việc đánh giá hoạt động của họ là rất quan trọng, mang tính thời kỳ và là sự xem xét tổng hợp.
Hoạt động bán: đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và hay được sử dụng nhất là để đánh giá hoạt động của các thành viên kênh. Thông thường người quản lý đánh giá hoạt động bán dựa trên:
Doanh số bán hiện tại của các thành viên kênh so với lượng bán hàng trong lịch sử.
So sánh khối lượng bán của mỗi thành viên kênh với tổng lượng bán của các thành viên kênh.
Lượng bán của từng thành viên kênh so với các chỉ tiêu đã được xác định trước.
Duy trì tồn kho: lượng tồn kho được thể hiện trong hợp đồng buôn bán của các thành viên kênh. Xác định một mức tồn kho đều đặn là cần thiết bởi nó đảm bảo cho tính sẵn có của hàng hoá trên thị trường. Hoạt động tồn kho được thể hiện bởi:
Mức tồn kho trung bình của các thành viên kênh là bao nhiêu?
Điều kiện và phương tiện tồn kho như thế nào?
Ngoài ra các nhà quản lý phải đánh giá hoạt động của các thành viên kênh dựa trên sức cạnh tranh của các thành viên đó.
- Sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối
Sau khi đã xây dựng được một hệ thống phân phối, việc quan trọng không kém là quản lý thật tốt nó. Nếu làm theo những gì đã nêu ở trên có vẻ khá lý thuyết và khó hiểu, đơn giản mà tiện dụng, bạn hãy đầu tư phần mềm ERP để quản lý kênh phân phối tốt nhất.
Phần mềm có đầy đủ các tính năng giúp bạn quản lý được hàng hóa nhập xuất tồn, hàng hóa giao cho các kênh, số lượng tiêu thụ của từng kênh, quản lý nhân viên… Phần mềm còn có thể lên báo cáo cho bạn các hoạt động bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng nhất. Phần mềm quản lý hệ thống phân phối là một giải pháp công nghệ tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm của doanh nghiệp; bao gồm tự động hóa bán hàng, cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả,…Chỉ cần ngồi tại văn phòng mà bạn vẫn có thể quản lý và nắm bắt trực quan thị trường về doanh số từng mặt hàng, ngành hàng, độ phủ, tồn kho, trưng bày, khuyến mại,… đều được “số hóa” và cập nhật về hệ thống theo thời gian thực.
>>>Tìm hiểu sâu hơn về giải pháp ERP cho ngành phân phối bán lẻ: Giải pháp ERP cho ngành phân phối: Bí quyết của người dẫn đầu
