Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng cần ưu tiên đầu tiên. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì? Ý nghĩa, quy trình và cách quản lý kế hoạch sản xuất ra sao để đạt hiệu quả cao nhất.
Kế hoạch sản xuất là gì?
Kế hoạch sản xuất là bản kế hoạch đưa ra các nhiệm vụ cho từng nhà máy/bộ phận sản xuất. Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần. Kế hoạch sản xuất sẽ được sử dụng phân bổ nguồn lực của các hoạt động của nhân viên, vật liệu và năng lực sản xuất, để phục vụ các khách hàng khác nhau.
>>>Đọc thêm: 3 lợi ích của giải pháp quản trị sản xuất cho Doanh nghiệp
Làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả?
Khi hiểu rõ được khái niệm kế hoạch sản xuất là gì thì chúng ta cần biết làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả. Tùy thuộc theo phương án sản xuất để tồn trữ hay sản xuất theo đơn hàng thì bộ phận kế hoạch sẽ có phương án lập kế hoạch sản xuất khác nhau nhằm mang lại sự tối ưu về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để phát triển kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị và bộ phận bán hàng. Họ có thể cung cấp dự báo bán hàng hoặc danh sách các đơn đặt hàng của khách hàng. Việc sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau có thể yêu cầu các nguồn lực khác nhau và phục vụ các khách hàng khác nhau. Do đó, lựa chọn phải tối ưu hiệu suất sản xuất để đảm bảo giao hàng đúng hạn cho khách.
Một yếu tố quan trọng trong kế hoạch sản xuất là “ước tính chính xác năng lực sản xuất của các nguồn lực sẵn có, tuy nhiên đây là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất để thực hiện tốt”. Lập kế hoạch sản xuất phải luôn luôn tính đến “tính khả dụng của nguyên liệu, tính sẵn có của tài nguyên và kiến thức về nhu cầu trong tương lai”.
1.Xác định các nguồn lực cần thiết
Kế hoạch sản xuất được lập để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng căn cứ vào các đơn hàng hoặc báo cáo dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng. Theo đó, cả nhà máy và toàn công ty sẽ phải chạy theo các kế hoạch sản xuất được lập trước đó. Để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất, nhân viên kế hoạch phải căn cứ và các thông tin bao gồm:
- Tình hình mua – bán hàng
- Báo cáo kho hàng hóa
- Nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của nhà máy
- Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ.
- Số lượng tồn kho Nguyên vật liệu và kế hoạch mua hàng sắp hoàn thành quyết định số lượng có thể sản xuất được cho thời điểm kế hoạch.
- Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.
- Các số liệu thống kê rủi ro sẽ giúp kế hoạch sản xuất hạn chế các sự cố phát sinh ảnh hưởng đến sản lượng kế hoạch đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Khi đã xác định được các yếu tố này thì bạn có thể lên một bản kế hoạch sản xuất tối ưu nhất đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất cần thiết.
2.Cách lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả
Yêu cầu tối quan trọng của bộ phận lập kế hoạch sản xuất là phải biết được các thông tin cần thiết liên quan đến tình hình của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban có liên quan đến sản xuất. Bằng cách truyền thống, nhân viên kế hoạch sẽ tập hợp các báo cáo từ các bộ phận khác trong công ty và tiến hành phân tích để lên kế hoạch sản xuất phù hợp theo tiến độ kế hoạch. Và toàn bộ quy trình này với phương pháp truyền thống và sự hỗ trợ từ excel thì thời gian thực hiện tối thiểu từ vài ngày tới vài tuần.
Tuy nhiên với yêu cầu khắc khe về mặt thời gian trong thời buổi hiện tại, với mỗi đơn hàng của khách hàng trong nước hoặc nước ngoài thì doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Do đó có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm ERP để các phòng ban có thể kế thừa số liệu của nhau một cách nhanh nhất. Theo đó, tất cả báo cáo cần thiết ở tất cả phòng ban ứng dụng phần mềm sẽ chỉ cần vài phút để lập, export và in khi cần thiết. Do vậy sẽ rút ngắn tối đa thời gian và giúp bộ phận kế hoạch có thể lập và quản lý kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả nhất có thể.
Lập kế hoạch sản xuất nhanh chóng chính xác với phần mềm 3S ERP
Ứng dụng giải pháp quản trị tổng thể nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP trên phần mềm giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ từng bước công việc tại doanh nghiệp của mình. Việc kiểm soát này cụ thể từ khâu nhập liệu đầu vào, cho đến lên báo cáo chi tiết phục vụ cho từng phòng ban và từng nhu cầu quản trị của phòng ban đó hoặc cho ban Giám đốc.
Phần mềm 3S ERP hỗ trợ đắc lực cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất
Đối với bộ phận lập kế hoạch sản xuất, họ sẽ không cần mất nhiều thời gian để thống kê các dữ liệu như: tồn kho và đơn đặt hàng, nhân công máy móc… được cập nhật sẵn trên phần mềm. Với các thông tin được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban, bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ theo dõi và cập nhật tức thời mọi thông tin cần thiết để lập kế hoạch sản xuất và truyền dữ liệu tức thời đến bộ phận sản xuất sau khi kế hoạch được duyệt. Đồng thời, các kế hoạch này sẽ được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu chung, hỗ trợ cho việc tổng hợp thống kế, phân tích hiệu quả hoạt động sau này.
Trên cơ sở đó, giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp trên phần mềm sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp ở cả hoạt động kinh doanh và sản xuất trong kỳ, từ đó giúp tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Để tìm hiểu sâu hơn về giải pháp 3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp trong lập kế hoạch sản xuất như thế nào, mời bạn đọc đón đọc bài viết: Tự động lập kế hoạch sản xuất với phần mềm 3S ERP
