Kaizen là gì?
Kaizen là quá trình cải tiến liên tục theo thời gian.Thực tế là các tổ chức theo triết lý Kaizen tin vào việc “từng bước cải tiến” các quy trình của họ. Kết quả là, họ có thể không hoàn thành một nhiệm vụ trong một lần, nhưng thay vào đó từng bước cải thiện nhiệm vụ nói trên và liên tục cải thiện từng chút một.
Khái niệm này có nguồn gốc từ Nhật Bản và là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “Thay đổi là tốt”. Về cơ bản, triết lý cho rằng những thay đổi nhỏ theo thời gian có thể dẫn đến một sự thay đổi lớn và tích cực cho tổ chức. Nhờ vào triết lý này mà nhiều doanh nghiệp Nhật Bản được biết là có năng suất tốt nhất trên toàn thế giới.
Kaizen giúp đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tạo ra một nơi làm việc mà không có quá trình dư thừa. Cải tiến liên tục có thể tạo ra một công ty có hiệu quả và năng suất cao, điều mà tất cả các nhà quản lý và công ty đều phấn đấu.
Đặc trưng của Kaizen
- Kaizen cải thiện các quy trình do đó mang lại kết quả tốt hơn cho tổ chức
- Sử dụng dữ liệu thích hợp để cải thiện nhờ đó cải thiện độ chính xác
- Bởi vì triết lý cải tiến liên tục, Kaizen loại bỏ các vấn đề từ gốc rễ và có thể thay đổi hoàn toàn chu trình hoạt động.
- Khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng từ đó người quản lý sẽ thực hiện để cải thiện quy trình.
- Giúp loại bỏ các quy trình thiếu hiệu quả, các bước không cần thiết và giúp cải thiện chức năng tổng thể trong tổ chức
- Nếu một tổ chức theo triết lý của Kaizen, thì mọi người – từ CEO cho đến nhân viên đều có trách nhiệm cải tiến liên tục trong tổ chức của họ.
Khung 5S và vai trò của nó trong Kaizen
5S là một khung tổ chức giúp cải thiện nơi làm việc và đặc biệt tập trung vào con người. Nó tạo ra một văn hóa trong công việc lành mạnh với các quy tắc và quy định cụ thể để làm theo, từ đó tiêu chuẩn hóa công việc và làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Nó gắn liền với Kaizen và Kaizen sử dụng khuôn khổ 5S để cải tiến liên tục trong văn hóa công việc và các quy trình làm việc của tổ chức. Trong thực tế, một sự kết hợp của 5s và Kaizen có thể giúp giảm tải công việc không cần thiết và làm cho nhân viên hạnh phúc hơn.
Khung 5S hướng dẫn các nhân viên về cách duy trì không gian làm việc, cách bố trí không gian làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn, cách giữ cho mình an toàn, v.v.
5S là tượng trưng cho 5 từ tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke với 5 nguyên tắc:
- Seiri (sàng lọc): những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc cần được sàng lọc và loại bỏ.
- Seiton (sắp xếp): sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, gọn gàng theo một trật tự nhất định, tiện lợi cho việc sử dụng.
- Seiso (Sạch sẽ): giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc đảm bảo không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc hay trên máy móc và thiết bị
- Seiketsu (Săn sóc ): liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso để giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất
- Shitsuke (Sẵn sàng) :tạo nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện
Như vậy, thay vì để mất đi những kiến thức quan trọng và trở nên tự mãn, mỗi công ty đều nên tìm cách để nuôi dưỡng và duy trì kiến thức về 5S trong một tổ chức. Nếu không có bước này, các bước khác sẽ trở nên vô nghĩa vì chúng sẽ sớm bị lãng quên. Điều này làm cho các nhân viên và quản lý ra quyết định độc lập hơn và bản thân họ có thể thực hiện 5S của Kaizen cùng với đó là cố gắng duy trì và thúc đẩy người khác chấp nhận nó.
