Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Con người là nguồn lực, là tài sản quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sự phát triển thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ của tổ chức đó. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Chính vì thế trong một doanh nghiệp không thể thiếu một hệ thống thông tin quản lý nhân sự để quản lý doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự rất cần thiết trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một xu hướng tất yếu trong phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập đến nhiều khu vực, nhiều quốc gia đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật.

Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người ngày càng mạnh như hiện nay đã gặp nhiều rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân sự,… Một trong những nguyên nhân căn bản gây nên những khó khăn này là đầu mối liên kết thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không gắn kết, sự tác động tương tác của hệ thống với các nhân tố bên ngoài chưa đạt hiệu quả cao. Để khắc phục được những tình trạng đó, các hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện nay đã bắt tay vào nghiên cứu và định hướng quy trình hoạt động của mình thông qua các luồng hệ thống thông tin thiết kế, sắp xếp, luân chuyển nội bộ và lưu trữ trong các kho dữ liệu.

Khái niệm và chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức vì con người tham gia hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thức hiện các công việc không thể tự động hóa (xử lý sự cố chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…)

Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.  Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên.

Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến hoạch chiến thuật và chiên lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân sự khác. Các quyết định quản trị nhân sự cần có sự hỗ trợ của hệ thống thông tin quản lý nhân lực là:

  • Tuyển chọn người lao động
  • Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức
  • Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động
  • Đào tạo và phát triển người lao động
  • Quản lý, lương thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động
  • Phân tích và thiết kế công việc
  • Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu
  • Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống sản xuất và hệ thống Marketing.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực, là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lý nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự cũng như lương của nhân viên một cách nhanh chóng, thuận lợi.

Luồng dữ liệu đầu vào/ra của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin quản lý nhân sự bao gồm: kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các thông tin từ các hệ thống thông tin xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lí lịch, các văn bang, chứng chỉ, bằng khen,…của nhân viên), các dữ liệu bên ngoài tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành cúa các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác,…)

Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận, tổng hợp về lương, thưởng,…báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết.

Xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý nhân viên mà còn khai thác tối đa tiềm năng về mặt con người của chính doanh nghiệp của họ.

>>>Đọc thêm: Phải làm thế nào để chinh phục nghề quản lý nhân sự

>>>Đọc thêm: Phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất từ ITG

Nhận tài liệu miễn phí



GIẢI PHÁP ERP