Nếu đã từng hoạt động doanh nghiệp hoặc làm các công việc liên quan đến công nghệ thông tin cho các công ty, chắc hẳn ban đã từng nghe qua về phần mềm ERP hay hệ thống ERP. Phần mềm này được biết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong quản lý và vận hành các hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ làm rõ các khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm ERP là gì? cũng như các tác động của nó đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính trong doanh nghiệp của hệ thống phần mềm ERP là gì?
Chuẩn hóa quy trình hoạt động
Để vận hành được hệ thống ERP trước tiên doanh nghiệp phải xác định cơ cấu tổ chức, cụ thể bao gồm:
- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp như thế nào? Quy mô ra sao?
- Tổ chức chi nhánh, nhà máy của công ty
- Chuẩn hóa hệ thống danh mục
- Danh sách phòng ban, các khoản ngân sách chi phí
- Các định khoản chuẩn tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Chuẩn hóa nguồn lực sản xuất
- Chuẩn hóa định mức nguyên phụ liệu, quy trình sản xuất
- Xây dựng bài toán giá thành sản xuất
- Chuẩn hóa định mực nguyên phụ liệu, quy trình sản xuất
- Chuẩn hóa các giao dịch
- Chuẩn hóa các quy trình hoạt động
Kiểm soát và ngăn chặn rủi ro xảy ra sai sót
ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng phân công vai trò của nhân viên trong quy trình hoạt động. Việc phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát công việc của từng bộ phận, nhân viên tránh tình trạng mất kiểm soát. Khi các hoạt động doanh nghiệp được quy trình hóa, đầu ra của bước trước là đầu vào của bước sau, các bước sau sẽ thừa hưởng số liệu từ bước trước, đảm bảo số liệu thông suốt từ bước đầu đến bước kết thúc chương trình. Ngoài ra nếu các bước cần sự phê duyệt của các quản lý thì người dùng muốn thực hiện bước tiếp theo thì cần có sự phê duyệt này. Sự phê duyệt giúp các quy trình hoạt động của doanh nghiệp đúng đắn qua kiểm soát của người phê duyệt.
Hỗ trợ hoạch định
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành của doanh nghiệp. Như giúp tính toán kế hoạch cung ứng nguyên liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng. cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đong vốn. Phần mềm ERP còn là công cụ hỗ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là giải pháp giúp giảm thiểu sai xót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết giữa doanh nghiệp với đơn vị thành viên, phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải tuân theo.
>>>Đọc thêm: Infographic: 7 lợi ích của phần mềm 3S ERP thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
Phân tích hệ thống phần mềm ERP là gì?
Vậy chính xác hệ thống phần mềm ERP là gì? ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. hiểu đơn giản thì hệ thống ERP là hệ thống được dùng để hoạch định tài nguyên trong doanh nghiệp hay tổ chức.
Ý nghĩa của 3 từ ERP là gì?
R: Resource (Tài nguyên): Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP thì resource có nghĩa là nguyên. Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên. Cụ thể là:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp.
- Phải hoạc định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất
- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kì “lột xác” thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa danh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu”. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP
P: Planning (hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh danh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng,…Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vât tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng, giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính toán được mô hình sản xuất tối ưu,… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.
Đặc trưng nổi bật của hệ thống phần mềmERP là gì?
Đặc trưng của hệ thống phần mềm ERP là gì? đó là nó có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình như kế toán, quản trị sản xuất, mua hàng, bán hàng, quản trị kho bãi và quản lý nhân sự tiền lương.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.
Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của hệ thống phần mềm ERP là gì?: chính là cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down,…Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài.
>>>Đọc thêm: Giải pháp ERP Việt đầu tiên ứng dụng IoT vào quản lý sản xuất
