Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP phù hợp, bạn có thể sẽ bắt gặp hai thuật ngữ ERP tùy biến (Customization) và ERP tùy chỉnh (Configuration)
Mặc dù hai thuật ngữ này dường như là một khái niệm tương đồng, song chúng lại khác nhau về định nghĩa và mục đích sử dụng. Một số khác biệt quan trọng giữa chúng là phạm vi dự án, thời gian triển khai, chi phí, và nỗ lực đào tạo để biến đổi hệ thống ERP phù hợp dựa trên những yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Đọc tiếp bài viết dưới đây để tìm hiểu sự khác biệt, ưu nhược điểm của chúng.
ERP tùy biến là gì?
ERP tùy biến đề cập đến hệ thống sử dụng các đoạn mã (code) mới trong phần mềm để thêm hoặc thay đổi các chức năng của mô-đun tích hợp sẵn nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Các chức năng tùy biến này có thể được thêm vào phiên bản tiêu chuẩn của ERP. Tùy biến cũng bao gồm tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba để nâng cao khả năng và cung cấp một giải pháp toàn diện đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp.
Quá trình tùy biến cũng bao gồm việc tìm hiểu chi tiết các yêu cầu kinh doanh, xây dựng kế hoạch tùy biến, phát triển, thử nghiệm, triển khai, đào tạo nhân sự và các hoạt động sửa lỗi trong quá trình triển khai thực tế. Việc ERP tùy biến có thể đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí, tùy thuộc vào phạm vi thay đổi và quy mô doanh nghiệp.
Dưới đây là một số ví dụ về tùy biến các chức năng theo yêu cầu trong hoạt động ERP tùy biến:
- Bổ sung các bố cục biểu mẫu, menu, danh mục sản phẩm
- Phát triển hoạt động xuất dữ liệu
- Tự động hóa quy trình kinh doanh
- Phát triển các mô đun chức năng bổ sung để đáp ứng các hoạt động kinh doanh hiện tạo
- Bổ sung các trường, bảng dữ liệu mới để thực hiện tính toán
- Phát triển các điểm nhập dữ liệu
- Thêm hoặc xóa các bước trong quy trình sản xuất
Ưu điểm
- Cung cấp các mô đun quy trình làm việc độc đáo
- Tự do thêm các chức năng và mô đun vào hệ thống ERP tiêu chuẩn
- Tính linh hoạt cao, đáp ứng các yêu cầu hoạt động theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Nhà cung cấp ERP có thể sử dụng nền tảng low-code để giảm thiểu bất lợi của việc tùy biến
Nhược điểm
- Tùy biến là một quá trình liên tục và cần thời gian dài để thay đổi và có thể đáp ứng các nhu cầu phát sinh trong tương lai
- Tùy biến yêu cầu đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề, trình độ cao, am hiểu về ERP
- Thời gian và chi phí phát triển tăng lên tùy vào nhu cầu và quy mô phát triển của doanh nghiệp
- Hạn chế trong việc tùy biến các mô đun từ các nhà cung cấp
- Yêu cầu hỗ trợ, bảo trì và tốn chi phí nguồn lực nội bộ
- Dẫn đến sự chậm trễ trong triển khai quyết định và tăng ngân sách chi tiêu
ERP tùy chỉnh là gì?
Tùy chỉnh là thực hiện các thay đổi với cài đặt mặc định của phần mềm để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể mà không sửa đổi mã nguồn. Các thành phần của hệ thống ERP được tùy chỉnh để đảm bảo chúng hoạt động tối ưu trong một môi trường kinh doanh cụ thể. Các tùy chỉnh có thể là múi giờ, ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ, quy trình kinh doanh theo ngành cụ thể, phân tích dữ liệu, … Ngoài ra, tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp lựa chọn các tùy chọn cho hệ thống tiêu chuẩn để đảm bảo sự hoạt động theo nhu cầu kinh doanh.
Quá trình tùy chỉnh cho phép chỉnh sửa trực tiếp các trường, giá trị và chức năng có sẵn trong phần mềm ERP được tải sẵn để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh duy nhất trong giai đoạn triển khai. Những thay đổi này là cần thiết để cá nhân hóa ERP cho từng chức năng, bộ phận kinh doanh, đơn vị kinh doanh cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ về ERP tùy chỉnh:
- Thiết lập vai trò bảo mật
- Phát triển BI (Business Intelligence)
- Bổ sung các đối tượng và lĩnh vực kinh doanh theo nhu cầu kinh doanh duy nhất
- Thêm bảng để thu thập các dữ liệu kinh doanh quan trọng
- Thay đổi các trường dữ liệu nội bộ
- Sửa đổi thuộc tính hệ thống, giao diện, báo cáo
- Xây dựng hệ thống điều khiển và biểu mẫu email
- Tạo mới các trường dữ liệu bắt buộc
Ưu điểm
- Quá trình tùy chỉnh không can thiệp vào mã nguồn của phần mềm
- Tiết kiệm thời gian và chi phí so với quy trình tùy biến
- Cấu hình ERP có thể được cải thiện sau mỗi lần nâng cấp phần mềm
- Thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhược điểm
- Không thể thực hiện tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba hoặc ứng dụng nội bộ với cấu hình và yêu cầu tùy chỉnh
- Một số yêu cầu cụ thể không thể thực hiện với ERP tùy chỉnh
- Không cho phép thêm các mô-đun mới
Lựa chọn ERP tùy chỉnh so với ERP tùy biến
Lựa chọn ERP tùy chỉnh hay ERP tùy biến còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, số công ty con, số lượng các bên liên quan, ngân sách, quy trình kinh doanh, phần mềm hiện tại sử dụng,… ERP tùy chỉnh thường đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hệ thống này không thể đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực ngách. Thay vào đó, các doanh nghiệp này nên sử dụng ERP tùy biến để có được một hệ thống linh hoạt và phù hợp hơn để xử lý các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.
Đọc thêm: So sánh giữa Cloud ERP và On-Premise ERP
Các yếu tố cân nhắc khi lựa chọn ERP Tùy chỉnh hay ERP Tùy biến?
Bất kể ngành nghề hay doanh nghiệp với quy mô kinh doanh nào đều cần cân nhắc lựa chọn một trong hai cách triển khai ERP phù hợp.
- Thời gian: Tùy biến đòi hỏi lượng thời gian nhiều hơn tùy chỉnh. Nếu nhà cung cấp ERP xử lý tùy biến, thời gian cần thiết để xây dựng các chức năng mới sẽ giảm đi, tuy nhiên vẫn đòi hỏi thời gian đáng kể để phát triển, thử nghiệm, thực nghiệm và đào tạo.
- Tính linh hoạt: Doanh nghiệp sẽ bị ràng buộc với những thay đổi mới trên hệ thống sau khi mã nguồn được điều chỉnh với tùy biến. Nếu doanh nghiệp muốn quay về mã nguồn cũ họ buộc phải viết lại từ đầu. Với Tùy chỉnh, chức năng có thể được kích hoạt hoặc hủy bỏ dễ dàng và nhanh chóng.
- Tính đơn giản: Tạo một mã nguồn tùy biến và phù hợp với mã hiện có đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn. Doanh nghiệp cần tìm đúng nhà cung cấp ERP để tạo tùy biến. Và nếu trong tương lai cần tiếp tục tùy biến, doanh nghiệp cần tìm đến nhà cung cấp ERP cũ. Với tùy chỉnh thì quá trình này đơn giản hơn, bất kỳ ai trong nhóm IT của nhà cung cấp hoặc nhân viên IT nội bộ của doanh nghiệp cũng có thể thực hiện tùy chỉnh.
- Giá cả: Các tùy biến tốn nhiều thời gian và có thể khiến dự án bị ảnh hưởng và vượt quá ngân sách chi tiêu. Sau tùy biến ban đầu, doanh nghiệp cần bảo trì và tiêu tốn chi phí với các bộ phận CNTT nội bộ. Trong khi đó, tùy chỉnh chỉ thực hiện 1 lần và không cần nhân viên IT bảo trì.
Cách tận dụng tối đa hệ thống ERP của bạn
Trong khi hầu hết các doanh nghiệp cần ERP tùy biến, một số doanh nghiệp cần kết hợp cả tùy biến và tùy chỉnh. Lựa chọn phương án phù hợp dựa trên quy mô, mục tiêu kinh doanh, ngân sách và thời gian sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tìm ra hướng đi để triển khai giải pháp ERP và biến chúng thành công cụ độc nhất của riêng doanh nghiệp.
