Dự án ERP là gì? Các bước để triển khai dự án ERP

Hiện nay ERP là phần mềm hiệu quả nhất được sử dụng ở các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Vậy dự án ERP là gì? Các bước để triển khai 1 dự án ERP thành công.

>>> Đọc thêm: Nhân viên triển khai ERP: Họ là ai?

Dự án ERP là gì? 

Dự án ERP là một tập hợp các hoạt động có liên quan tư vấn, khảo sát, thiết kế phần mềm, triển khai, vận hành một hệ thống ERP đến tất cả các phòng ban, hệ thống phân phối, chi nhánh của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Để triển khai một dự án ERP thì doanh nghiệp cần vạch ra các đầu bài, lợi ích mà giải pháp hướng đến sau đó lựa chọn nhà cung cấp dựa trên: kinh nghiệm triển khai, độ uy tín… và lập đội dự án am hiểu quy trình hoạt động của doanh nghiệp để cùng với đội dự án của đơn vị cung cấp phần mềm phụ trách nắm bắt tiến độ của dự án.

Các bước để triển khai một dự án ERP:

  • Chuẩn bị dự án

Trong quy trình triển khai ERP trong thực tế muốn có được thành công thì việc thiết lập và chuẩn bị dự án hết sức quan trọng. Nhóm dự án ERP là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uy tín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòng với kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại.

  • Khảo sát & tư vấn

Đội BA của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ khảo sát yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng tài liệu URD chuẩn. Sau đó hai bên cùng duyệt và thống nhất tài liệu URD. Và đội tư vấn giải pháp sẽ tư vấn quy trình nghiệp vụ tại đơn vị được triển khai

  • Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
  • Phân tích thiết kế hệ thống

Quản trị dự án sẽ phân tích, thiết kế hệ thống

  • Phát triển, chỉnh sửa hệ thống
    Cài đặt server, chuẩn bị master data, phát triển và chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu của dự án
  • Cài đặt, đào tạo

Chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm chính là sự phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo cùng với thực hành để tăng thêm tính trực quan, kết hợp các khía cạnh về nhu cầu của người sử dụng hệ thống.

Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.

Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.

  • Vận hành thử
  • Golive, nghiệm thu dự án, vận hành thực tế

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế.

Sau một thời gian sử dụng doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình.

Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…

  • Bảo trì và nâng cấp

Bảo trì: là công việc liên quan đến việc sửa lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống ERP. Thông thường các nhà cung cấp giải pháp ERP sẽ bảo trì miễn phí các lỗi cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian từ 12-24 tháng từ ngày nghiệm thu vận hành hệ thống.

Sau thời gian này thì doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp khi phần mềm phát sinh lỗi

Nâng cấp: Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới, nâng phiên bản mới, thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…

>>> Đọc thêm: Thời gian triển khai phần mềm ERP phụ thuộc vào yếu tố nào?

Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được dự án ERP là gì? Quy trình để triển khai một hệ thống ERP. Để triển khai một dự án ERP đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư thời gian kinh phí cho dự án. Tuy nhiên khi hoàn thiện hệ thống ERP sẽ là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí và thúc đẩy năng suất của doanh nghiệp.

Nhận tài liệu miễn phí



GIẢI PHÁP ERP