Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm ERP miễn phí

Phần mềm ERP miễn phí hiện nay đang được các hãng cung cấp phần mềm chú ý tới, chủ yếu các phần mềm này được nhiều công ty nhỏ sử dụng vì không mất nhiều chi phí như các phần mềm trả phí khác. Tuy nhiên, một phần mềm ERP không phải trả phí này có tối ưu được hiệu quả quản trị doanh nghiệp hay không? Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn một phần nào trong việc ra quyết định lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Đặc điểm của phần mềm ERP miễn phí

 Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP miễn phí là sự kết hợp 2 đặc điểm:
• Phần mềm ERP: tích hợp tất cả các module quản lý đơn lẻ, doanh nghiệp chỉ cần dùng một phần mềm duy nhất để quản lý các hoạt động
• Phần mềm miễn phí (mã nguồn mở – OpenSource): là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi hoặc đã thay đổi.Với 2 đặc điểm này, phần mềm ERP miễn phí sẽ cho phép doanh nghiệp tự tạo ra phần mềm quản lý đặc trưng riêng, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Phần mềm miễn phí này cũng có thể có tương đối đầy đủ các chức năng tương tự như phần mềm trả phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có một bộ phận IT đủ điều kiện và quy mô để phát triển và ứng dụng phần mềm ERP mã nguồn mở này.

Ưu, nhược điểm của phần mềm ERP miễn phí

Với tất cả loại phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Với phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí thì:

  • Ưu điểm:Điểm đầu tiên dễ thấy nhất là các phần mềm này không mất tiền, do vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí ở mức nhất định. Thêm nữa, với các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí thường rất đơn giản, dễ sử dụng do vậy phù hợp với nhiều đối tượng người dùng, không mất thời gian và công sức đào tạo nhiều.
  • Nhược điểm:Vì miễn phí, do vậy phần mềm này cũng có rất nhiều bất cập mang lại phiền toái cho người dùng như:

–          Giới hạn các chức năng quan trọng, hỗ trợ không đầy đủ: Tính khả dụng và khả năng tiếp cận hỗ trợ là các ưu điểm lớn nhất của các sản phẩm phần mềm được cấp phép. Trong trường hợp xảy ra sự cố, các nhà cung cấp thường sẽ có hỗ trợ 24/7 cho SLA và hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại nếu bạn cần. Với hệ thống phần mềm ERP miễn phí bạn có thể phải chờ giải đáp qua diễn đàn trong một thời gian, đặc biệt sẽ rất khó khăn nếu nó không được cộng đồng lớn hỗ trợ hoặc không phổ biến trong múi giờ của bạn

–          Giới hạn thời gian sử dụng, gây ra khó khăn và gián đoạn trong quá trình vận hành của doanh nghiệp

Rủi ro bảo mật thông tin

–          Tính bảo mật không cao: có thể dẫn đến việc lộ các thông tin quan trọng. Một trong những yếu tố gây khó chịu nhất xung quanh phần mềm ERP mã nguồn mở là mã được công khai. Điều này gây ra các mối nguy cơ bảo mật khi tin tặc có thể dễ dàng tiếp cận nó như bất kỳ ai khác.

–            Các vấn đề về cài đặt và khả năng sử dụng: bạn không chỉ cần một đội có thể cài đặt và duy trì hệ thống trong nhà mà còn cần phải cung cấp tất cả sự hỗ trợ và đào tạo nhân viên của mình. Các hệ thống độc quyền trải qua các quá trình R&D nghiêm ngặt và kiểm thử người dùng trong khi các phần mềm ERP miễn phí có thể không được trải qua cùng một mức độ giám sát trước khi nó được tung ra trên thế giới.

–          Không đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp: Điều này là đương nhiên, phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí được sản xuất “đồng loạt” cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực. Nên sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu mang tính đặc thù.

>>>Đọc thêm: So sánh các phần mềm ERP được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Phần mềm ERP miễn phí phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phần mềm ERP miễn phí thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Đây là các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh phí để sử dụng những phần mềm trả phí có nhiều tính năng. Mặt khác họ cũng chưa có quá nhiều nghiêp vụ kinh tế phát sinh hay những số liệu tài chính đồ sộ cần kiểm soát và bảo mật. Do vậy, họ khá phù hợp để dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí. Tuy nhiên, đến khi doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và mở rộng hơn chắc chắn họ cần đến những phần mềm trả phí với những tính năng đầy đủ hơn.

Hiện nay, có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm sử dụng chiến lược cho các doanh nghiệp mới thành lập sử dụng phần mềm miễn phí năm đầu tiên sau khi thành lập. Tuy nhiên sau đó, họ muốn sử dụng tiếp bắt buộc phải trả phí. Đây cũng là chính sách tốt để hỗ trợ các doanh nghiệp mới hiện nay.

Hầu hết công ty luôn hoạt động hối hả và bận rộn, do đó có thể không có nhiều thời gian và nguồn lực cần thiết để đầu tư vào đào tạo cho tất cả các cấp nhân viên và đầu tư vào việc triển khai nguồn mở. Các công ty này sẽ cần các giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, thuộc dạng “mì ăn liền”- có thể sử dụng ngay sau khi khui hộp.

Để đáp ứng, các nhà cung cấp sản phẩm độc quyền đã phát triển các phần mềm này theo hướng đó, giúp người dùng cuối giải quyết các vấn đề liên quan. Các công ty đã từng trải nghiệm các phần mềm trả phí sẽ dễ dàng chỉ ra ưu điểm này so với các phần mềm ERP miễn phí trên thị trường.

Bạn hãy cân nhắc tất cả các ưu, nhược điểm trên khi sử dụng phần mềm ERP miễn phí kết hợp với xem xét các điều kiện hiện tại của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho mình hoặc để lại thông tin cho chúng tôi, mọi thắc mắc sẽ được ITG tư vấn riêng cho doanh nghiệp bạn về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP.

>>>Đọc thêm: Phần mềm ERP sẽ mang lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp?

Nhận tài liệu miễn phí



GIẢI PHÁP ERP