Đo lường chỉ số hoàn vốn đầu tư ROI cho dự án triển khai phần mềm ERP

Việc đầu tư triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đòi hỏi một khoản chi phí không hề nhỏ, kèm theo là sự đầu tư về nguồn lực và thời gian thực hiện. Đo lường chỉ số hoàn vốn ROI được xem là một trong những phương thức phổ biến được nhiều chuyên gia gợi ý để đánh giá mức độ thành công và giá trị mà một dự án đầu tư công nghệ mang lại cho doanh nghiệp.

Chỉ số ROI – Chìa khóa xác định sự thành công của dự án ERP 

Chỉ số ROI (Return on Investment – Chỉ số hoàn vốn) là tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư. Theo lời của Peter Drucker – cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, điều quan trọng khi triển khai một dự án là phải hiểu rõ các giá trị mà dự án đó có thể mang lại cho tổ chức. Việc tính toán ROI sẽ giúp các doanh nghiệp xác định được những giá trị mà dự án đầu tư phần mềm trực tiếp mang lại. 

Công thức để tính chỉ số ROI đó là:

Như vậy, để tính toán ROI, doanh nghiệp cần xác định 2 yếu tố đó là chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để đầu tư hệ thống ERP và lợi nhuận thu về từ việc đầu tư hệ thống. 

Tính toán chi phí đầu tư khi triển khai ERP 

Có nhiều thành phần tạo nên bức tranh tổng chi phí đầu tư cho một dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Các khoản chi phí này thường được quy định rõ ràng trong hợp đồng triển khai của nhà cung cấp phần mềm ERP. Thông thường các chi phí này bao gồm:

• Chi phí mua bản quyền phần mềm 
• Chi phí phần cứng: Chi phí chuẩn bị máy chủ đối với phần mềm On-Premise ERP và chi phí chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng đối với phần mềm Cloud ERP
• Chi phí triển khai (Khảo sát, thiết kế URD, lập trình hệ thống, kiểm thử, đào tạo người dùng)
• Chi phí bảo trì hệ thống
• Chi phí nâng cấp hệ thống
• Đầu tư cho nhân sự tham gia triển khai hệ thống

Tính toán lợi nhuận thu về khi triển khai dự án ERP 

Thực chất không có một công thức rõ ràng để tính toán lợi nhuận chính xác. Doanh nghiệp tính toán lợi nhuận dựa vào một số tiêu chí sau:

• Lợi nhuận thu về từ việc loại bỏ việc lưu trữ giấy tờ và các công đoạn làm việc thủ công
• Lợi nhuận thu về từ giảm thất thoát kho
• Lợi nhuận thu về từ việc tăng hiệu suất làm việc của nhân sự
• Lợi nhuận thu về từ việc mang đến sự hài lòng cho khách hàng (thể hiện qua phản hồi và tỉ lệ quay lại)

Ví dụ: Trước khi có phần mềm ERP, kế toán phải mất nhiều thời gian thu thập thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị như: phiếu thu, phiếu chi tiền, phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn bán hàng…để đưa vào chứng từ kế toán. Điều này vô tình tiêu tốn tới 19 ngày làm việc/ năm của mỗi nhân viên cho công việc nhập dữ liệu.

Ứng dụng ERP, dữ liệu bán hàng, nhập/xuất kho…đều được cập nhật và thể hiện ngay trên phần mềm theo thời gian thực, nhờ đó kế toán không cần mất thời gian để nhập liệu chứng từ như trước.

Để tính lợi nhuận thu về doanh nghiệp có thể tính như sau:

Lợi nhuận = Số giờ tiết kiệm được/1 năm x số tiền lương phải trả cho nhân sự. 

Ngoài ra, một số lợi nhuận có thể khó định lượng, chính vì thế chúng không được đưa vào công thức tính ROI. Tuy nhiên, những lợi ích vô hình này sẽ gián tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, do đó cũng là những yếu tố quan trọng để bạn đánh giá hiệu quả của một phần mềm ví dụ: 

• Khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng, tư vấn và hỗ trợ được cải thiện
• Khả năng dự báo và phân tích tốt hơn
• Cải thiện tinh thần và tính gắn kết của nhân viên, giữ chân nhân viên

Kết quả

Từ việc áp dụng công thức tính ROI chỉ ra ở trên, ROI đạt được càng cao, cho thấy hiệu quả triển khai phần mềm ERP càng lớn. Ngược lại nếu cho kết quả âm thì khi đó dự án này sẽ không sinh lãi trong khoảng thời gian xem xét. Tuy vậy, một dự án ERP có thể chưa đạt hiệu trong 1-2 năm đầu nhưng vài năm sau, chỉ số ROI sẽ chuyển sang dương và dự án sẽ bắt đầu sinh lợi nhuận trong dài hạn. 

Tìm đúng nhà cung cấp: Bước khởi đầu để triển khai ERP thành công

Việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp chỉ hiệu quả khi bước đầu được triển khai tốt nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một nhà cung cấp chất lượng. Bên cạnh các vấn đề về chi phí, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến năng lực nhà cung cấp, tư vấn, chăm sóc, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Tại Việt Nam, ITG Technology được biết đến là một trong những công ty tiên phong phát triển hệ thống ERP tại Việt Nam với tên gọi 3S ERP. Đây là một giải pháp tùy chỉnh theo đặc thù của từng doanh nghiệp, đặc biệt thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm ITG cung cấp còn được kiến trúc nằm trong hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY, đem lại thành công cho nhiều tập đoàn lớn trong top VNR500 cũng như các doanh nghiệp sản xuất có vốn FDI từ Nhật Bản, Hàn Quốc.

Trên chặng đường phát triển, ITG đã trở thành đối tác chiến lược của nhiều tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới như Intel, Advantech, QUNIE, Keyence, SATO. ITG và các đối tác của mình sẽ sát cánh và đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc khảo sát đánh giá hiện trạng, đưa ra lộ trình chi tiết cũng như trực tiếp triển khai, tích hợp, kết nối các nền tảng công nghệ để chuyển đổi số doanh nghiệp có định hướng, phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Để được tư vấn 1-1 và khảo sát, demo Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP (miễn phí), vui lòng liên hệ: