Một phần mềm nhân sự tiền lương có thể giúp doanh nghiệp có cách thức quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và hỗ trợ tính toán lương thưởng cho cán bộ công nhân viên nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, không phải dễ dàng để tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình.
Sự cần thiết của phần mềm nhân sự tiền lương
Tại sao phần mềm nhân sự tiền lương lại trở thành công cụ hỗ trợ, nâng cao hiệu quả doanh nghiệp không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay? Điểm mạnh nhất của các phần mềm này là khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: hồ sơ nhân viên, sự thay đổi về nhân sự, quá trình thăng tiến chức vụ, giờ giấc đi làm, diễn biến các lần nâng lương, tình trạng khen thưởng hoặc kỷ luật, thông tin bảo hiểm,…
Đọc thêm: HRM là gì? Tại sao cần sử dụng phần mềm HRM
Việc tra cứu các thông tin này giúp bộ phận nhân sự có được cách thức đánh giá cũng như tiến hành xếp hạng chính xác nhân viên để tham mưu cho lãnh đạo trong trường hợp ra quyết định trong công tác nhân sự. Mặt khác, về phía người lao động, vận hành phần mềm giúp họ dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin cá nhân của mình cũng như theo dõi diễn biến lương, những lần được khen thưởng hay trường hợp bị kỷ luật để có biện pháp phấn đấu và tương tác tốt hơn với cấp trên hoặc người sử dụng lao động.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương còn giúp hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới một cách dễ dàng, thuận lợi hơn. Cụ thể, thông qua phần mềm, quy trình tuyển dụng được xây dựng hoàn chỉnh, chuyên nghiệp từ việc đánh giá tình trạng nhân lực, đề xuất công tác tuyển dụng đến việc lên kế hoạch chi tiết đối với công tác tiếp nhận hồ sơ, thi tuyển… Từ đó, bộ phận nhân sự sẽ có cách thức tiếp cận phù hợp nhất với những ứng viên đăng ký tuyển dụng, đồng thời, giúp cho việc quản lý hồ sơ, sàng lọc, đánh giá ứng viên một cách chính xác, khoa học.
Ma trận phần mềm nhân sự tiền lương
Tìm kiếm với cụm từ khóa “Phần mềm nhân sự tiền lương” trên công cụ tìm kiếm Google sẽ cho ra 24.800.000 kết quả trong 0,35 giây. Thế đủ thấy thị trường cung cấp phần mềm hiện nay phong phú như thế nào. Hãy cùng điểm qua những kiểu phần mềm nhân sự phổ biến trên thị trường hiện nay:
- Phần mềm miễn phí: Tuy có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được các nhà cung cấp giới thiệu, tuy nhiên việc sử dụng những phần mềm này đi kèm nhiều bất lợi như: không cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, hạn chế khả năng kết nối với các phần mềm khác, giới hạn thời gian sử dụng,… Vì vậy, với các doanh nghiệp định hướng thời gian sử dụng lâu dài, việc sử dụng những phần mềm này là không khả thi.
- Phần mềm đóng gói: Là phần mềm được thiết kế cho tất cả các doanh nghiệp, có tính dùng chung rất cao để có thể bán với một số lượng cực lớn mà không phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp. Vì chi phí phát triển phần mềm sẽ được phân bổ cho hàng chục nghìn khách hàng, nên giá các sản phẩm phần đóng gói thường rẻ. Những phần mềm kiểu này sẽ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi số lượng nhân sự ít cũng như nghiệp vụ liên quan đến nhân sự không nhiều. Tuy nhiên, việc “đóng gói sản phẩm” cũng đồng nghĩa với việc phần mềm sẽ không đáp ứng được hết các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù riêng cho doanh nghiệp có quy mô lớn hơn.
- Phần mềm tùy chỉnh: Phần mềm quản lý nhân sự tùy chỉnh là phần mềm được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp. Nó có thể đáp ứng tốt các nhu cầu đặc thù. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều thông tin cần quản lý cần luân chuyển tới những bộ phận bên ngoài. Nhiều phần mềm có thể cung cấp nhiều chức năng nâng cao khác như đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên qua KPI, xây dựng được khung năng lực gắn với năng lực lõi của công ty. Phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn quản lý nhân sự ở bất kỳ nơi nào chỉ cần có một chiếc smartphone có kết nối internet các nhà quản lý có thể theo dõi, giám sát tiến độ công việc, phản hồi của một hay nhiều nhóm nhân viên ở bất kì đâu và bất kỳ lúc nào.
Thế nào là một phần mềm nhân sự tiền lương tốt?
Với bức tranh thị trường cung cấp nhiều màu sắc như vậy, các doanh nghiệp có thể đau đầu khi lựa chọn phần mềm thích hợp cho mình. Dưới đây là 4 tiêu chí để đánh giá tính hiệu quả của phần mềm nhân sự tiền lương nhằm lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp mình:
- Phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp: Một phần mềm nhân sự được coi là hữu ích đối với một doanh nghiệp thì phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp đó như quản lý hồ sơ nhân sự, từ thông tin cá nhân, trình độ học vấn, đến quá trình làm việc tại công ty, quá trình khen thưởng, kỉ luật; quản lý tuyển dụng, đào tạo; quản lý, theo dõi các hợp đồng lao động; quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên… Hơn nữa, phần mềm cũng phải có tính đa năng, linh hoạt, có thể dễ dàng thay đổi, tuỳ chỉnh cho phù hợp với những cơ chế, chính sách của doanh nghiệp, đồng thời có khả năng tích hợp với các phần mềm khác trong doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm ERP…
- Bảo mật thông tin, an toàn khi sử dụng: Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, việc đảm bảo bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin về nhân sự. Một phần mềm nhân sự tiền lương tốt sẽ có tính năng phân quyền được thực hiện chi tiết, bảo mật đến từng chức năng, từng người dùng, nhờ đó, thông tin, dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm sẽ được bảo mật tuyệt đối.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Một phần mềm quản trị nhân sự có giao diện không quá phức tạp, thân thiện, dễ thao tác và sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình triển khai. Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự hữu hiệu phải có tính năng truy xuất hệ thống báo cáo phân tích tự động, từ đó nhân viên có thể truy xuất số liệu ra các báo cáo tuỳ theo mục đích sử dụng một cách thuận tiện.
- Quản lý dữ liệu tập trung, kết nối chặt chẽ các bộ phận: Khi doanh nghiệp quản lý nhân sự theo cách truyền thống, thì bộ phận tuyển dụng sẽ phải sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng để lưu trữ các thông tin ứng viên cũng như yêu cầu tuyển dụng của từng phòng ban; còn bộ phận đào tạo lại sử dụng một hệ thống khác để quản lý kế hoạch, chương trình, tài liệu đào tạo; các bộ phận chấm công, tiền lương cũng phải sử dụng một cơ sở dữ liệu riêng…; từ đó khả năng tương tác kém giữa các bộ phận là không thể tránh khỏi. Một phần mềm quản lý nhân sự tốt phải giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để được bài toán này thông qua một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất. Từ đó, nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về bộ máy nhân sự cũng như năng lực của từng nhân viên nhằm phân bổ nguồn lực hợp lý.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự có giá bao nhiêu?
Không thể phủ nhận được lợi ích của việc áp dụng phần mềm nhân sự tiền lương đối với một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận tìm một phần mềm phù hợp cho nhu cầu của mình, sẽ tạo nên nhiều lãng phí trong quá trình lâu dài. Để tìm kiếm một phần mềm nhân sự tiền lương phù hợp, các nhà quản lý cũng nên xem xét kỹ lưỡng từ một nhà cung cấp giải pháp có uy tín và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này.
Tìm hiểu thêm về phần mềm nhân sự tiền lương tại đây.
